Tiedä miten, miksi ja milloin dokumentoida työntekijän suorituskykyä

Inhimillisten voimavarojen ja työllisyyden maailmassa työntekijöiden suorituskyvyn dokumentointi voi tehdä tai rikkoa kykynne kurintaa, irtisanoa tai oikeudenmukaisesti edistää, palkita ja tunnistaa työntekijöitä.

Dokumentaatio on tärkeää johtajille ja henkilöstöhenkilöstölle, koska sinun on panostettava voimakkaasti kaikkien työntekijöiden työhistorian tapahtumiin - sekä positiivisiin että negatiivisiin suoritustilanteisiin.

Tästä syystä johtajat ja HR-henkilökunta haluavat dokumentoittaa huolellisesti kaikki tapahtumat.

Miksi asiakirja?

• Dokumentaatio osoittaa, että suorituskykyongelmia keskusteltiin työntekijän kanssa ajoissa ja ytimekkäästi.
• Dokumentaatio tarjoaa historian työntekijän parannuksesta tai epäonnistumisesta parantaa suorituskykyä ajan mittaan. Se on kronologinen ja täsmällinen kuvaus työntekijän toimista, johtajan toimista ja tapahtumista niiden tapahtuessa.
• Dokumentaatioon sisältyy todisteita, jotka tukevat johdon päätöksiä epäedullisten toimien kuten kurinalaisuuden tai työntekijän irtisanomisen tukemiseksi.
• Dokumentaatio tarjoaa todisteita siitä, että työntekijä ansaitsee käytettävissä olevan myynninedistämisen tai mahdollisuuden muihin työntekijöihin nähden, jotka ovat myös oikeutettuja.
• Dokumentaatiossa esitetään todisteita palkankorotusten, vähennysten tai työntekijän korotuksen perustelemiseksi.
• Oikeudenkäynnin yhteydessä täydellinen ja perusteellinen dokumentaatio suojaa työnantajan etuja. Dokumentaatio voi tukea johtamisen toimia epäonnistuneen työntekijän lopettamiseksi. Se voi myös osoittaa, että työntekijä irtisanottiin syistä, jotka ovat laillisia muille kuin laittomaan syrjintään.

Mitä dokumentille

Johtajien on dokumentoitava työntekijöiden suorituskykyä, sekä positiivisia maksuja että suorituskyvyn puutteita. Heidän on dokumentoitava täsmälleen mitä työntekijä teki ja mitä hän sanoi ja mitä johtaja teki ja ilmoitti vastauksena kokouksen tai keskustelun aikana.

Sinun on dokumentoitava keskustelun aikana tehdyt sopimukset, asetetut tavoitteet, vaaditut ja odotetut parannukset sekä parannuksen aikataulu.

Dokumentaatiossa on myös oltava sitoumuksia, jotka päällikkö tekee työntekijän avuksi.

Miten dokumentaatiota

Dokumentaatiot on kirjoitettava kokouksessa tai välittömästi kokouksen jälkeen tai keskustelussa työntekijän kanssa. Missään tapauksessa sinun ei pitäisi missata kirjoittamalla keskustelua sinä päivänä, jolloin se todella tapahtui. Odotettu kunnes myöhemmin vaikuttaa asiakirjojen laatuun, koska se perustuu muistiin.

Yksi huonoimmista virheistä johtohenkilöstöstä on uskoa, että he voivat rekonstruoida työntekijän neuvontakertomuksen tarpeen mukaan. Yksikään ihminen, jolla on kokemusta kunnollisesta ja ajankohtaisesta dokumentaatiosta, on aina löytänyt rekonstruoitu ennätys.Muistista rekonstruoidut johtajat aiheuttavat tarpeettoman ja mahdottoman riskin yritykselle, koska valmistettu historia ei kestä potentiaalista oikeudenkäyntiä.

Tarvitset dokumentaatiosi näyttämään ammattimaiselta, siistiltä ja järjestäytyneiltä. Kirjoita dokumentaatiota ikään kuin puhut historiasta kolmannelle osapuolelle. Et koskaan tiedä, kuka voi lukea dokumenttisi jonain päivänä, joten varmista, että se heijastaa ammattitaitoasi. (Cocktail-lautasliina, kirjekuori tai tahmea paperi ei ole ammattitaitoista dokumenttia.)

