Lahjoituskirjeiden ABC-kirja

Luovuttajan kiittäminen on kaksi vaihetta. Ensimmäinen on hyvän suhteen luominen kunkin luovuttajan kanssa, ja toisella vaiheella on hyvin laillinen tarkoitus.

Ensinnäkin tarvitset lämpimän kiitoskirjeen, mutta sinulla on oltava myös oikeudellisesti vaadittavat tiedot, jotta lahjoittajat voivat todistaa, että he antoivat verovähennyskelpoisen lahjoituksen hyväntekeväisyyteenne.

IRS edellyttää, että julkiset hyväntekeväisyysjärjestöt (tunnetaan myös nimellä 501 (c) (3) organisaatiot) lähettävät virallisen kuittausasiakirjan lahjoituksille, jotka ovat yli 250 dollaria.

Luovuttaja voi käyttää tätä kirjettä osoituksena lahjoituksestaan ​​ja vaatia verovähennystä. Useimmat hyväntekeväisyysjärjestöt lähettävät tunnustuksen kaikista lahjoista, jopa pienistä.

Molemmat tavoitteet, kiittäen luovuttajaa ja täyttävät oikeudelliset vaatimukset, voidaan toteuttaa samanaikaisesti tai erikseen. Useimmat hyväntekeväisyysjärjestöt pystyvät saavuttamaan molemmat vaatimukset yhdellä kirjeellä.

Kun tunnustat lahjoituksen verotuksellesi

IRS sanoo, että kuittaus on tehtävä "kirjallisesti, pyydettäessä tai maksun saapuessa ja tavalla, tulee luovuttajan tietoon. "(Katso IRS-julkaisua 1771)

Luovutushakemus on tehtävä viimeistään 31. tammikuuta ^s lahjan seuraavaa vuotta. Parhaiden käytäntöjen mukaan hyväntekeväisyysjärjestöjen on kuitenkin lähetettävä kuittaus mahdollisimman pian lahjan vastaanottamisen jälkeen.

Myös useimmat hyväntekeväisyysjärjestöt toimittavat yhteenvedon lahjoittajien maksuista edellisvuodesta tammikuun loppuun mennessä.

Monikanavaisten varainhankintapyyntöjen ja lahjoitusten ikäisenä lähettämällä tämän vuoden lopun yhteenvedon postitse (riippumatta siitä, onko alkuperäinen luovutus fyysisellä tarkastuksella tai verkossa) varmistaa, että organisaatiosi on asianmukaisesti ilmoittanut luovuttaja.

Voitko lähettää viimeisen yhteenvedon lahjoittajien maksuista edellisvuodesta sähköpostitse?

Kyllä. Lomakkeelle ei ole laillista reseptiä. Esimerkiksi se voi olla postikortti, sähköposti tai fyysinen kirje.

Mielestäni on kuitenkin parasta tehdä vuoden lopun yhteenveto fyysinen kirje postitse. Sähköpostiviesti ei ehkä ole huomannut tungosta postilaatikossa tai jopa päätyy luovuttajan roskapostikansioon.

Mitä sinun täytyy lisätä kuittaukseen

• Organisaation nimi
• Ilmoitus, että olet 501c3 verovapaa organisaatio
• Päivämäärä, jolloin lahjoitus on vastaanotettu
• käteisvarat ovat sekkejä, luottokortti ja palkanlaskennan vähennys)
• Ei-käteisrahoituksen kuvaus (mutta ei arvo). Luovuttaja arvioi ei-käteisrahoitusosuuksien arvon ilmoittaessaan heille IRS: lle veroilmoituksensa.
• Lausunto siitä, että organisaatio ei ole toimittanut tavaroita tai palveluita, jos se on soveltuvin osin
• Kuvaus ja hyvässä uskossa arvioitu tavaroiden tai palveluiden arvo, jos sellainen on, jota järjestö on antanut vastineeksi.Esimerkki voisi olla päivällinen, jossa osa rahoista maksaa aterian, kun taas loput lahjoitukset.
• Ilmoitus siitä, että tavara tai palvelu, jos sellainen, jota organisaatio vastasi maksusta, oli kokonaan hyödyksi aineettomista eduista. Esimerkkinä voisi olla pieni lahja, jonka arvo on alle 75 dollaria, kuten muki tai laukku organisaation logolla.

Mitä tapahtuu, jos organisaatiomme ei anna oikeaa tunnustusta?

IRS on evännyt verovähennyksiä avunantajille, jotka eivät voi tarjota kunnollista tunnustusta lahjoituksille hyväntekeväisyyteen.

"Filantropian kronikka" kertoi tämän artikkelissaan, IRS Crackdown keskittyy lahjakirjoihin. Eräässä tapauksessa tuomion antaminen siitä, että kuuleminen ei ollut riittävän ajoissa ja puuttuva kielenkäyttö.

VINKKI: Kehitä kuuntelukirjaasi ja saako sen arvioida voittoa tavoittelemattomien asioiden asiantuntija. Käytä sitten samaa kieltä johdonmukaisesti.

Joitakin esimerkkejä:

Ei ole mitään syytä, että organisaatiosi ei voi antaa lämpimät kiitokset, jotka kannustavat lahjoittajasi antamaan teille vielä kerran ja täyttämään velvollisuutesi antaa IRS: lle hyväksyttävä lahjoitus .

Vaikka kuittauskielen pitäisi sopia jokaiseen hyväntekeväisyyteen, tässä on kaksi esimerkkiä lausumista, jotka täyttävät kaikki vaatimukset.

Ensimmäinen tuli postitse lähetetyn kirjallisen kirjeen päättyessä. toinen oli osa sähköpostiviestiä, kiitos.

1. "501c3: n hyväntekeväisyysjärjestöksi verolainsäädäntö vaatii meitä ilmoittamaan sinulle, että tämä kirje on lahjasi virallinen tunnustaminen. Meidän on myös todistettava, että et ole saanut mitään tavaroita tai palveluita tämän maksun huomioon ottamiseksi. "

2." Partners in Health, 501 (c) (3) ei voittoa tavoittelematon organisaatio, ei ole toimittanut mitään tavaroita tai palveluita kokonaan tai osittain Jos haluat hakea tämän lahjan verovähennyskelpoisuutta USA: ssa, säilytä tämä tiedostosi vastaanottokirje. Partners In Healthin EIN-numero on xxxxx. "

Molemmat näistä esimerkeistä käteisrahoitusta. Mutta entä jos luovutus ei ole käteistä, vaan kiinteää tai fyysistä tavaraa? Tässä tapauksessa käytä tätä esimerkkiä vastaavaa kieltä:

"Kiitos, että käytit jotain käytettyä jääkaapelia ja yhtä uunia, joka [voittoa tavoittelematon] 501 (c) (3) Treffi]. Tavarasta tai palvelusta ei tarjottu vastineeksi. "

Resurssit:

IRS-julkaisu 1771

GrantSpace -tietokanta

Kansallisen järjestön neuvosto