Kattava Hankehallinnon yleiskatsaus

Projektinhallintainstituutti (PMI) määrittelee projektinhallinnan "kokoushankkeen vaatimukseksi hankkeiden toteuttamiseen liittyvien tietojen, taitojen, työkalujen ja tekniikoiden avulla". Tämä toteutetaan käynnistämällä, , toteuttamalla, valvomalla ja sulkemalla projekti. "

Vaikka tämä määritelmä saattaa vaikuttaa monimutkaiselta, projektinhallinnan päämiehet ovat tosiasiassa järkevää ja käytännöllistä.

Haluatko tarjota projektinhallinnan asiakkaille vai päämääränäsi olla projektipäällikkö, harkitse vaiheittain projektinhallinnan perusteet. Ennen kuin aloitat, määritä, onko palvelu, jonka haluat tarjota (tai tehtävänne, jota olet tekemässä) todella projekti.

Yleinen hallinta versus projektinhallinta

Miten päättää, onko jokin projekti vai ei? Jotta tämä hajoaa, erota kaksi eri hallinnointialuetta toiminnalliseksi (tai yleiseksi) hallinnoinniksi ja projektinhallinnaksi.

Toiminnallinen tai yleinen hallinta on tehtävän jatkuva toiminta. Yksi esimerkki olisi, jos sinulla on teknologiayritys ja sinulla on asiakas, jolle annat varmuuskopiointia, ja hallitset jatkuvasti vuositilisi varmistamalla palvelimet ja antamalla heille viikoittaisen toimintaraportin. Jos teet tämän viiden vuoden ajan ja sinulla on uusi sopimus asiakkaan kanssa, työsi on jatkuvaa ja siksi yleistä tai toimivaa.

Jos kuitenkin asiakas haluaa ottaa käyttöön uuden sisällönhallintajärjestelmän ja heillä on yksi vuosi kehittääkseen uuden järjestelmän ja pyytää sinua johtamaan sen kehitystä, asiakas on sitoutunut sinuun projektissa.

Samoin, jos työskentelet inhimillisten voimavarojen kanssa ja sinun tehtäväsi on hallita osaston talousarviota ja valvoa nuorempia yhteistyökumppaneita, sinulla on toimiva tehtävä, koska se on jatkuva tehtävä, jolla ei ole määriteltyä loppua.

Toisaalta, jos sinulla on sama HR-tehtävä ja osastosi johtaja pyytää sinua toteuttamaan uuden rekrytointiohjelman (ja antaa sinulle määräajan ja budjetin) ja tekee sinusta projektin johtajan, niin tämä on projekti, koska sillä on alkamis- ja päättymispäivä ja tehtävä tapahtuu vain kerran.

Projektin visualisointi kolmeen osaan

Nyt, kun ymmärrät projektin muodostaman sisällön, voit tarkastella projektinhallintaa tarkemmin. Käyttämällä rekrytointiohjelmaa esimerkkinä, kun tiedät projektin tarpeellisuuden, seuraavassa vaiheessa kuvataan tarvittava laajuus, aika ja budjetti.

Projektinhallinta on rekrytointiohjelman hankkeen laajuuden, budjetin ja ajan suunnittelu, järjestäminen ja valvonta. Hankkeen visualisoimiseksi piirrä yksinkertainen pyramidi.Jokainen pyramidin rivi edustaa yhtä projektin kolmesta pääosasta (eli laajuudesta, ajasta ja budjetista). Pyramidin keskellä oleva tyhjä tila on toimitetun tuotteen laatu . Pyramidi on tärkeä työkalu, joka pitää mielessäsi, kun suunnittelet projektia, sillä kolmen pääosan kasvaessa tai kutistumisena vaikuttaa tuotteen laatuun.

Projektin laajuus

Laajuuden määrittely on usein projektinhallinnan vaikein ja monimutkainen osa.

Hankkeen tiedot eivät yleensä ole alun perin tuntemattomia, joten hankkeen toteuttamiseksi tarvittavia tehtäviä ja tehtäviä on arvioitava. Soveltamisala koostuu kaikista eri toiminnoista ja tehtävistä, jotka toteutetaan tuotettavien lopputuotteiden tuottamiseksi. Projektin laajuuden määrittäminen auttaa määrittämään projektin loppuun tarvittavan ajan ja budjetin. Hyvä tapa aloittaa on yksinkertaisesti kirjoittaa, mitä tarvitset tehtävän suorittamiseen. Seuraavaksi neuvotella muiden kanssa saadaksesi kattavan kuvan kaikista toimista.

Projektin aika

Kun olet määrittänyt alkuperäisen laajuuden, voit määrittää ajan jokaiselle toiminnalle ja tehtäväksi ja lisäksi tarkastella hankkeiden isompaa kuvaa. Kysy itseltäsi, mitä toimintaa tapahtuu samanaikaisesti ja mitä tapahtuu peräkkäin.

Huolehdi myös siitä, kuinka monta ihmistä tarkistaa projektitoimintaa, koska se vaikuttaa siihen, kuinka kauan se kestää. On yllättävää, kuinka kauan yksinkertainen tehtävä voi kestää, kun kolme ihmistä tarvitsee tarkistaa sen. Kun olet laskenut kumulatiivisten toimintojen ja tehtävien loppuunsaattamisen, olet valmis luomaan projektiohjelmaa, jota seuraa projektiryhmä.

Projektin budjetti

Tässä vaiheessa olet määrittänyt hankkeen (soveltamisala) ja pituuden (aika), Nyt on aika määrittää budjetti. Niin paljon kuin projektin ajankohdan laskeminen, sinun on usein neuvoteltava muiden kanssa, mukaan lukien osaston johtajat, määrittämään tarkka budjetti. Talousarvio koostuu useista seikoista, mukaan luettuna ihmisten ja materiaalien käyttö toteutettuihin toimiin ja kuinka kauan (esim. Ihmiset) tarvitaan ja käytetyt materiaalit.

Viestintä on avain

Usein kertaa asiakas (tai pomo) haluaa hankkeen valmiiksi ennalta määrättynä ajankohtana ja talousarviossa ottamatta huomioon hankkeen laajuutta. Ongelmana on, että lähes aina hankkeen laajuutta ei voida kohtuudella täydentää, kun otetaan huomioon aika ja budjettirajoitteet. Näin ollen osa projektinhallinnasta neuvottelee hankkeen laajuuden kanssa asiakkaan tai päämiehen kanssa. Koko neuvotteluprosessin sekä hankkeen koko pituuden vuoksi hyvä selkeä viestintä on tärkein tärkein taito, jota tarvitset. Mitä selvemmin kommunikoit haasteita matkan varrella, onnellisempi asiakkaasi tai pomosi on.