Vinkkejä Best Event Plannerin tai tuottajan palkkaamiseen

Ulkopuolisen tapahtuman suunnittelijan tai tuottajan palkkaamisen ei tarvitse olla pelottava tehtävä, mutta sinun on huolehdittava siitä, että käytät parhaita tapahtumasuunnittelijoita hankkimalla aikaa ja hankkimalla ne huolellisesti ennen kuin olet sitoutunut yritykseesi tapahtuma.

Valittavissa on useita muuttujia, mukaan lukien tapahtumasi tavoite, budjetti, jonka kanssa olet tekemässä työtä, syy ulkoisten palkkaamiseen ja käytettävissä olevat hakijat työhön, ja onneksi on olemassa suuri määrä resursseja yritykset voivat valita valita paras tapahtuman suunnittelija tai tuottaja auttaa luomaan yrityksen tapahtuma.

Käytä seuraavaa ohjetta, jonka avulla voit selvittää, tarvitsetko tapahtumasuunnittelijan seuraavaa yritystilaisuutta varten ja jos et, miten valita paras ehdokas työhön.

Määritä tapahtumasi tavoite ja tarve tapahtumasuunnittelijalle

Useimmat ihmiset ajattelevat, että ulkopuolisen tapahtumasuunnittelijan tai palveluntarjoajan palkkaaminen alkaa määrittämällä tapahtuman budjetin, mutta totuus on, että on tärkeämpää aloittaa määrittelemällä, miksi haluat pitää tapahtuma ensinnäkin. Ennen kuin tavoitat ulkoisen tai sisäisen resurssin, joka auttaa sinua suunnittelemaan kyseisen tapahtuman, haluat jakaa tärkeät tapahtumien tavoitteet. Vastaa omia asiaankuuluvia kysymyksiäsi siitä, kuka, mitä, missä, milloin, millä ja millä keinoilla on aikaa tehdä muutoksia myöhemmin.

Kun olet määrittänyt tavoitteenne, ilmestyy muutamia selkeitä ideoita siitä, minkä teeman ja viestin haluat välittää tapahtumallasi, mutta mikä tärkeintä, haluat määrittää, mitkä toiminnot ja palveluita, joita tarvitset ulkopuolisen resurssin käsittelemiseksi puolestasi.

Haluat selvittää, mitä budjettia sinulla on suunnittelija, ja jos he auttavat valitsemaan tapahtumapaikan, luomaan valikot ja antamaan suosituksia ruoka- ja juomavaihtoehdoista, lähdepuhujat ja viihde, olla paikan päällä päiväksi tuotannon tarpeisiin ja / tai auttaa luomaan tärkeät viestintäasiakirjat, kuten kutsut ja vieraskirja.

Jos aiot järjestää tapahtumasi yksin ja jos sinulla on jokin näistä tarpeista tarpeetonta, on todennäköistä, että haluat vuokrata tapahtumasuunnittelijan näiden tehtävien ja vastuiden hallitsemiseksi.

Käytä paikallisia lähteitä etsimään oikeutettua tapahtumasuunnittelijaa

Usein ihmiset ajattelevat, että suusanallisesti on paras tapa palkata tapahtumasuunnittelija heidän juhlatilaisuutensa, aamiaistarjoittelukokouksen, viikonlopun vetäytymisen tai muuntyyppisen tapahtuman, ja vaikka se varmasti auttaa, tämä ei todennäköisesti ole tehokkain lähestymistapa.

Jos yrität löytää parhaan tapahtumasuunnittelijan tapahtumallesi, kannattaa parhaiten tutkia sellaista, joka on kokenut ja jolla on vahva maine tapahtumasuunnittelijoiden yhteisössä.Suullinen osa tarjoaa mahdollisuuden myynnin helppouteen suunnittelijoille, jotka haluavat löytää uusia asiakkaita, mutta vertaisverkko on erittäin tehokas.

Riippumatta siitä, onko kyseessä sosiaalinen tapahtuma tai yrityskokous, yleisesti ottaen tapahtumasuunnittelijan tai ravintoloitsijan palkkaamista koskevat säännöt pysyvät samoina: haluat palkata joku, jolla on asiantuntemusta tapahtumallesi luomisessa.

