ROI ja ROO: Tapahtumien ja kokouksien arvojen mittaaminen

Tapahtumalogistiikan suunnittelussa ja toteutuksessa kokous- ja tapahtumasuunnittelijat tietävät tapahtumaprosessiensa kylmästi. Samaan aikaan useimmat organisaatiot tunnustavat nyt rakennuksen suhteiden tärkeyden niiden avainosien kanssa erilaisten tapahtumien kautta. Se on hyvä ammattiin.

Jotkut tapahtumasuunnittelijat tuntevat helpotuksen tunnetta tässä vaiheessa, lopulta tunnustetaan tai edistetään entistä enemmän tehtäviä heidän panoksilleen.

Mutta monissa tapauksissa ei riitä yksinkertaisen suunnitelman laatimiseen ja toteuttamiseen. Liiketoimintatapahtumia pidetään useimmiten sijoituksena tiettyyn tarkoitukseen, ja tapahtumasuunnittelijoiden tulisi ymmärtää, miten heidän ohjelmiensa arvoa voidaan mitata.

Tapahtumamittaus sijoitetun pääoman tuottoprosentti (ROI) tai tavoitteiden tuotto (ROO) voi olla uusi alue joillekin suunnittelijoille, mutta se on niiden pyrkimysten tyyppi, jotka auttavat lisäämään osallistumistaan ​​ja kokonaisvaikutustaan ​​organisaatioon, kertoo Tony Lorenz, entinen CMM, Chicago-pohjaisen ProActive, Inc.:n, Freeman Companyn toimitusjohtaja. ProActive on strateginen ja tapahtumavirasto, joka keskittyy kokemuksellisiin markkinointipalveluihin. Lorenz on nyt toimitusjohtaja AlliedPRA: ssa.

Event Measurement Basics

Useimmat tapahtuman ammattilaiset tunnustavat, että heidän ohjelmiensa mittaus vaihtelee organisaatiosta toiseen. Yksi syy tähän on, että liiketoimintamallit ovat hyvin erilaiset yritysten, yhdistysten, voittoa tavoittelemattomien yritysten ja muiden yritysten välillä.

Joten millaisia ​​tapoja tapahtumasuunnittelijoiden odotetaan mittaavan tapahtumiaan?

Jos tapahtuman ammattilainen työskentelee organisaation taloudellisella puolella, hänen odotetaan mittaavan tapahtumaa taloudellisiin säästöihin perustuen. Esimerkiksi, mikä on neuvoteltu säästöt hotellihuoneisiin, kokoustilat, ruokailu jne.?

Jos tapahtuma-ammattilainen työskentelee organisaation liiketoimintapuolella, hänen odotetaan mitattavan tapahtuman ohjelman kokonaisosuuden perusteella. Esimerkiksi seminaarin järjestäminen osana kokonaistuotannosta, johon liittyy useita liiketoimintayksiköitä.

Ja lähes kaikki tapahtumasuunnittelijat arvioivat kriittisesti, mitä meni hyvin ja mitä voitaisiin parantaa tulevaisuudessa. Tapahtuiko tapahtuma budjetissa? Oliko asiakas tyytyväinen lopputulokseen?

Ja vaikka jokainen lähestymistapa on varmasti kelvollinen mittausmuoto, he pyrkivät keskittymään vain mittauksiin mahdollisimman taktisella tasolla. Tapahtuman ammattilaisten pitäisi pyrkiä luomaan keinoja tehdä tapahtumiensa panostamista paljon strategisemmaksi.

Strateginen tapahtumamittaus

Lorenz kertoo, että kokouksen ROI-arvoa voidaan tarkastella kahdessa eri ulottuvuudessa: organisaatiossa ja osallistujatasolla:

1. Organisaatio voi tarkastella ROI: ta yhdistämällä kaikki kustannukset ja vertailemalla arvoa, organisaatio.Sitten määrittelee tapahtuman taloudelliset hyödyt. organisaatiotasolla ja osallistujatasolla.
2. ROI osallistujatasolla voidaan mitata yksilöllisellä tasolla ja arvioida arvo osallistujan perusteella.

