10 Asiaa Jokainen uusi ohjelmaohjaaja pitäisi tietää

Olet siis saanut ensimmäisen ohjelmanhallintatehtävän? Tai haluat tietää, onko hypätä ohjelmien hallintaan uravalinta, jonka pitäisi tehdä? Onnittelut, olet oikeassa paikassa!

Ohjelman hallinta on palkitseva ja hyvin palkattu uramahdollisuus. Mutta se voi olla myös haastava rooli.

Tässä on 10 asiaa, jotka jokainen uusi ohjelman johtaja pitäisi tietää ennen roolin aloittamista.

1. Ohjelmanhallinta ei ole sama kuin projektinhallinta

Projektinhallinta on yleisesti ottaen hyväksytty, koska se koskee kaikkea työn suunnittelua, tehtävien ja resurssien järjestämistä, prosessin hallintaa ja tietyn tavoitteen saavuttamista.

Olipa kyse uuden toimiston avaamisesta, uuden sovelluksen käynnistämisestä tai olympiajoukkueen rakentamisesta, hankkeilla on määritelty alku, keskellä ja loppu ja selkeä tavoite.

Ohjelmat ovat hieman erilainen. Sinulla on kuitenkin oltava ihmisiä, jotka järjestävät tehtäviä, hallinnoivat resursseja, käsittelevät prosesseja ja niin edelleen, mutta he raportoivat sinuun ohjelmajohtajana. Projektisuunnitelmassa on paljon vähemmän tehtävää, mutta paljon strategisempi ja suhteiden rakentaminen.

Ohjelmanhallinta koskee koko transformatiivisen muutoksen pitämistä radalla, jotta organisaatiolle saadaan ajan mittaan jotain arvokasta. Ilman joku, joka toimii ohjelmajohtajana, kaikki, mitä sinulla on, on sarja hankkeita, jotka toimittavat satunnaisia ​​aikoja ja joilla ei ole yhtenäistä teemaa. Ohjelman johtaja on henkilö, joka tuo kaikki yhteen.

2. On epävarmuutta … Deal With It

Ohjelmat ovat luonnostaan ​​epävarmoja. Vaikka saatat tietää, mikä iso kuva on, se on vain visio, kun aloitat.

Täsmällinen polku siitä, miten pääset sinne ja mitä hankkeita vaaditaan seuraavien viiden vuoden aikana … No, sinun täytyy työskennellä ulos mennessasi.

Aloitat yksityiskohtaisen suunnittelun siitä, mitä tiedät ja kerää kuva siitä, miten käsitellä loput sitä lähestyessäsi. Suunnittelu- ja toimitusaikojen jatkuva laajentaminen, kunnes et voi mennä eteenpäin.

Pysäytä aika säännöllisin väliajoin seuraavien vaiheiden suunnittelemiseksi. Voit myös käyttää tätä tilaisuutta varmistaaksesi, että olet vielä matkalla toimittamaan liiketoiminta-arvoa.

3. Varokaa Burnout

Vaikka projekti saattaa olla yli vuoden tai niin, ohjelmat voivat venyttää ja jatkaa. Yhdistyneiden kuningaskuntien Sellafieldin ydinvoimaloiden käytöstä poistamiseen on toimituksen virstanpylväitä vuoteen 2025 mennessä ja sen jälkeen.

Ohjelman johtajien on suojeltava tiimiään palovammalta. Et voi työskennellä huippunopeudella tällä ajanjaksolla, joten varmista, että henkilökunnan jäsenet saavat riittävästi seisokkiaikaa. Tämän pitäisi olla molempia hiljaisempia työaikoja, joissa on vähemmän toimituksia ja riittävästi aikaa lomasta.

Hallitse sairauslomaa tarkasti, katsele ylitöitäsi ja ole varuillasi siitä, että tiimisi hyvinvointi on ensiarvoisen tärkeää, jos haluat vähentää harhakuolemaa ja pitää lahjakkaita ihmisiä ohjelman elinaikana.