Harkitse ammattiryhmien lukumääriä tai tarkista kokousammattilaisten kansainvälisten tapahtumien kansallisten tai paikallisten lukumäärien, kansainvälisten erikoistapahtumien seuraajien, ravintolayritysten kansallisten yhdistysten tai hammashoidon ammattiliittojen kanssa; on myös tärkeää selvittää kuka julkaisee artikkeleita omalla toimialallaan.

Jos haluat tietää, kenellä on maine tarjota palveluja tai asiantuntemusta tietyillä markkinoilla, tarkista paikalliskokouksen ja vierailijoiden toimisto, sillä monet tapahtumasuunnittelijat ovat aktiivisia jäseniä ja ylläpitävät myös suhteita paikallisiin kauppakamareihin. toinen tapa lähdeasiantuntijoihin on päästä hotellikonttorin myyntiosastoon - he jakavat kanssasi, ketkä he luottavat.

Haastattelut ja tapaamistilaisuudet hakijoiden kanssa

Useimmat tapahtumasuunnittelijat haluavat kuulla tapahtumaasi, mutta antavat heille aluksi lyhyt tiedot ja keskittyvät hieman enemmän heidän asiantuntemukseensa ensimmäisessä haastattelukierroksessa, jonka aikana vähennät ehdokkaiden määrää kolmeen voimakkaimpiin hakijoihin.

Tämän jälkeen pyydä jokaisesta tapahtumasuunnittelijasta tai heidän yrityksestään jakamaan tietoja liiketoiminnastaan, kokemuksistaan ​​aiempien tapahtumien kanssa ja miten he aikovat varautua ennakoimattomuuteen, kiinnittäen tarkkaan huomiota hakijan vastauksiin ja mahdollisiin jatkotoimiin, joihin hän tai hän voi olla yrityksellesi, tapahtumalle tai sen tavoitteille.

Hyvät suunnittelijat käyvät keskustelun kautta oppia tapahtumasi yleisten tavoitteiden, aikajanan, budjetin, vieraslaskujen ja henkilökohtaisten mieltymysten mukaan. Hyvät suunnittelijat antavat sinulle kysymyksiä organisaatiostasi ja oppivat tavoitteistasi ja tapahtumistasi - etsi näitä merkkejä haastattelemalla etsiä ehdokkaita, jotka erottuvat yli muiden.

Vaikka ei aina ole mahdollista tavata henkilöä henkilökohtaisesti ensimmäisen haastattelukierroksen aikana, varsinkin jos ohjelma on poissa kaupungista, tämä voi olla kriittinen askel valitsemaan oikea suunnittelija tai tuottaja tapahtumalle ja yritykselle.

Face-to-face -kokoukset tarjoavat näkemyksen suunnittelijan asiantuntemuksen tai kokemuksen ulkopuolelle suhteessa yrityksenne tiimiin, joka auttaa luomaan tämän tapahtuman - haluat valita ehdokkaan, jolla ei ole vain hienoa seurata laadukkaiden tapahtumien tuottamista, mutta myös henkilöä, joka tulee tiimisi kanssa.

Vähentäminen ja valinnan tekeminen

Se ei ole tarpeeksi hyvä mennä suolistasi vaistoon, ystävienne tai jopa kollegoidenne ja työtovereilleenne tai henkilökohtaisesti tapaamiselta - tämä on tapahtumaasi ja < sinun nimesi ja maineesi liitetään siihen - sinun on myös tarkistettava hakijoiden viitteet.Muista kysyä asiakkaiden nimiä ehdokkaat ovat työskennelleet aikaisemmin, mutta myös kaivaa jokaisen suunnittelijan historiaan löytää tapahtumia, joita hän ei ehkä ole maininnut - saatat huomata, että hän teki muutamia tapahtumia tietyn asiakkaan kanssa, joka ei ei tee hänen jatkaa. Kun olet varmistanut, että ehdokas toimii hyvin yrityksesi kanssa, osoittaa alan asiantuntemusta ja sillä on melko hyvä käsitys tapahtumasta, jonka haluat tuottaa hänen kanssaan, on aika kaventaa valintaasi yhteen ja kuunnella hänen ajatuksiaan tapahtumasta. Tavoitteiden ja ajatusten perusteella hyvä tapahtumasuunnittelija esittää sinulle suunnitelmaa, joka auttaa sinua saavuttamaan teemasi - jos se on yksityinen ilta ja päivällinen intiimille ihmisryhmille, suunnittelija saa sinut ideoihin, joihin kuuluu monia ohjelman yksityiskohdat.

