Miten onnistut projektin hallitsemiseksi?

Tervetuloa ensimmäiseen projekteihimme!

Onneksi olkoon! Olet juuri vastannut tärkeästä uudesta projektista. Selvästi, pomosi tarjoaa tätä tilaisuutta luottamus äänestää taitojasi. Ja kun olet innoissasi, tämä on ensimmäinen kertasi vastuussa kokonaishankkeesta ja se on hieman pelottava.

Useat kysymykset ajautuvat mielesi läpi:

• Miten aloitan?
• Mitkä ovat tarvittavat toimenpiteet hankkeen siirtämiseksi aloittamisesta sulkemiseen?

• Kuinka rakentaa korkean suorituskyvyn projektiryhmä?
• Kuka pyydän apua tässä prosessissa? Onko Executive-sponsori?

Tämä viesti keskittyy auttamaan jokaista uutta johtamaan projektia, komiteaa tai tiimialoitetta organisaation ainutlaatuisen toiminnan kannalta. Olipa kyseessä loma-osapuoli tai johtava uusi tuotekehitysprojekti, projektinhallinnan työkaluja ja prosesseja on olemassa, jotta onnistumismahdollisuutenne olisi paljon suurempi.

Ensinnäkin ymmärrä 5 vaiheet projektiprosessissa:

Vaikka kehotan sinua lukemaan lisää jokaisesta 5 vaiheesta yksityiskohtaisesti, tiedä, että ne ovat:

1. Aloitus: hankkeen käynnistäminen.
2. Suunnittelu: kaikki projektin työn suunnittelu.
3. Suoritus: tosiasiallisesti suorittavat työn.
4. Hallinta ja valvonta: kaikki hankkeen aikana tekemäsi työn edistymisen seuranta.
5. Sulkeminen: hankkeen loppuun saattaminen ja toimittaminen ja tiimin purkaminen.

Nämä vaiheet ovat samat jokaiselle projektille.

