3 Organisaatiorakenteiden edut ja haitat

Organisaation rakenne vaikuttaa siihen, miten voit hallita ja hallinnoida projekteja. Se voi myös vaikuttaa siihen, kuinka paljon tehtävääsi ja päämäärääsi sinun on tehtävä työsi projektipäällikkönä.

Yhteisiä organisaatiorakenteita on kolme, ja projektipäälliköt toimivat kaikissa niissä: toiminnallinen, projekti ja matriisi. Katsotaanpa kunkin etuja ja haittoja, joten tiedät, mitä vastustat, kun liityt uuteen rakenteeseen.

Toiminnallinen organisaatiorakenne

Toiminnallinen organisaatiorakenne, projektipäällikkö ja kaikki resurssit toimivat samassa yritysosastossa, kuten myynti- ja markkinointiosastolla. Yleensä toiminnallisella johtajalla on enemmän valtaa kuin projektipäällikkö.

Edut:

Funktionaalinen rakenne antaa pienimmän valtuuden projektipäällikkönä, mutta on paljon muita etuja:

• Se toimii hyvin pienryhmille ja pienille projekteille, koska tehtävällä on täysi hallinta tiimin jäseniä ja muita resursseja.
• Sinun tarvitsee helposti käyttää tarvitsemasi asiantuntijat, koska he ovat samalla toiminnallisella alueella.
• Se on nopea saada kaikki yhdessä ratkaisemaan hankkeen ongelmat.
• Voit rajoittaa tarvitsemasi projektiviestintätyökalut, koska joukkue on suhteellisen pieni ja yksinkertainen.
• Sinulla on usein innokkaita tiimin jäseniä, jotka haluavat työskennellä projektissa, koska he tarjoavat heille mahdollisuuksia uraan. Projektityö voi olla hyvä tapa motivoida tiimisi.

• Jos luovutat projektin toiminnalliselle tiimille, se on toiminnallinen tiimi, johon työskentelet. Se voi helpottaa projektin sulkemista.

Haitat:

Vaikka tässä rakenteessa on runsaasti etuja, on myös joitain haittapuolia:

• Työ tapahtuu siilossa, mikä voi tarkoittaa sitä, että sinulla ei ole pääsyä henkilöille, jotka sijaitsevat toiminnallisella sektorilla.
• Projektiryhmän henkilöt voivat olla uskollisia osastolleen tai tiiminjohtajalleen kuin projektin työhön, ja tämä voi aiheuttaa ristiriitoja.
• Suuri projekti voi päätyä toiminnalliseen projektipäällikköön jokaisesta toiminnosta. Se voi johtaa töiden putoamiseen halkeamien läpi, jos kaikki projektipäälliköt eivät toimi harmonisesti yhdessä.
• Toiminnallinen työ voidaan eristää, koska sinulla ei ole mahdollisuutta verkottua laajalti yrityksessä. Strategisen painopisteen ylläpito voi olla vaikeaa.

Projektin organisaatiorakenne

Yksittäiset ryhmät kootaan projektityöhön liittyvien projektien parissa. Projektipäällikkö on todennäköisesti johtoryhmän vastuu projektiryhmän jäsenistä. Esimerkkejä tästä ovat suuret rakennustyöt, mutta myös yritysaloitteet, jotka edellyttävät erityisryhmää.Projektinjohtajalla on perimmäinen valta, joka raportoi hankesuunnittelijalle ja projektilautakunnalle. Henkilöt, jotka työskentelevät tiimityöskentelyllä suoraan projektin johtajalle.

Edut:

Projektiryhmän ilmeinen etu on se, että sinulla on tiukempi hallinta, mutta on myös muita etuja.

• Joukkueilla voi olla vahva identiteetin tunne. Se on helpoin rakenne, jolla luodaan vahva tiimikulttuuri.
• Koko joukkue on keskittynyt tiimin tavoitteisiin, eikä ole uskollisuutta ristiriidassa projektin parissa työskentelevien kanssa. Heidän päivätyö on projekti.
• Resurssit ovat omistettu projektille, joten työajan aikataulutus on paljon helpompaa. Tiedät, milloin tiimin jäsenet ovat käytettävissä, eikä ole vaaraa siitä, että heidät saadaan irti yrityksestä tavalliseen työhön toiseen johtajaan lyhyellä varoitusajalla.
• Tässä rakenteessa toimivat projektit ovat hyviä ympäristöjä projektinhallintataitojesi parantamiseksi sekä johtajana että teknikkovalmennuksina.

Haitat:

Hankarakenne on helpoin työskennellä, mutta sillä on vielä joitain haittapuolia.

