Kuinka varmistaa tietojen täsmällisyys työnkulutuksessa

Monet pienet ja keskisuuret yritykset tekevät virheen, jos emme käytä työpaikkojen kustannussuunnitelmaa tai rakennamme sellaista, joka on altis virheellisille tiedoille tai tietojen puutteellisuudelle. Kiinteän työn kustannuslaskentaohjelman avulla on helpompi analysoida hankkeen etenemistä, tarkastella jokaista vaihetta ja tunnistaa kaikki parannettavaa osa-alueet. Suuret aikataulut ja suistumiset voidaan helposti välttää hyvällä suunnitelmalla. Myös hyvän työn kustannuslaskennan parantaminen tietojen tarkkuuden parantamiseksi antaa yritykselle ylivoimaisen kilpailijan.

Kun toteutetaan oikein, työn kustannuslaskentaan sisältyy seuraavat edut:

• Tarkat raportointi ajoissa.
• Tietää missä ja miten kustannukset syntyvät.
• kyky seurata kustannuksia ja verrata niitä työn talousarvioihin ja ennusteisiin.
• kyky tehdä muutoksia heti kun ne ovat välttämättömiä.
• Aiempiin projekteihin liittyvä tietokanta, jota käytetään tulevien hankkeiden tarkkuuden lisäämiseen.
• Mahdollisuus seurata hankkeen ja yleisen projektin tehtävien tilaa korkealla tasolla.

Toimiva suunnitelma työn kustannuslaskennalle

Vaikka talousarvio on minkä tahansa hankkeen taloudellinen selkäranka, se ei aina saa riittävää suunnittelua ja seurantaa. Monet pienet yritykset asettavat vain dollarin määrän tai alueen kokonaishankkeelle. Tehtäviä ei välttämättä tutkita kunnolla, jotta voidaan ottaa huomioon mahdolliset kustannuserot arvioiden suhteen.

Myös budjetit jätetään yleensä laiminlyödäksi, kun projekti etenee.

On tärkeää seurata talousarviota ja tehdä muutoksia säännöllisesti. Suunnittele tämä, ja sinulla on sekä avaus- että sulkemisbudjetti.

Kun budjetti on asetettu, on aika toteuttaa tarvittavat toimenpiteet tietojen tarkkuuden varmistamiseksi. Nämä ovat eräitä parhaita käytäntöjä vankan työn kustannus-suunnitelman toteuttamiseksi, joka säästää virheitä ja varmistaa oikean tietojen tallentamisen.

1. Seuraa kustannuksia perusteellisesti

Yksi suurimmista virheistä, joita monet pienet yritykset tekevät, eivät seuraa tietoja perusteellisesti. Lisää tämä suunnitelmaan, jota ei ole rakennettu kunnolla, ja katastrofi on resepti. Kuvittele sulkemalla työpaikka ja sitten saat laskun myyjältä jyrkällä myöhästymismaksulla. Viivästymismaksulla on ylimääräinen rangaistusmaksu, ja laskemattoman virheen kokonaismäärä riittää tuomaan huomattavan herkkyyden hankkeen yleiseen kannattavuuteen.

Kehitä järjestelmä ennustettujen kulujen kirjaamiseen ja muista seurata niitä koko hankkeen vaiheissa. Jokaisen suuren projektin vaiheen yhteydessä olisi oltava järjestelmä, jossa on tietoja ja kustannustarkistuksia. Aina anna ja seurata ostotilauksia selkeän kuvan kustannuksista.

2. Kehitä muutosprosessi

Kun tehtävät alkavat päällekkäin ja aika on rajallinen, budjetin muutokset voivat tapahtua, mutta ne eivät ole dokumentoituja.Tämä voi vaikuttaa hankkeen lopputulokseen ja ennustettuun voittoon. Jos talousarviota muutetaan koko prosessin ajan, kirjoita ne välittömästi.

Tämä auttaa kaikkia osapuolia ymmärtämään todelliset työmaksut, ja se takaa maksun projektin suunnitteleville yrityksille. Kehitetään järjestelmä, jonka avulla kaikki osapuolet voivat vaihtaa tilauksia.

3. Käytä päivittäisiä aikatauluja

Työtunnit, jotka on dokumentoitu väärin, myöhästyvät tai eivät lainkaan, voivat saavuttaa budjetin, kun hanke on suoritettu. Kuvittele työajan tarkistaminen ja huomaa, että muutamat työntekijät allekirjoittivat tehtävän, mutta eivät kirjaa tuntejaan tuona päivänä, ja tämä malli tapahtuu useita kertoja koko projektin ajan.

Ihmiset saattavat kiirehtiä projektin kanssa heti ja unohtavat asiakirjansa. Varmista, että jokainen henkilö käyttää päivittäistä aikataulua ja että päällikön tai esimiehen pääluettelosta käytetään päivämäärien esittämistä päivittäin. On paljon parempi dokumentoida aikaa päivittäin pikemminkin kuin viikoittain tarkkuuden vuoksi ja taloudellisten menetysten estämiseksi myöhemmin.

4. Vertaile arviot todellisiin kustannuksiin

Monet pienet yritykset tekevät virheen hankkia arvioita vain projektin alussa.

Projektin etenemisen myötä saattaa syntyä ongelmia, jotka edellyttävät kustannusten sopeuttamista.

Tiettyjen tuotteiden hankintakustannukset voivat lisääntyä, ja jotkin hankkeet saattavat vaatia enemmän tarvikkeita kuin alkuperäinen arvio. Nämä muutokset johtavat korkeampiin kokonaiskustannuksiin, ja se voi olla merkittävä haitta, jos se on yllätys projektin lopussa. Pyydä arvioijaa tekemään useita arvioita koko hankkeen elinkaaren ajan varmistaakseen, että suunnitellut kustannukset ovat todellisten kustannusten mukaisia.