13 Projektin perusvaiheet Aloittaja:

1. Määritä laajuus: Ensimmäinen ja tärkein vaihe projekteissa on määritellä hankkeen laajuus. Mitä sinä olet valmis tai luonut? Mikä on hankkeen tavoite? Yhtä tärkeää on määritellä, mitä ei sisälly projektisi ulottuvuuteen. Jos et saa tarpeeksi määritelmää pomoistasi, selkeitä asioita itse ja lähetä se takaisin yläkertaan vahvistusta varten. Vaikka esimerkki on hieman pois liiketoiminta-aihe, voimme kaikki liittyä häät vastaanotto. Häät vastaanottoa suunniteltaessa saatat olla sinun tehtäväsi: valmistaa 100-henkinen hääjuhla, jossa on illallinen, avoin baari, hääkakku ja live-bändi tanssia varten tiettyyn päivämäärään, jonka hinta ei ylitä 20 000 dollaria.
2. Määritä käytettävissä olevat resurssit: Mitä ihmisiä, laitteita ja rahaa sinulla on käytettävissän hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi? Projektinjohtajana sinulla ei yleensä ole suoraa valvontaa näistä resursseista, vaan heidän on hallittava niitä matriisienhallinnan avulla.
3. Ymmärtää aikajana: Milloin projekti on suoritettava? Kun kehität projektisuunnitelmaa, sinulla on jonkin verran joustavuutta siitä, kuinka käytät projektin aikana aikaa, mutta määräajat yleensä korjataan, kuten hääjuhlan tapauksessa.Jos päätät käyttää ylityötunteja aikataulun noudattamiseksi, sinun on punnittava tämä budjetin rajoitusten vastaisesti.
4. Kokoa projektiryhmäsi: Hanki ihmiset tiimisi yhteen ja aloita valintaikkuna. He ovat teknisiä asiantuntijoita. Siksi niiden toiminnallinen valvoja määräsi heidät projektiin. Sinun tehtäväsi on hallita tiimiä.
5. Yksityiskohtainen työ, osa 1: Mitkä ovat tärkeimmät osat tai komponentit, jotka on luotava hankkeen loppuun saattamiseen? Esimerkiksi häiden vastaanottaminen edellyttää korkeaa tasoa: vastaanottohalli, ruoka, juoma, kakku, vieraat ja viihde. Tietenkin jokainen näistä suuremmista tuotteista voidaan jakaa moniin muihin kohteisiin. Se on seuraava askel.
6. Yksityiskohta työstä, Osa 2: Häiden vastaanoton esimerkissä edellä on todennäköisesti tiimi tai henkilö, joka vastaa eri osista. Työskentele tiimin jäsenten kanssa selvittämään tarvittavat tiedot kunkin tärkeimmän kohteen saavuttamiseksi. Ruoan vastuuhenkilön on ymmärrettävä vaihtoehdot, kustannusrajoitukset ja tehtävä valintoja, jotka tukevat soveltamisalaa . Listalla pienemmät vaiheet kussakin suuremmassa vaiheessa. Kuinka monta tasoa syvälle menette yksityiskohtaisiin vaiheisiin riippuu projektin koosta ja monimutkaisuudesta.
7. Kehitä alustava suunnitelma: Kokoa kaikki vaiheesi suunnitelmaan. Hyvä tapa tehdä tämä on käyttää ensisijaisuustaulukkoa, joka määrittää, mitä kohteita on ennen muita kohteita. Muodolliset projektinhallintakäytännöt edellyttävät verkkokaavion kutsumista ja kriittisen polun tunnistamista. Vaikka tämä voi olla tarpeidesi tai tietotasosi lisäksi, keskeinen asia on järjestää toiminnot oikeaan järjestykseen ja kohdentaa resursseja toimintaan nähden. Kysymyksiä ovat: Mitä tapahtuu ensin? Mikä on seuraava askel? Mitkä vaiheet voivat jatkua eri resursseilla? Kuka aikoo tehdä jokaisen askeleen? Kauanko se kestää? Saatavilla on monia erinomaisia ​​ohjelmapaketteja, jotka auttavat paljon tätä yksityiskohtaisuutta sinulle. Pyydä muita vastaavia kantoja, mitä he käyttävät.
8. Luo perusviivat: Hanki palautetta alustavasta suunnitelmastasi tiimiltäsi ja muilta sidosryhmiltä. Säädä ajastasi ja työaikataulusi sopivaksi projektiksi sopivaan aikaan. Tee tarvittavat muutokset alustavaan suunnitelmaan peruslinjaussuunnitelman laatimiseksi.
9. Pyydä projektin oikaisut: Projektille ei ole koskaan aikaa, rahaa tai lahjakkuutta. Sinun tehtäväsi on tehdä enemmän resursseja kuin ihmiset odottavat. Projektille on kuitenkin usein asetettu rajoja, jotka ovat vain epärealistisia. Sinun on tehtävä asiasi ja esitettävä se pomoksi ja pyytää, että näitä epärealistisia rajoja muutetaan. Pyydä muutoksia projektin alussa. Älä odota, kunnes on vaikeuksia pyytää tarvitsemasi muutokset. Kuitenkin, jos hankkeesi liittyy häät, älä odota menestystä pyytämällä monia merkittäviä muutoksia!
10. Tee suunnitelma, mutta älä kuole sitä varten: Suunnitelma on tärkeä, mutta suunnitelmaa voidaan muuttaa.Sinulla on suunnitelma ajaa työhön joka aamu. Jos yksi risteys on estetty onnettomuuden takia, muutat suunnitelmasi ja menetät eri tavalla. Tee samoin projektisuunnitelmasi kanssa. Muuta niitä tarpeen mukaan, mutta pidä mielessä aina laajuus ja resurssit.
11. Seuraa tiimisi edistymistä: Hankkeen alussa etenette vähäistä edistystä, mutta aloita sitten seurata, mitä kaikki tekevät. Tämä helpottaa kysymysten saamista, ennen kuin ne tulevat ongelmiksi.
12. Asiakirja Kaikki: Pidä kirjaa. Joka kerta, kun vaihdat perustilasuunnitelmasta, kirjoita muistiin muutos ja miksi se oli tarpeen. Joka kerta kun uusi vaatimus lisätään hankkeeseen, kirjoita siitä, missä vaatimus on peräisin ja miten aikataulu tai budjetti on sopeutettu sen takia. Et voi muistaa kaikkea, joten kirjoita ne niin, että voit etsiä niitä projektin loppuarvioinnissa ja oppia niistä.
13. Pidä kaikki tiedot: Pidä kaikki hankkeen sidosryhmät ajan tasalla etenemisestä. Kerro heille menestyksestä, kun täytät jokaisen virstanpylvään, mutta ilmoita heille myös ongelmista heti, kun he tulevat. Pidä myös tiimi ilmoitettuna. Jos muutoksia harkitaan, kerro ryhmälle heitä niin pitkälle kuin mahdollista. Varmista, että kaikki joukkueet ovat tietoisia siitä, mitä kaikki muut tekevät.

Bottom Line:

Sinun ei tarvitse olla muodollinen projektipäällikkö projektin aloitteesta. Käytä kuitenkin projektinhallinnan työkaluja ja logiikkaa tavoitteiden selkeyttämiseen, työn yksityiskohtiin, tiimin rakentamiseen sekä työn suorittamiseen ja seurantaan. Paras menestys!

Päivitetty Art Petty