Lähde Asiakirjat kirjanpitotapahtumille

Joka kerta kun yritys tekee rahoitustoimintaa, syntyy jonkinlainen paperiraide. Tätä paperirataa kutsutaan lähdetekstiksi. Jos pienyritys kirjoittaa tarkastuksen toimistotarvikkeistaan, esimerkiksi lähdeasiakirjat ovat tarkastus ja toimistotarvikkeiden vastaanotto.

Miksi lähdedokumentit ovat tärkeitä

Lähdedokumentti on olennainen kirjanpidon ja kirjanpidon kannalta, koska se osoittaa, että rahoitustoimi tapahtui.

Jos yritys auditoidaan, lähdeasiakirjat varmuuskopioivat kirjanpito-aikakauslehdet ja päärekisterit kiistattomiksi jäljitysketjuksi.

Lähdedokumenttien pitäminen yrityksessä on yhtä kuin verojen vähennysten vähentämiseen liittyvien tulojen pitäminen henkilökohtaisten verojen osalta. Jos verot tarkastetaan, ne osoittavat, että olet tehnyt nämä ostokset. Sama pätee yrityksellesi, mutta yrityksessä et pidä kuitit vain verovähennyskuluina. Sinä säilytetään alkuperäiset asiakirjat jokaiselle liiketoimelle.

Lähdeasiakirjassa kuvataan kaikki tapahtuman perustiedot, kuten tapahtuman määrä, jolle tapahtuma tehtiin, tapahtuman tarkoitus ja tapahtumapäivämäärä.

Seuraavassa on muutamia esimerkkejä tavallisista lähdeasiakirjoista:

peruuntunut tarkistus

lasku

• kassanrekisteröintikysely
• tietokoneella tuotettu kuitti
• hyvitysmaksu asiakastuelle
• talletuslipas
• ostotilaus

Lähdedokumenttien käsitteleminen

• Lähdekirja on kirjattava asianmukaiseen kirjanpitoon mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen. Tallennuksen jälkeen kaikki lähdeasiakirjat on jätettävä pois jonkinlaisessa järjestelmässä, jossa ne voidaan hakea, jos niitä tarvitaan.

Joissakin tapauksissa voi jopa olla tärkeätä antaa huoltotavalta, jotta pystyt selvittämään, että kyseinen lähdekoodi pysyy hallinnassasi.

Lähdedokumentit vs. valokopiot

Useimmissa tapauksissa kopiot lähdeasiakirjoista ovat laillisesti hyväksyttäviä. Esimerkiksi sisäinen tulovirasto on hyväksynyt valokopiot kuitista vuodesta 1997, kunhan ne ovat luettavia, sisältävät kaikki alkuperäisessä muodossa olevat tiedot ja skannausprosessin rajoissa ne tiedot, jotka ovat identtisiä alkuperäinen.

Materiaalikokonaisuus, jossa määritettiin ostetut kohteet ja maksettu hinta, mutta joka oli skannattu ilman toimittajan nimeä, ei täytä. Asiakirja, joka esitti kaikki alkuperäisessä kuitissa olevat tiedot, mutta joka on palautettu Word- tai Excel-muodossa, ei myöskään täytä.

IRS-standardi - täydellinen, luettava ja tarkka alkuperäisen kopiointi - on sama standardi, jota käytetään useissa yrityksissä ja valtion virastoissa.Muut toimielimet kuitenkin lisäävät näitä yleisiä vaatimuksia.

Esimerkiksi Washingtonin yliopisto hyväksyy alkuperäisen asiakirjan korvaavaksi valokopiot, jotka on skannattu vähintään 300 dpi: n tiheydellä (dpi) ja jotka on esitetty joko PDF- tai TIFF-muodossa; se ei hyväksy JPEG-valokopioita.

Jos aiot skannata kirjanpitoa tai oikeudellisia asiakirjoja tallennuksen helpottamiseksi, tarkista asiaankuuluva laitoksesi varmistaaksesi, että he hyväksyvät asiakirjat siinä muodossa, jonka aiot käyttää.