4. Sinun on hallittava Pace

Kun toimitat ohjelmaa, jolla on kauas loppuunsaattamispäivä, sinun on hallittava työn tahti. On vaikea pitää yllä vauhtia usean vuoden ajan, joten roolisi ohjelmajohtajana on tarjota painopisteitä ja hankkeita niin, että mitattavia tuotoksia toimitetaan säännöllisesti.

Yhdistä nopeat voitot ja edistyvät tasaisesti kohti suurempia tavoitteita. Tämä auttaa ryhmää näkemään, että etene eteenpäin ja varmistamalla, että on olemassa joitakin lyhyempiä menestystarinoita jakamaan motivoitumisen pitäminen korkeana. Lopuksi se auttaa sijoittajia ja johtoryhmää näkemään, että edistymistä on tapahtumassa.

5. Harjoittele Team for Success

Ohjelmat toimittavat usein jotain uutta, ainutlaatuista tai transformatiivista organisaatiota varten. Yksi tällaisten aloitteiden työskentelyn haasteista on, että sinulla ei todennäköisesti ole omaa taloutta, joka kykenee suorittamaan kaikki tarvittavat tehtävät ja hankkeet.

Se on hyvä ja odotettavissa. Sinun tehtäväsi uuden ohjelmajohtajan tehtävänä on varmistaa, että voit oppia, kehittää ja kehittää ihmisiä, joilla sinulla on niin, että yhdessä voitte kohdata kaikki resurssivaatimukset.

Voi olla joitain alueita, joissa tarvitset vain tietyn resurssin rajoitetuksi ajaksi. Et esimerkiksi aio kouluttaa joku henkilöstöstäsi trukkikuljettajaksi, jos tarvitset vain yhden viikon, mikäli tarvitset jotain. Mutta jos muutat yrityksen online-läsnäolon hallintaa, olisi luultavasti arvokas kotisivun kehittämisen taito kotona sekä asiantuntemusta sosiaalisesta mediasta tai hakukoneoptimoinnista. Nämä ovat taitoja, joita yritys luottaa pidempään.

Tee päätös siitä, kumpi niistä tarvitsee olla upotettu tiimiin ja joka on ulkoistettava. Varmista sitten, että ohjelma pystyy tarjoamaan koulutuksen ja rekrytointitehtävät, jotka ovat valmiita hallitsemaan tuotoksia kunkin projektin tuottamana.

6. Hallintotapa on monimutkaisempi

Jos olet peräisin projektinhallinnan taustasta, hallinto ei ole yllätys sinulle. Näin projekti- ja ohjelmarakenteet järjestetään ja valvotaan sen varmistamiseksi, että päätöksenteko tehdään oikealla tavalla ja että oikeat ihmiset osallistuvat. On ratkaisevan tärkeää varmistaa, että työtä edistetään tavalla, joka sopii yleiseen liike-asiaan ja se auttaa pitämään ihmiset vastuullisina.

Hallintotapa on myös se, että hankkeen hallintovirasto ja ylimmän johdon edustajat voivat varmistaa, että ohjelma on etenemissuorituskyvyn saavuttamiseksi - ja muodostaa muodollisen reitin projektien tai koko ohjelman sulkemiselle, jos voidaan osoittaa, että nämä edut ei enää saavuteta.

Hallinta on monimutkaisempi ohjelmaympäristössä kuin projektiohjelmassa.Projektiryhmät ja ohjausryhmät ovat yleensä exec-tason jäseniä. Tämä on odotettavissa, koska ohjelman lopputulos on yleensä liiketoiminnan muutos.

Ohjelmat vaikuttavat myös liiketoiminnan tavanomaiseen prosessiin ja organisaation päivittäisiin toimintoihin, joten investointi on tavallisesti merkittävää ja sillä on vaikutusta tulokseen. Tämä edellyttää myös suurempaa valvontaa kuin pääomahankkeelle.

Tehosta ohjelmaan liittyvää ohjelmaa hallinnoimalla varmistamalla, että sinulla on oikeat ihmiset päätöksentekoprojekteissa ja että heillä on selkeät vastuut ryhmän jäsenille.

