9 Kokous Managers -valmisteluvalmiudet

Kokoukset voivat olla mahdollisuuksia jakaa ideoita, keskustella haasteista ja määritellä toimintasuunnitelmia, tai he voivat päätyä epäedullisiksi ajanhukkoiksi. Valitettavasti johtajat ovat usein tärkeimpiä tahoja prosessin toimintahäiriöiden kohtaamiseen.

Tämä artikkeli tarjoaa ideoita johtajille kaikilla tasoilla, jotta heidän kokousta helpottavat taidot vahvistuisivat tuoreiden tuottavuuden parantamiseksi.

Johtajat menevät väärin kokouksissa

Monet johtajat ajattelevat, että he osaavat "juosta" kokouksen.

He asettivat asialistan, tekivät kaiken puheen ja tekivät kaikki päätökset. Vaikka tämä saattaa olla helppoa ja tehokasta johtajille, se on usein ihmisten aikaa tuhlausta, eikä se joudu koskemaan joukkueen luovaa potentiaalia. Itse asiassa sillä on päinvastainen vaikutus kuin työntekijät pyrkivät vetäytymään, ja siirtäminen johtajalle, joka selvästi haluaa olla vastuussa.

On paljon syitä, että johtajat eivät lisää työntekijöitään kokouksiin, mukaan lukien:

• Pelko vuokrauksesta.
• Väärän uskon, että koska he ovat vastuussa, heidän on annettava kaikki vastaukset.
• Epäonnistuminen työntekijöiden kykyihin tai ongelmanratkaisutaitoihin.
• Kokousta helpottavien taitojen puute.

Vaikka ensimmäiset kolme asiaa ovat huonot johtajat, viimeinen, helpotustaidot, voidaan oppia ja vahvistaa käytännössä.

Kokouksenne vahvistaminen

Määritelmän mukaan helpottaa keinoja, " helpottaa tai vähemmän vaikeaa; aja eteenpäin . "Jotta päällikkö voi helpottaa kokousta (sen sijaan, että se olisi käynnissä), heidän on oltava valmiita luopumaan vallasta ja olla avoimia eri tuloksille ja lähestymistavoille.

Oikea tapaaminen helpottaa kaikkien ongelmien tunnistamiseen ja ratkaisemiseen osallistumista. Joukkueet kehittävät lähes aina parempia ja luovia ratkaisuja kuin kukaan muu johtaja voisi ja todennäköisemmin tukevat ratkaisujen toteuttamista.

Tässä on yhdeksän taitoa, jotka edellyttävät kokouksen helpottamista, jotka kaikki voidaan oppia ja parantaa käytännössä:

1. Agenda-suunnittelu. Yhteistyökokous alkaa esityslistan suunnittelusta. Osioiden valitseminen, jotka kutsuvat osallistumista, i. e. , ratkaistava ongelma on paljon kiinnostava kuin "informaatiot". On kuitenkin varattava runsaasti aikaa, jotta ryhmä voi osallistua.
2. Ympäristö ja ilmasto. Logistiikka asia! Kun ihmiset ovat epämiellyttäviä, eivät näe toisiaan, eivät kuule tai ovat nälkäisiä, kokoustaulokset kärsivät. Opi käyttämään logistiikkaa keinona edistää suurta osallistumista ja poistaa esteitä.
3. Kysymykset. Suuret kysymykset herättävät suurta keskustelua.Artikkeli "70 mahtavaa valmennuskysymystä GROW-mallin avulla" tarjoaa joitakin erinomaisia ​​keskusteluohjeita.
4. Aktiivinen kuuntelu Kun johtaja käsittelee, tarkistaa ymmärryksen ja pyytää jatkotoimia, rohkaisee lisää osallistumista ja
5. Aivoriihi Useimmat ihmiset ajattelevat, että he tietävät jo aivoriihi, mutta he eivät yleensä ole Liian monissa tilanteissa aivoriihiopetuksen tehokkuutta heikentää huono prosessinhallinta, voimakkaat sosiaaliset tai poliittiset paineet ja huonot helpotustottumukset Monet monet eivät ole koskaan todella kokeneet hyvin toimivan aivoriihiän voiman Katso "15 Ways to Rain on aivoriihi-istunto ", mitä ei tehdä - sitten teke päinvastoin!
6. Konsensusrakentaminen. Konsensus ei tarkoita sitä, että kaikkien on päästävä yhteisymmärrykseen päätöksestä. on ollut tilaisuus jakaa näkemyksiään ja ehdottaa ideoita. Asianmukainen helpotus ohjaa ryhmää ajatusten jakamisesta tehokkaan päätöksen kehittämiseen. Yksimielisyyden saavuttaminen kestää enemmän aikaa, mutta yleensä tulee vahvempi sisäänosto ryhmästä laajemmin. Muista kuitenkin, että konsensus ei ole perimmäinen tavoite. Tehokas päätös ongelmasta on tärkein asia. Katso kuuden askel konsensuksen päätöksentekoprosessista lisätietoja siitä, miten johtaa ryhmää konsensusprosessin avulla.
7. Konfliktitarkkuus. Aina kun on ongelmana ongelmanratkaisuun osallistuneita ihmisiä, konflikti on väistämätön. Itse asiassa ryhmätutkijat tarkastelevat konfliktin tehtävän tai ongelman osana tehokasta päätöksentekoa. Johtajan tulee oppia hyödyntämään konfliktien voima positiivisella tavalla. Katso: "Konfliktitarkkuus pienryhmille."
8. Verbaattiset viestintätaidot. Vaikka tutkijat väittävät tarkkoja prosenttiosuuksia, useimmat olisivat samaa mieltä siitä, että yli 50 prosenttia viestinnästä on sanatonta. Johtajan täytyy pystyä lukemaan ryhmän ääni- ja kehäsuunnitelma arvioidakseen sitoutumistaan, kelvollisuuttaan ja sitoutumistaan.
9. Tallennus. Taitavasta ryhmien helpottamisesta kerrotaan, milloin kääntääkää taululle tai taululle, jotta saataisiin käsitykset siitä, mitä ihmiset sanovat. Näin tehdyt ihmiset tuntevat, että heidän ideoitaan kuullaan ja arvostetaan, ja se on arvokas ennätys käytettäväksi toimintasuunnittelussa ja seurannassa.

Bottom Line:

Aika on arvokas voimavara elämässä ja työssä. Yritä järjestää kokouksia optimaalisen tehokkuuden ja tehokkuuden saavuttamiseksi. Edellä mainittujen yhdeksän helpotustaidon oppiminen, harjoittaminen ja soveltaminen on hyvä paikka aloittaa.

-

Päivitetty Art Petty