Toimistotyöt - vastaanottovirkailijan palkkaaminen

Työn kuvaus

Vastaanottovirkailija on henkilö, jonka vuokraat tervetuloa kaikille, jotka tulevat toimipaikkaan. Vastaanottovirkailija on siis ensimmäinen käsitys siitä, että asiakkailla, myyjillä ja kumppaneilla on liiketoimintaa. Vastaanottovirkailijan asenne, siisteys ja vieraanvaraisuus välittävät mitä yrityskulttuuri on ja mistä. Siksi on ratkaisevan tärkeää, että huolellista suunnittelua käytetään sekä vastaanottovirkailijan työnkuvauksessa että myös palkata henkilöä, joka kykenee välittämään sekä suullisesti että ei-sanallisesti mitä liike on kyse.

Kriittisen ensivaikutelman lisäksi vastaanottovirkailija vastaa myös puhelimen puhelinvastaamisesta ja soittamisesta soittajille sopivalle henkilölle. Vastaanottovirkailija tarvitsee myös perustiedot, mutta käyttökelpoisen tietämyksen siitä, mitä yritys tekee tarjoamalla tietoa yrityksestä / tuotteista kaikille soittajille ja vierailijoille.

Yrityksesi koosta ja tyypistä riippuen myös vastaanottovirkailija voi olla henkilö, joka hoitaa kaikki postin ja paketin toimitukset, ja tarvitsisi näin ollen tietää ja hoitaa kohteitaan yrityksessä reitittämällä ne asianmukaisille työntekijöille. Yrityksissä, kuten lääkäri- ja lakitoimistoissa, voi usein olla aikaherkkyys. Siksi vastaanottovirkailijan kouluttaminen erottamaan kiireellisistä ja tärkeistä tärkeistä on kriittinen tärkeiden liiketoiminnan tarpeiden tyydyttämiseksi.

Vastaanottovirkailija voi joutua myös olemaan yleinen "vartija", kun hän käsittelee solicitorit, jotka tulevat soittamaan.

Tämä sisältää kutsunseurannan, jossa otetaan huomioon vierailun luonne ja tarkoitus, ottamalla yhteyttä asianmukaiseen työntekijään, kun kävijä saapuu ja soittaa hätäpalveluja (poliisi, palo ja ambulanssi) tarvittaessa.

Vastaanottovirkailija voi hoitaa muita hallinnollisia tehtäviä.

Yrityksesi koosta ja monimutkaisuudesta riippuen nämä työtehtävät voivat olla:

• Vastaanottoyksikön koordinaattori
• Greeter
• Vipuoperaattori
• Call Screener

Vastaanottovirkailija, yksi koko ei sovi kaikkiin, ja kuten kuvattu, koska tällä yksilöllä on kriittinen rooli liiketoiminnassa, vastaanottovirkailijan tehtävät ja koulutus edesauttavat viime kädessä liiketoiminnan asianmukaisen liikenteen onnistumista. On tehtävä kahdenlaisia ​​eroja, jotka koskevat vastaanottovirkailijoiden tehtävien organisointia. Yksi on yrityksen koko ja toinen erikoisuus. Alla on ohjeita vastaanottovirkailijoiden vuokraukseen yrityksen koon mukaan.

Vastaanottovirkailija pienessä toimistossa

Pienessä toimistossa vastaanottovirkailijan rooli on yleensä kokopäiväinen.Koska tämä on kuitenkin pienyritys, vastaanottovirkailija voi myös osallistua muihin tehtäviin. Vastaanottovirkailijan tehtävät on yleensä osoitettu sihteerille tai virkailijalle, joka sijaitsee lähellä yrityksen julkista sisäänkäyntiä. Lisätehtäviin voi kuulua pakettien / postin vastaanotto, kirjoittaminen, tilausmerkintä, postin valmistelu tai muu tehtävä, joka voidaan keskeyttää, kun vieras saapuu.

Vastaanottovirkailija keskisuurissa toimistossa

Vastaanottovirkailijan asema keskikokoisessa toimistossa on todennäköisesti oma, kokopäiväinen henkilö, joka on edelleen omistautunut tervehtimään ihmisiä yritystoiminnassaan. Alhaisen liikenteen aikoina ylimääräisiä töitä, jotka yleensä voi suorittaa sihteeri tai virkailija, voidaan osoittaa vastaanottovirkailijaan.

Vastaanottovirkailija suuressa toimistossa

Vastaanottovirkailijan asema on hyvin määritelty suuressa toimistoympäristössä. Työtehtäviin voi kuulua muodollinen luettelo tehtävistä ja muista toiminnoista, joita odotetaan kyseiseltä henkilöltä. On todennäköistä, että tämä henkilö on omistautunut tervehtimään kävijöitä ja ohjaamalla / reitittämään soittajia. Tämä on kuitenkin kävijöiden ja soittajien tilavuuden funktio ja jos äänenvoimakkuus on suuri, niin riittää, että erityinen toiminto tervehtimänä ja puhelun reitittimena on riittävä.

Tavoitteena on varmistaa, että kaikki suuret toimistotilan tervehdystarpeet täyttyvät - ja että muut selektiiviset tehtävät osoitetaan vain, jos liikennemäärät vähenevät.

Vastaanottovirkailijoiden toinen luokittelu on erikoistyypeittäin, kuten lääkärin vastaanottovirkailija tai lakimiesten vastaanottovirkailija. Näiden vastaanottovirkailijoiden työtehtäviin kuuluu ylimääräisiä tai erikoistuneita työtehtäviä sen tyyppisen liiketoiminnan vuoksi, jota he työskentelevät.

Toinen vastaanottovirkailijan tyyppi on kassakauppa myymälässä. Tässä tapauksessa vastaanottoviraston rooli edellyttää paitsi kaikkia kuvattuja työtehtäviä, mutta vaatii myös, että henkilö on erikoistunut toimiston toimintaan. Hyvä esimerkki tästä on vastaanottovirkailija kylpylässä tai muussa palveluliiketoiminnassa, jossa vastaanottovirkailija on tervehtijä, isäntä, ajastin ja kassanhoitaja.