Työntekijän rekisteri Työnantajat pitävät yllä

Haluatko tietää, mitä työntekijä kirjaa pitää työnantajana? Työnantaja ylläpitää jokaiselle työntekijälle neljä työntekijän tietuetta. Lisäksi työnantaja ylläpitää muille henkilöstön rekisteritiedostoja kaikille työntekijöille.

Tässä on enemmän tietoja työntekijän rekistereistä, joita työnantaja haluaa säilyttää ja tehdä työntekijöille ja joskus heidän esimiehilleen ja johtajilleen.

• A henkilötiedosto säilyy jokaiselle työntekijälle. Nämä henkilötiedostot sisältävät luottamuksellisia asiakirjoja ja niitä hallinnoi ja ylläpitää henkilöstöhallinnon henkilöstö. Henkilöstötiedostot ovat tärkeimpiä työntekijärekistereitä, joita työnantaja, työntekijä ja työntekijän johto käyttävät joissakin yrityksissä. Toisissa - ja suosittelen tätä lähestymistapaa - työntekijöiden henkilötiedostoon pääsy on rajoitettu henkilöstöön ja työntekijään valvonnan alaisena.
  Henkilötiedostoon kuuluvat tyypilliset asiakirjat sisältävät työllisyyshakemuksen, perhehenkilökunnan hätäkeskustelumallin, dokumentoitunutta kurinpitohistoriaa, jatkoa, työntekijän käsikirjan vastaanottopäällikön allekirjoituksen, työnantajan allekirjoitusosaston, aikataulunarvioinnin, työnarvioinnin , tai suorituskyvyn kehittämissuunnitelma, koulutustodistukset ja osallistumistodistukset sekä nykyiset henkilökohtaiset yhteystiedot kustakin työntekijästä.
  Kaikki henkilöstötiedostot eivät sisällä samoja asiakirjoja, mutta jokaisella henkilötiedostolla on joitain asiakirjoja, jotka ovat samat. Työntekijän suorituksen dokumentointi ei kuulu henkilötiedostoon, ellei se ole aiheuttanut kurinpitotoimia, palkintoa tai jotain muuta erinomaista saavutusta. Tällaiset arkipäivän muistiinpanot kuuluvat tiedostoon, jonka ylläpitäjät seuraavat työntekijänsä suorituskykyä, tavoitteita ja maksuja.

• Palkkasummatiedostot ylläpitää myös työntekijärekisteriä. Palkanlaskentatiedostot sisältävät työntekijän työpaikoista, osastoista, korvauksista, lahkoista, lainoista ja muista tiedoista, jotka ovat välttämättömiä työntekijän maksamiselle ja työntekijän korvaushistorialle.
  Palkkahallintatiedosto sisältää myös hallituksen muodot, kuten W-2, W-4 ja työntekijän täyttämä sosiaaliturvaan liittyvät asiakirjat. Tiedostossa käsitellään myös työntekijöiden etuja koskevia tietoja ja lupaa peruuttaa palkat työntekijältä.
• Yhtä työntekijän lääketieteellistä tiedostoa ylläpidetään. Lääketieteellisen tiedoston työntekijärekisteriä ei ole saatavilla kenellekään muulle henkilökunnalle kuin henkilökunnalle nimetty henkilöstö ja työntekijä, jonka rekisterit säilytetään tiedostossa. Lääketieteelliset tiedostot sisältävät lääkärin huomautuksia, FMLA: n hakemustiedostoja, huumetestiä koskevia tietoja, vaadittuja fyysisiä tietoja ja muita sellaisia ​​asiakirjoja, jotka liittyvät työntekijän tai hänen perheenjäsenensä terveyteen.
  Lääketieteelliset tiedostot, jotka johtuvat työntekijärekisteritietojen luottamuksellisuudesta, saavat korkeimman mahdollisen turvallisen säilytyksen ja luottamuksellisuuden.On suositeltavaa, että lääketieteelliset tiedostot säilytetään lukitussa arkistokaapissa, jotka on lukittu huoneeseen, jota muut henkilöt kuin henkilöstöedustaja eivät voi käyttää.

• I-9-tiedostot työntekijän tietueet, jotka säilytetään kaikille työntekijöille yhdessä tiedostossa, joka on erillään muista työntekijärekistereistä. Työnantajat pitävät tätä henkilöstörekisteriä erillään muusta työntekijärekisteristä, jotta työntekijöiden luottamuksellisuus säilyy valtion virkamiehiltä ja muilta yksiköiltä, ​​joilla on valtuudet tarkistaa työntekijän I-9: t.
  I-9: n pitäminen erillisessä paikassa varmistaa, että jos olet valinnut liittovaltion I-9-tiedoston tarkistuksen, hallituksen työntekijöillä ei ole pääsyä muuhun työntekijän tai hänen työnsä kanssa organisaationsa tietoihin.
  Nämä tutkimukset kasvavat vuosittain, joten varmista, että työntekijäsi ovat täyttäneet I-9 lomakkeet asianmukaisesti, tai voit joutua maksamaan sakkoja ja mahdollisesti vankilataikaa.

Työntekijät voivat tarkastella työntekijärekisteriään ottamalla yhteyttä henkilöstöhenkilöstöön normaalin työajan kuluessa. Työntekijä ei saa muuttaa tai poistaa asiakirjojaan, jotka on katsottava HR-henkilöstön läsnäollessa.

Sinulla on oltava työntekijän henkilökunta kirjaa työntekijän käsikirjan katselukäytäntö ja seuraa sitä mielivaltaisesti työntekijöiden pyyntöihin tarkastella tiedostoja.

Jos työntekijä lähettää kirjallisen pyynnön kopion henkilöstörekistereistä työsuhteensa jälkeen, sinun on lähetettävä hänelle kopio. Voit laskea entisen työntekijän ajan ja kopiot halutessasi, mutta en usko, että monet työnantajat tekevät.