Sinun dokumentaation tulee mennä työntekijän uusiin johtajiin, jos työntekijä saa uuden työpaikan - tai sinäkin - organisaatiossasi.

Muistisi ja ilmoittakaa työntekijän uudelle johtajalle, sinun on laitettava työntekijän nimi ja nimi, nimesi ja nimesi sekä kunkin asiakirjan täydellinen päivämäärä.

Kirjoita dokumentaatio, joka on tosiasiallinen, oikeudenmukainen, laillinen, objektiivinen, täydellinen ja johdonmukainen. Voi välttää mielipiteitä (Mike on levoton, Alice on laiska, Tom valehteli minua.), Nimeäminen, editorialisointi (John on ääliö, Markilla on asenneongelma) ja merkinnät (Mary on vastuutonta. soitin.).

Vältä myös yrittää tulkita työntekijän käyttäytymistä. (Marsha ei pidä tätä tehtävää, Paula näyttää olevan hänen päällänsä.) Pienennä kuvailevien sanojen, kuten adjektiivien ja adverbien käyttöä (hitaasti, hiljaa, tyytymättömiä, moodyjä, töykeitä). Ilmoita työntekijän erityinen käyttäytyminen ja toimet, ei mielipiteesi tai tulkintanne.

Dokumentaatiossa tarvitaan täsmällistä kirjaa keskustelusta. Pidä kiinni tosiasioista ja kirjoita vain mitä sanoitte ja mitä työntekijä sanoi. Varmista, että dokumentointi on yksiselitteinen ja että se saa tosiseikat suoraan. (Kaikissa mahdollisissa oikeudellisissa olosuhteissa virheet missä tahansa dokumentoitujen tapahtumien yhteydessä tekevät kaikista asiakirjoista epäilyttävän.)

Lopuksi kirjoita kaikki sopimukset, sitoumukset, aikataulut, parannukset, sisäänkirjautumispisteet ja muut tiedot, jotka saattavat poiketa muisti. Varmista, että asetat päivämäärän ja ajan määräajat ja eräpäivät niin, että väärinkäsitys ei tapahdu.

Tiedä HR-osastosi dokumentaatiopolitiikasta, joka kertoo, mitä dokumentaatiota tarvitsee sijoittaa työntekijän henkilötiedostoon. Kaikki kurinpitotoimia koskevat asiakirjat on sisällytettävä varmasti.

Missä tallennetaan työntekijäasiakirjat

Koska työntekijöitä koskevat asiakirjat ovat luottamuksellisia ja yksityisiä työntekijöille, sinun on huolehdittava siitä, että kaikki asiakirjat ovat luottamuksellisia johtajalle, HR: lle ja potentiaalisesti työntekijän seuraavalle johtajalle. Siten ei ole suositeltavaa asettaa dokumentaatiota jaettua tietokoneen asemaa. Käsikirjoitetut asiakirjat ja tulostimen hallinnoijan dokumentit säilytetään parhaiten lukitussa varastossa.

Jos noudatat näitä ohjeita, HR-henkilöstö auttaa sinua ratkaisemaan ongelman tai parantamaan tilannetta, kun pyydät apua työntekijän kurinpidossa, lopettamisessa tai siirtämisessä työhön, jolla on paremmat potentiaaliset mahdollisuudet. Kun HR kertoo asiakirjoille, asiakirjoille, asiakirjoille tai ne eivät voi auttaa sinua, sinulla on kaikki alustasi.

Vastuuvapauslauseke: Huomaa, että antamat tiedot, vaikka ne ovat arvovaltaisia, eivät ole taattuja oikeellisuuden ja laillisuuden kannalta. Sivustoa lukee maailmanlaajuinen yleisö ja työlainsäädäntö ja -asetukset vaihtelevat valtiosta toiseen ja maasta toiseen. Pyydä oikeusapua tai valtion, liittovaltion tai kansainvälisten valtiollisten resurssien apua varmistaaksesi, että oikeudellinen tulkintanne ja päätöksesi ovat oikeita sijaintisi kannalta. Nämä tiedot ovat ohjeita, ideoita ja apua.