7. Suunnittelu on paljon vaikeampaa …

Ohjelman suunnittelu on vaikeampaa kuin projektin suunnittelu, koska siinä on paljon enemmän liikkuvia osia, mutta voit väittää, että se on hauskempaa myös!

Ohjelmaan osallistuvat projektipäälliköt toteuttavat yleensä projektisuunnitelmansa yhteen. Sitten ohjelmahallintaryhmä kokoontuu ja ohjasi ohjelmanjohtajana, suunnitelmat integroidaan.

Tämä on helppo sanoa, mutta ei niin helppoa. Se edellyttää hankkeiden ja projektityön välisten riippuvuuksien tunnistamista. Se pakottaa katsomaan koko ohjelman resurssivaatimuksia ja harjoittamaan aktiviteetteja avainasiakkaiden käytettävissä. Ja se ei ole myöskään kertaluonteinen tehtävä.

Kun integroitu ohjelma on koottu, voit seurata sitä Gantt-kaavion tai muun ohjelmistotyökalun avulla. Koska projektipäälliköt seuraavat projektejaan reaaliaikaisesti, sinun on tehtävä muutoksia ohjelmasuunnitelmaan, pitämällä muutoksista tiedot muutoksille ja ilmaisemalla, mikä tämä tarkoittaa niiden työtä.

8 …. Mutta sinun ei tarvitse suunnitella kaikkia viivoja

Ohjelmanhallinnassa luot projektipäällikkösi tekemään yksityiskohtaisen suunnittelun. Ei ole käytännöllistä tai toivottavaa, että voit seurata suunnitelmaa, jossa on tuhansia ja tuhansia tehtäviä.

Tarvitset hankitut, korkeatasoiset näkymät projekteista, joissa on tarpeeksi yksityiskohtia, jotta näet, onko jotain ohjelmatason vaikutusta.

Helpoin tapa tehdä tämä on omilla ohjelmistosovelluksilla (nämä 10 todistettua projektin ja ohjelmiston ohjelmistotyökalut ovat hyvä paikka aloittaa). Yritetään hallita monen miljoonan dollarin ohjelmaa laskentataulukossa ei tule olemaan helppoa.

9. Sinun on parannettava Delegating

On kuitenkin hyvä, että siirrätte, kun olet ohjelmanhallintatehtävissä, sinun on vielä parannettava sitä.

Hyvä uutinen on, että sinulla pitäisi olla projektipäälliköiden ryhmä, ja sinulla voi olla jopa oma ohjelmahallintotoimisto, joka tukee transformaatiomuutosta.

Huono uutinen on se, että et voi!

Ohjelmassa on paljon työtä, ja sen perustaminen sen varmistamiseksi, että kaikki liikkuvat osat liikkuvat yhdessä oikeaan aikaan, on valtava ponnistus. Et voi tehdä sitä yksin eikä sinun pitäisi yrittää. Tutki, kuinka kauan sinun on tehtävä ohjelmien aloitus ja varmista, että sinulla on tiimi, joka tukee sinua.

Jos sinulla ei ole ketään Ohjelmanhallinta-toimistossa, pyydä joku lähettämään ohjelman hallintaohjelmaan. Heillä on runsaasti rohkeutta: projektikoordinaattorijäsenyydellä oleva henkilö olisi täysin valmis antamaan koordinoinnin ohjelmatasolla, vapauttaen sinut mukaan strategisiin tehtäviin.

10. Älä pelkää ristiriitoja

Ohjelmia on paljon. Vaikeiden sidosryhmien hankkeista, jotka näyttävät mahdottomilta aikataululta, jokainen päivä antaa sinulle mahdollisuuden konfliktiin. Varokaa asioita, jotka häiritsevät projektin suorituskykyä ja ovat valmiita ryhtymään asioihin, kun tarvitaan konfliktin ratkaisemista ennen sen alkamista.

Kumpi näistä 10 asiasta yllätti? Jaa ajatuksesi ohjelmanhallinnasta suosikki sosiaalisen median kanavallasi!