Pienyritysten kokouksen suunnittelu

Jopa pienimmätkin liiketapaamiset edellyttävät asianmukaista suunnittelua sen varmistamiseksi, että kaikki tarpeet ja tavoitteet täyttyvät kaikille osallistuville. Jotta tehokkuus olisi tehokas, on noudatettava toimenpidekokonaisuutta, jotta estetään yksityiskohtia liukastumasta halkeamien läpi. Seuraavassa on lueteltu seuraavat 8 välttämättömät vaiheet seuraavan pienen kokouksen suunnittelussa.

Valitse aihe ja sijainti

Tämä vaihe edustaa kahta muuttujaa, joita yleisö haluaa tietää ennen muuta.

Kokouksen "missä ja miksi" vaikuttaa välittömästi siihen, ketkä kutsutaan ja osallistuvatko he vai eivät.

Valitsemaasi paikka vaikuttaa yleiskokoukseen ja vaikuttaa ihmisiin muihin päätöksiin, jotka sinun on tehtävä tapahtuman suunnittelussa.

Tunnista osallistujat

Suuri osa kohdennetun ja tuottavan kokouksen suorittamisesta välttää häiriötekijöitä, mikä tarkoittaa kutsujen rajoittamista huippupäättäjiin. Yrityskulttuurissa on taipumusta sisällyttää kaikki sidosryhmät viestintään, mutta voit tehostaa tuotantoa eliminoimalla osakkuusyrityksiä, jotka voivat hidastaa edistystä merkityksettömin keskusteluin. Sen sijaan, että kutsutte äänioikeutettuja osallistujia, kannustat avainhenkilöitä keskustelemaan heidän alaistensa kanssa ennen kokousta.

Tarjoa kolme päivää ja ajat

Ole varovainen siitä, miten tiedät jokaisen osallistujan saatavuudesta. On helppo avata "Pandoran laatikko" asioista, kun on kyse aikataulusta molempia osapuolia hyödyttävää päivämäärää kokoukseenne.

Yksi tapa välttää tämä on tarjota muutamia päivämääriä ja aikoja, sitten kysyä jokaiselta henkilöltä, kumpi toimii parhaiten. Jos olet onnekas, jokin päivämäärä sopii kaikille. Jos ei, älä pelkää kysyä yliluonnollisilta, jos he voivat säätää kalenterinsa enemmistön vastaanottamiseksi.

Luo reitti

On tärkeää järjestää aikataulu siitä, mistä aiheista keskustellaan ja kuka johtaa kokouksen jokaisen osan.

Suunnittelijat saattavat joutua pyytämään ylimmältä johdolta neuvoja, jotta he voivat suunnitella reittiä tarkasti. Kun ensimmäinen luonnos on valmis, se on toimitettava ryhmälle hyväksyttäväksi.

Keskustele esitystarpeita

Ryhmien kanssa on erilaisia ​​tapoja esittää ideoita ja jokainen ajoitettu puhujalla on omat mieltymyksensä. PowerPoint-toiminnot, internet-yhteys ja valkoiset levyt ovat vain joitain komponentteja, joita saatat joutua järjestämään. Ole ennakoiva näiden tietojen pyytämisessä ja seuraa niitä vahvistaaksesi ne muutama päivä ennen kokousta.

Aikataulu Catering

Pieniä kokouksia varten järjestettävän ruoan avain on pitää menu toimiva. Et halua cateringin häiritä minkäänlaista liiketoiminnan osaa, joten vältä liian muodollisia aterioita, jos mahdollista.Jos sit-down-lounasta pyydetään, yritä varata viereisen huoneen aterian, jotta osallistujat voivat palata kokoukseen mahdollisimman pian.

Lähetä lopulliset tiedot

Noin seitsemän päivää ennen tapahtumaa haluat lähettää lopullisen kopion reitistä ja yksityiskohdista kullekin osallistujalle. Tähän tulisi sisältyä kaikki, jotka on tilattu päivälle. Sisällytä myös ohjeet, pysäköintitiedot, huoneiden numerot ja hätätilanteet.

Jos työskentelet johtajien kanssa, kopioi niiden hallinnolliset avustajat myös sähköpostilla.

Tapaamispäivä

Kokouksen suunnittelijana sinun on varmistettava, että tapahtuma käynnistetään onnistuneesti. Tietenkin haluat saapua paikan päällä aikaisin tarkastaa huoneen ja tavata catering-ja A / V-koordinaattorit. Sijainnista riippuen saatat myös haluta lähettää kylttejä niin, että jokainen löytää tiensä huoneeseen.

Ja siellä sinulla on - kahdeksan suhteellisen yksinkertaista vaihetta onnistuneen pienen kokouksen suunnitteluun.

Jokainen vaihe suoritetaan tietenkin aikaa ja ahkeruutta, mutta ilmoittaessasi suunnitelmasi osallistujille on puolet taistelusta. Mitä enemmän ihmiset tietävät, mitä odottaa kokouksesta, sitä enemmän valmistautuvat pääsemään yritykseen.