ProActive suosittelee, että asiakkaat noudattavat strategista luovaa prosessia vaikuttaakseen tapahtumiin, ja Lorenz suosittelee keskittymään asenteiden mittaamiseen. Tämä on erityisen tehokasta suuria tapahtumia varten:

• Discovery. Discovery tulisi käydä prosessin varhaisessa vaiheessa, jotta suunnittelijat saattavat osallistua tärkeimpien sidosryhmien kanssa lopullisesti määrittelemään kokoussisältöä, puhujia jne. Suunnittelijoilla tulisi olla tärkeimmät sidosryhmät, jotka voivat määritellä strategiset tavoitteet sekä tapahtumaa järjestävälle organisaatiolle että kokouksen osanottajille. Tämä voidaan saavuttaa pyytämällä heitä suorittamaan lyhyt, kuusi-kahdeksan avointa kysymystä.
• Ennakkotapahtuma. Tämä on aika, jolloin kokous- tai tapahtumasuunnittelija voi määrittää joitain mitattavissa olevia toimenpiteitä ROI: lle ja ROO: lle. Tutki laaja joukko kutsujia tunnistamaan ongelmansa, huolensa ja tarpeet useilla tasoilla. Tämä auttaa suunnittelijaa määrittelemään mittaustulokset kokoukseen osallistujille.
• Ensisijainen Core-7 perusviiva. Tämä vaihe antaa mittauksen osallistujien psykologisille ja käyttäytymisperusteisille havainnoille löytämisen aikana havaittavista kohteista.

1. Tuntemukset / asenteet ("haluan")
2. Taidot / taidot ("Minä voin")
3. Tavoitteet / sitoutuminen ("minä tahdon")
4. Liiketoiminnan tulokset / vaikutukset - ROI ("Toimitan arvoa")
5. Kokoustyöt.
6. Kun ymmärrys sidosryhmien tavoitteista ja osallistujien käsityksistä, suunnittelijat voivat nyt määritellä itse kokouksen tärkeimmät tavoitteet ja miten ne esitetään. Millaisia ​​esityksiä? Onko ohjelmassa vuorovaikutteisia työpajoja? Onko messuosasto hyödyllinen kouluttaessa osanottajia? Mitä työkaluja käytät viestisi välittämiseen ja vahvistamiseen? Kenen pitäisi toimia puhujina?

• Pidä kokous tai tapahtuma. Tapahtuman jälkeinen tutkimus / vertailuarvot.
• Tapahtuman jälkeen on tärkeää mitata, kuinka hyvin ohjelma toimitetaan näissä vertailuarvoissa, jotka määriteltiin löytämisen tulosten ja tapahtumien ennakkotutkimuksen perusteella. Onko ohjelma muuttanut asenteita, käsityksiä, uskomuksia jne? Osallistuvatko nämä muutokset?
• Seuranta-liiketoiminnan vaikutus. Strateginen mittaaminen edellyttää keskittymistä pitkän aikavälin vaikutukseen osallistujien käyttäytymiseen. Tämä on myös hyvä aika määritellä ohjelman taloudellinen ja ei-taloudelliset vaikutukset.
• Ehdotuksia kokouksen mittausmenetelmän optimoimiseksi Lorenz tarjoaa kuusi ohjetta, jotka auttavat kokouksen suunnittelijoita parantamaan tapahtumiensa tuottoa:

Sovita kokousta edeltävä / kokousprosessi.

Mittaa psykologinen, käyttäytymis- ja taloudellinen ulottuvuus.

1. Käytä ROI-mittausta suurille tärkeille kokouksille
2. Mittaa ja seurata vuosi vuodelta tuloksia.
3. Perustetaan ammatilliset standardit ja henkilöstön osaaminen.
4. Paranna ajan myötä
5. Pienempiä tapahtumia mittaavia ehdotuksia
6. Yksittäisen ohjelman muodollinen mittausohjelma on varmasti hyödyllinen suurille ja kalliille tapahtumille. Mutta entä vuoden aikana järjestettävät muut tapahtumat - on mahdollista soveltaa tapahtumamittauksia sadoihin pienempiin tapahtumiin, jotka suunnitellaan ympäri vuoden?

Tietenkin.

Lorenz ehdottaa, että organisaatiot tunnistavat viisi tai kuusi keskeistä kysymystä, jotka ovat organisaatiolle kriittisiä. Sitten mitataan eri tapahtumia selvittääkseen, aiheutuiko tapahtumasarjan psykologinen, käyttäytymis- tai taloudellinen vaikutus.

Yhdistä tulokset. Esimerkiksi jos organisaatio omistaa 30 samanlaista tapahtumaa ympäri vuoden eri markkinoilla, joilla on samankaltaiset vertailuarvot, se voi varmasti tarjota laadullisia ja määrällisiä toimenpiteitä.

"Suorita menestys ja rakenna toimenpiteitä sieltä", Lorenz neuvoo.

Organisaation keskeiset sidosryhmät saavat lopullisen käsityksen siitä, kuinka tehokkaasti tapahtumien tai tapahtumasarjojen osallistujat määrittävät, kuinka paljon luottoja pitäisi antaa niille, jotka auttoivat tapahtumien suunnittelussa.