• Yhden projektin omistama tiimi on kallis sitoutuminen. Se on yleensä vaihtoehto vain suurissa hankkeissa.
• Jos poistat ihmisiä toiminnallisista tehtävistään, he joutuvat vaikeuksiin palata, varsinkin jos projekti on pitkä. Projektityö on venyttelyä ja paluuta siihen, mitä teitte ennen monialaista työtä tekevän ajanjakson jälkeen uudella haastavalla hankkeella. Se ei ole houkutteleva näkymä monille ihmisille. Se voi tehdä siitä entistäkin tärkeämpää, jotta voit hallita tiimin siirtymistä projektin sulkemisen yhteydessä.
• Joskus projektin sulkeminen voi merkitä työn menettämistä, jos yritys on siirtynyt eteenpäin eikä ole olemassa muuta roolia, johon voit siirtyä.
• Luonteeltaan omat joukkueet imevät resursseja vain yhden asian käsittelyyn. Se voi rajoittaa sellaisten hankkeiden määrää, joita yritys voi tehdä kerrallaan, varsinkin kun erilaiset projektit edellyttävät samoja taitoja.
• Tämäntyyppisen rakenteen projektipäälliköt tekevät ryhmien johdonhallintaa myös. Se tarkoittaa, että vietät aikaa ja vaivaa henkilöresursseihin, joita sinun ei tarvitse tehdä muissa rakenteissa. Jos nautit tätä osaamista ihmisten kanssa, tämä voisi olla etu.

Matrix-organisaatiorakenne

Kolmas vaihtoehto on matriisirakenne. Resurssit jakautuvat sekä tavanomaiseen työhön että projektityöhön. Se voi merkitä sitä, että kaksi johtajaa tai "pisteviiva" -vastuu projektipäällikölle ja joukkueenjohtajalle. Toiminnanohjauslinjan rakenne on normaalisti paikalla ensin, ja projektipäällikkö ottaa pisteviivan.

Tämä rakenne jakaa vallan ja viranomaisen toiminnallisen tai jakautuneen ryhmänjohtajan ja projektinjohtajan välillä. Sinun täytyy käyttää neuvottelutaitojasi täydellä voimallaan!

Edut:

Matriisirakenteet ovat hyvin yleisiä, koska ne antavat johtajille mahdollisuuden tehdä todella joustavia valintoja siihen, miten ihmiset viettävät aikaa.On erittäin todennäköistä, että työskentelet matriisiympäristössä jossain vaiheessa urasi aikana. Tämän rakenteen etuja ovat:

• Resursseja käytetään tehokkaasti ja ne voivat siirtyä hankkeiden välillä tarpeen mukaan.
• Voit työskennellä monilla eri asioilla, joskus rinnakkain - vaikka voidaan väittää, että tämä on myös epäedullinen.
• Joukkueet ja henkilöt voivat olla hyvin reagoivia. Jos uusi projekti tulee, se on etusijalla, se on helppoa kääntyä ja yhtäkkiä keskittyä johonkin muuhun. Et voi tehdä sitä helposti projektiryhmässä, joka kestää kauemmin irtisanomista ja uudelleenjärjestelyä.
• Rakenne edellyttää, että jokainen käyttää samaa projektinhallinnan elinkaarta ja menetelmää, joten projektien välillä on helppo liikkua. Ihmiset voivat liittyä projektiryhmään, jolla on suhteellisen vähän opastusta, kun terminologia ja prosessit ovat yleisiä.

Haitat:

Kuten kaikilla asetelmilla, tällä on myös haasteet. Huolimatta siitä, että se on yhteinen rakenne, en usko, että monet nykyaikaiset työpaikat ovat rikkoneet ylikuormituksen ongelmia. Yksilö voi olla liian helppo tehdä, jos sinulla ei ole käytössä järjestelmiä, joiden avulla hallitaan ja seurataan koko työmäärää. Muita haittoja ovat:

• Hankkeiden välinen ristiriita on yleinen, koska saatat taistella samoista resursseista kuin toinen projekti.
• Toinen projekti saattaisi olla rajattu parhaisiin resursseihin - sopivimpiin ihmisiin, joilla on oikeat taidot - tai niiden johtajat eivät välttämättä anna heille mahdollisuutta hanketyöhön.
• Yksilöiden tavanomaisten tehtävien ja projektityön välillä voi olla ristiriita, etenkin kun molemmat johtajat antavat heille eri painopisteitä.
• Resurssit saattavat olla ristiriidassa sen kehityspolun kanssa, jota he tekevät tulevaisuuden urallaan. Vaikka saatat tietävän, että haluat jäädä projektinhallinnassa, sinulla voi olla mahdollisuus siirtyä toimimattomammaksi toiminnalliseksi rooliksi tai projektisuuntautuneemmaksi rooliksi. Mutta paljon uramahdollisuuksia on hyvä asia, vaikka se tekee vaikeita päätöksiä.

Organisaatiorakenne, joka toimii täydellisesti kaiken tavanomaisen työn kannalta, ei aina toimi projekteissa, ja sinun on hallittava ympäristöä, jossa työskentelet. On hyvä saada jokin näistä rakenteista jonkin verran kokemusta, jos voit, jotta voit kokea niitä ensikäden. Se auttaa sinua päättämään, mikä ympäristö sopii sinulle parhaiten ja sopii taitojasi ja mieltymyksiisi. Sitten voit tehdä tietoon perustuvan valinnan, jos sinulla on mahdollisuus päättää tulevasta työympäristöstäsi.

Kunkin etujen ja haittojen ymmärtäminen antaa sinulle mahdollisuuden selvittää, missä voit viettää aikaa ja vaikuttaa, jotta saat kaiken irti tiimistänne ja auttat projektisi loppuun menestyksekkäästi.