5. Monitorin kulut koko projektissa

On hankalaa jättää huomiotta kustannusten muutokset, lisäkustannukset ja virheet hankkeen edetessä. On olemassa sovelluksia ja ohjelmia, jotka lähettävät hälytyksiä, kun tiettyjä työpaikkoja ei ole vielä laskutettu tai kun kustannusennusteet laskevat alle todelliset kustannukset. Kuvittele hankkeen viimeistely ja huomaa, että suurta työtä ei laskutettu. Tämä on vain yksi monista mahdollisista tapoista menettää rahaa.

Seurantaohjelma on arvokas kaikkiin merkittäviin projekteihin ja voi auttaa ammattilaisia ​​tekemään muutoksia budjetin pysymiseen ja laskuun laskussa. Jos ohjelmassa on myös mobiilisovellus, sen avulla on helppo seurata ja päivittää kustannuksia tai lähettää laskuja mistä tahansa. On aina parasta hoitaa tehtäviä, kun he tulevat mielessä sen sijaan, että heidät asetettaisiin pois, kunnes palaavat toimistoon.

6. Pienennä koodausvirheriskejä

Monet yritykset käyttävät kirjanpitojärjestelmää kaikkien kulujen syöttämiseen. Ulkopuolisen kirjanpitopalvelun käyttäminen kustannusraporttien ja kaikkien kirjanpidon yksityiskohtaisten tehtävien hoitamiseen on suuri etu ja tarkin tapa seurata taloutta. Näiden palvelujen tarjoajilla on kuitenkin oltava tarkat tiedot optimaalisista taloudellisista tuloksista.

Useissa tapauksissa projektityöntekijät syöttävät väärät koodit sisäisiin raportointijärjestelmiin.Kun nämä virheelliset koodit siirretään ulkopuolisille kirjanpitoyksiköille, ne kirjataan väärin ja voivat aiheuttaa ongelmia. Sama pätee myös sisäisten kirjanpitoyksiköiden kanssa, mutta se voi myös maksaa yritykselle enemmän aikaa ja rahaa löytää virheet.

Jos koodausjärjestelmä aiheuttaa ongelmia, on aika arvioida se uudelleen ja saada aikaan yksinkertaisempi tai selkeämpi järjestelmä. Vaihtoehtoisesti käytä sähköistä koodausta, jossa on vahvistuspyynnön mistä tahansa syöttökoodista, joka tarkentaa, mitä koodi merkitsee ja antaa käyttäjän tunnistaa nämä tiedot ennen sen lähettämistä.

7. Tietää kuka tekee muutoksia

Jokainen ammattilainen ymmärtää vastuullisuuden merkityksen. Kuitenkin jopa ammattilaiset eivät voi omistaa virheitään, jos on mahdollista tehdä niin. Kun useat osapuolet työskentelevät projektissa, on tärkeää dokumentoida, ketkä suorittavat tehtäviä, jotka tekevät tietojen muutoksia, jotka muuttavat taloudellisia ennusteita ja tekevät ostoksia. Tämä helpottaa kaikkien osapuolten tietämystä kenen kanssa ottaa yhteyttä eri asioihin ja myös yksilöidään, kuka voi tehdä kriittisiä virheitä.

Vaikka virheet voivat silti vaikuttaa projektin lopputulokseen, henkilöitä, jotka tekevät niitä, on tunnistettava auttamaan heitä ymmärtämään virheitään ja tekemään tarvittavat muutokset estääkseen samat ongelmat tulevaisuudessa. On hyvä alku käyttää sellaisia ​​ohjelmia, jotka edellyttävät käyttäjien kirjautumista tekemään jokin näistä välttämättömistä muutoksista.

Tietojen täsmällisyys ja työmäärittely on joukkotöitä

Tärkein neuvo, joka on muistettava käyttäessäsi näitä vinkkejä, on pitää projekti tiimityöskentelynä. Jokaisen on osallistuttava tietojen tarkkuuteen hankkeen optimaaliseen lopputulokseen. Määritä kunkin osaston tai työryhmän tehtävät ja selvitä, miten nämä tehtävät ja tietojen tarkkuus liittyvät hankkeen taloudelliseen menestymiseen.

Tee esitys, jossa hahmotellaan kuinka jokainen tiimi toimii. Tapaa kaikkien kanssa ennen kuin hanke alkaa mennä näihin kohtiin ja varmistaa, että jokainen ymmärtää heidän roolinsa ja muiden roolit.

Tärkeä osa rakentaa vahva tiimi ja auttaa heitä sitoutumaan tietojen tarkkuuteen työpaikkojen kustannuksissa pyytää apua. Yksinkertaisesti kertoa joukkueille heidän tehtävistään ja taloudellisista ennusteistaan ​​ilmoittaa heille vain. Jos haluat tuntea itsensä arvokkaaksi, ymmärtää paremmin rooleja ja osallistua aktiivisesti, heidän on oltava mukana.

Kun kokoontuu kaikkien tiimin jäsenten kanssa, perustele aivoriihiistunto. Pyydä heidän panostaan ​​ja laatia toimintasuunnitelma, joka perustuu kaikkien näkemykseen ja ehdotuksiin. Koska kaikki projektissa mukana olevat ryhmät eivät täysin ymmärrä muiden tiimien tehtäviä tai haasteita, tämä harjoitus voi olla pitkä matka mahdollisten esteiden, piilokustannusten ja muiden ongelmien ratkaisemiseen.

Kaikki nämä huolelliset toimenpiteet parantavat tietojen tarkkuutta, rakentavat kiinteän työn kustannuslaskentaohjelman ja edistävät onnistunutta kokonaishanketta.