Oppia kokouksen johtajan roolit ja vastuut

Kokousjohtaja on työntekijä, joka on vastuussa tapaamisten suunnittelusta, järjestämisestä, hallinnoinnista ja kutsumisesta. Hän on työntekijä, joka vastaa todellisen kokouksen edistymisestä ja vastaa siitä. He ryhtyvät toimiin kokouksen aikana, sen aikana ja sen jälkeen, jotta kokous saavuttaisi tavoitteensa onnistuneesti.

Kuka johtaa kokousta?

Kokouksen johtajalla on tärkeä asema kokouksissa ja joukkueissa onnistuneesti.

Kokouksen johtajana toimiva työntekijä on erittäin tärkeä. Joissakin kokouksissa johtaja on osastopäällikkö, johtaja tai ylimmän johdon nimittämää henkilöä johtamaan aloitetta. Nämä työntekijät valittiin heidän johtajuuteensa, koska he kokivat taitojaan johtajana tai johtajana.

Muina aikoina työntekijä voi nousta johtajaksi luonnollisesti. Nämä johtajat ovat työntekijöitä, joita muut työntekijät etsivät ja kunnioittavat. Muissa tilanteissa joukkue voi päättää vaihtaa johtajuutta kaikkien jäsenten kesken. Tämän ansiosta kaikki tiimin jäsenet voivat edelleen kehittää taitojaan kokousjohtajina ja luoda onnistuneita kokouksia yleensä.

Kokouksen johtajan tehtävät

Seuraavassa ovat kokouksen johtajan keskeiset tehtävät.

• Määrittää tavoitteen, tehtävän tai tarkoituksen, joka on suoritettava. Tämä on usein tehtävä tai osa johtajan työnkuvausta.
• Päättää, onko kokous paras tapa saavuttaa tavoite tai tarkoitus tai saavuttaa haluttu lopputulos. Vastaa kysymykseen, onko kokous tarpeen?
• Määrittää, kuka tarvitsee kokouksen järjestämiseen.
• Joukkue tai johtaja päättää kokouksen asialistasta. (Käynnissä olevissa kokouksissa tämä tehtävä suoritetaan tämän kokouksen lopussa.)
• Määrittää päivämäärän, kellonajan ja sijainnin useimmiten jaetun organisaatiokalenterin avulla.
• Asettaa esitystyön kokous, kuten lukeminen, taloudellinen informaatio, historia, tiimien kokouspöytäkirjat ja niin edelleen.
• Kutsu osallistujia ja jakaa tehtäviä ja esityötä niin paljon aikaa kuin mahdollista, jotta osallistujat tulevat valmiiksi kokoukseen.
• Varmistaa, että kokouksella on tallentava tai minuuttinen ottaja dokumentaatiota varten sekä mahdolliset sitoumukset, toimet tai päätökset. Nimittää ajanottajan, mikäli se on tarpeen kokouksen säännönmukaisuuden kannalta.
• Voidaan käyttää jäänmurtajaa, joka lämmittää osallistujia ja luo ympäristön, jossa kokouksen osanottajat ovat mukavia kommunikoida keskenään ja vaihtamaan ideoita ja tietoja.
• saapuu varhaisessa vaiheessa ja johtaa kokousta pitämällä sitä tehtävässä, radalla ja osallistumalla kaikkiin osallistujia niin, että jokainen kokee, että heidän läsnäolo oli tärkeä kokouksessa.Tämä varmistaa niiden osallistumisen seuraavaan kokoukseen
• Maistaa yhtiökokouksen, jotta osallistujat eivät tunne tylsää ja tylsää. Olipa jäänmurtajia, huumoria tai hauskoja esimerkkejä, kokouksesta ei päästä ilman nauraa.
• Varmistaa, että seuraavat vaiheet ja toiminnot ovat osoitettuja ja käsiteltyjä.
• Ilmoittaa kokouksen ja suunnittelee seuraavan kokouksen esityslistaa.
• Seuratkaa kokouksiin osallistujien kanssa varmistaaksesi, että toimet ovat oikealla tiellä ja tarjoamaan apua ja / tai resursseja, jos vapaaehtoisella on ongelmia.

Leader-roolit

Kokouksen johtajalla on nämä tehtävät, mutta myös roolit liittyvät viestintään, raportointiin ja joukkuetoverin suorituskykyyn.

Jokaisella ristiinfunktiota käsittelevän ryhmän tai kokouksen jäsenellä on velvollisuus pitää osasto tai tehtävä ajan tasalla kokouksen tai käynnissä olevan ryhmän toiminnasta ja edistyksestä. Heillä on myös velvollisuus hakea sellaisia ​​työtovereita, jotka eivät ole tiimissä tai kokouksissa. Kukaan työntekijä ei voi osallistua jokaiseen kokoukseen.

Johtajalla on ylimääräinen vastuu siihen, että vanhempi johtajat osallistuvat ja tiedotetaan tehokkaalla viestinnällä ja palautteella.

Tiimin tai kokouksen ulkopuolisten työntekijöiden rakentaminen, erityisesti organisaation johtajat, takaa ryhmän tai kokouksen onnistuneen kehittämään, toteuttamaan ja integroimaan ratkaisujaan tai ideoitaan.

Jos kokouksen osanottaja on tehottomassa kokouksessa, johtaja on vastuussa korjata käyttäytyminen kokouksessa tehokkaiden kokousjohtajien tekniikoiden avulla ja tehokkaan valmennuksen kokouksen ulkopuolella. Kokouksen osanottaja, joka monopoloi kokousta mielipiteineen tai arvostelee muita jäseniä heidän puolestaan, on korjattava ennen kuin yksittäinen sabotoi kokouksen menestystä.

Nämä toimet ovat välttämättömiä, kunnes kokouksen osallistujat saavuttavat mukavuus ja kypsyyden, jotta he voisivat auttaa johtajaa soittaen itseään tehottomina tapahtumina ja toimintahäiriöiden keskeyttämiseksi.

Tehokas kokousjohtaja ei takaa projektin tai tiimin menestystä, mutta hän on keskeinen tekijä hankkeiden, osastojen, kokousten tai tiimien menestyttyä.

Kokouspöytäkirjat toimivat tehokkaasti onnistuneissa kokouksissa, kun pöytäkirjat on kirjoitettu asianmukaisesti ja jaettu ajoissa.