Mitä työnantajat pitävät työntekijän henkilötiedostossa?

Työnantajan on hyvä säilyttää henkilötiedosto jokaiselle työntekijälle. Henkilöstötiedostoon kuuluu työhistorian dokumentointi, panostustietojen ja saavutusten kirjaaminen, kurinpitoilmoitukset, ylennykset, suorituskyvyn kehittämissuunnitelmat ja paljon muuta. Älykkäät työnantajat pitävät useamman kuin yhden henkilötiedoston.

Työnantajalla on hyvät syyt pitää useita henkilöstötiedostoja - joitain oikeudellisia ja joitain parhaita käytäntöjä varten.

Dokumentaatiota tarvitaan, jotta työnantajalla on tarkka näkymä työntekijän työhistoriaan. Dokumentaatio tukee työnantajan päätöksiä ja voi suojata työnantajaa oikeusjuttuissa.

Henkilötiedoston sisältö antaa historiallisen katsauksen tärkeistä tapahtumista työntekijän uran aikana. He tukevat päätöksiä, jotka koskevat työntekijää ja hänen uransa. He osoittavat, että työnantajan perustelut ovat palkkaamisen, myynninedistämisen, siirron, palkitsemisen ja tunnistamisen sekä palkkauspäätösten takia.

Erilaiset ohjeet liittyvät erilaisiin henkilöstötiedostotyyppeihin

Koska eri tyyppisiä henkilötiedostoja suositellaan, eri tyyppisiin henkilötiedostoihin liittyy erilaisia ​​sääntöjä ja ohjeita.

• Jokaisella henkilöstiedostyypillä on erilainen syy olemassa oleviin ja erilaisiin sisältöihin perustuen tähän syyn vuoksi.
• Jokainen henkilötiedosto on tallennettu eri tavalla.

• Henkilökuntatiedostoon pääsy on rajoitettu tiettyihin työntekijöihin useimmissa organisaatioissa. Eri henkilötiedostotyypeillä on erilaiset käyttöohjeet.
• Työntekijän käyttöoikeus hänen henkilökuntatiedostoonsa on sallittua, mutta useimmat työnantajat asettavat työntekijöiden pääsyä koskevat ohjeet henkilöstötiedostoa koskevalla käytännöllä työntekijäkäsikirjassa. (Useilla mailla ja lainkäyttöalueilla on erilaisia ​​sääntöjä, joten pysy ajan tasalla sijainnistasi.)
  Useimmat organisaatiot eivät salli työntekijän päällikön pääsyä koko henkilötiedostoon. He odottavat, että johtajat pitävät asiaankuuluvia asiakirjoja omassa työntekijätiedostossaan, joka ei ole virallinen henkilöstötiedosto.
• Henkilöstöosasto omistaa ja vastaa henkilöstötiedostoista.

Suositellut henkilöstötiedot

Tässä on suositeltavaa henkilötiedostoja ja mitä sinun on tiedettävä heidän kanssaan.

Työntekijän henkilöstötiedosto

Tämä on tärkein henkilöstötiedosto, jota työnantaja ylläpitää jokaiselle työntekijälle. Henkilötiedosto tallentaa jokaisen työntekijän työsuhteen. Tämä on mitä sinun tarvitsee tietää työntekijän henkilötiedostosta.

Lääketieteellinen tiedosto

Työntekijöiden lääketieteellisellä tiedostolla on vakavia oikeudellisia rajoituksia, joita työnantajan on tiedettävä ja pidettävä huolta.Tässä on, mitä sinun tarvitsee tietää työntekijän lääketieteellisen tiedoston luottamuksellisuudesta ja sisällöstä.

Palkkaustiedosto

Työntekijän pääsy työntekijän palkkalistatiedostoon on vähemmän rajoittava kuin pääsy lääketieteelliseen tai henkilötiedostoon. Palkkasummassa on tietoja palkasta, etuuksien valinnasta, palkkojen muutoksista, lahkoista ja muista oikeudellisista asiakirjoista, jotka vaikuttavat työntekijän palkkatilaan. Erilaiset kirjanpito- ja henkilöstöhallinnon henkilökunta käsittelevät tiedot palkkasummasta.

I-9 lomakkeet työntekijöille

Eri valtion virastojen käyttöoikeuksien takia noudata parhaita käytäntöjä ylläpitämällä erillistä tiedostoa työntekijöiden I-9 lomakkeille. Lue lisää I-9 lomakkeiden tallentamisesta.

Yleiskatsaus henkilöstötiedostoihin

Haluat vain nopeat ja perustiedot henkilöstön henkilötiedostoista? Katso täältä yleiskatsaus työntekijöiden henkilötiedostoihin.

Henkilöstötiedostojen käyttöoikeus työntekijöille

Haluat sallia jokaisen työntekijän tietää, mitä hänen henkilötiedostossaan on, mutta sinun on valvottava tiedostojen eheyttä, täydellisyyttä ja perusteellisuutta. Työntekijän ja työnantajan luottamuksellisuus ja rajoitettu pääsy varmistetaan henkilökuntatiedostoilla.

Mitä ei sisällytettävä työntekijän henkilöstötiedostoon

Etsitkö sisältöä koskevia ohjeita, joita ei koskaan pitäisi sisällyttää henkilöstön henkilötiedostoon? Seuraavassa on paras suositukseni sisällöstä, jota haluat säilyttää joko erillisessä, epävirallisessa paikassa tai säilyttämättä lainkaan. Tarpeettomien ja puhtaasti ajoittaisten asiakirjojen säilyttäminen voi vahingoittaa sinua.

Dokumentaatio

Tiedätkö mikä dokumentaatio on? Sana, dokumentaatio, kasvaa usein työelämässä ja henkilöstöhallinnossa. Mutta asiakirjojen merkitys ja miksi haluat tehdä asiakirjoja tiettyihin työllistämistilaisuuksiin käsitellään tässä. Lue lisää työntekijöiden historian ja tehokkuuden dokumentoinnista.

Tämä on yleisimpiä tietoja henkilöstön henkilötiedostoista. Klikkaa läpi jokaiseen aiheeseen syvällistä tietoa.

Vastuuvapauslauseke: Huomaa, että antamat tiedot, vaikka ne ovat arvovaltaisia, eivät ole taattuja tarkkuuden ja laillisuuden kannalta. Pyydä oikeusapua tai valtion, liittovaltion tai kansainvälisten valtiollisten resurssien apua varmistaaksesi, että oikeudellinen tulkintanne ja päätöksesi ovat oikeita sijaintisi kannalta. Nämä tiedot ovat vain ohjeellisia.