Tapahtumasuunnittelija esittää tässä vaiheessa ideoita, joiden avulla voit tuntua, että he ovat ottaneet budjettisi ja kaksinkertaistaneet arvonsa. Tämän pitäisi olla ilmeinen siinä, miten he kohtaavat näkemystään tapahtumistasi.

Talousarvion vertaaminen tapahtumasuunnittelijaan

Tapahtumatavoitteiden perusteella on mahdollista luoda yleinen käsitys siitä, kuinka paljon se maksaa ohjelmasi eri elementeille, jotka vaihtelevat sen tyyppisen tapahtuman tyypin mukaan, hosting ja mitä se sisältää. Monet ihmiset, jotka järjestävät tapahtuman ensimmäistä kertaa, joutuvat usein ansaan haluamaan suunnittelemaan samppanjaa tapahtuman olutbudjetissa, minkä takia monet ihmiset kääntyvät avustamaan tapahtumasuunnittelijastaan.

Ihanteellinen ehdokas ottaa mitä budjetoitasi esittelet ja muokata sitä maagiseksi, mutta nämä ideat tulevat hinnalla ja on tärkeää, että pyydät suunnittelijaa ilmaisemaan kaikki kustannukset ja mahdolliset lähteet siitä, miten nämä palkkiot katetaan ja sisällytetään kokonaistalousarvioon - tapahtumasuunnittelijan palkkiot vaihtelevat suunnittelijasta suunnittelijalle tai tapahtumajärjestäjälle tapahtumayhtiölle.

Tapahtuman luonteesta riippuen sinua pyydetään antamaan talletuksia, papereita ja sopimuksia tapahtumasuunnittelijalle ja heidän tarjoamistaan ​​tapahtumapaikoista ja palveluista. Tämä on täysin hyväksyttävä tapa käsitellä yrityksiä, mutta tässä asiassa parhaita neuvoja ovat hakea ammatillista neuvontaa ja koskaan allekirjoittaa sopimusta, jota ei ole tarkistanut oma lakimies - varsinkin silloin, kun käsitellään yksityishenkilöitä, joilla ei ole saman yrityksen resurssit.

Pysy suunnitelmissasi ja valmistaudu palamaan ja rehire

Useimmat huonoja tarinoita, jotka tapahtuvat tapahtumasuunnittelussa, ovat yleensä seurausta seuraamuksen puutteesta. Tapahtumasuunnittelu edellyttää logistiikan tehokasta koordinointia ja niiden siirtämistä kolmannen osapuolen henkilöön, jos olet palkannut tapahtumasuunnittelija, ei ole täysin vastuussa yrityksesi tavoitteista ja tavoitteista.

Tästä syystä palkkausjohtajan tulee työskennellä läheisessä yhteistyössä suunnittelijan tai tuottajan kanssa varmistaakseen, että jokainen tuotannon osa irtoaa ilman vetoa - siitä, että paikat ja toimittajat ovat valmiita tapahtumaan varmistaakseen, että maksut ovat olleet jokaiselle toimittajalle ennen ja jälkeen.Tämä ei tarkoita sitä, että useimmat tapahtumasuunnittelijat eivät toimita heidän luvattuja palvelujaan, vaan yksinkertaisesti sinun on varmistettava, että logistiikka on vahvistettu.

Jos kaikki menee suunnitellulla tavalla, sinulla on menestyksekäs tapahtuma ja erinomainen tapahtumasuunnitteluratkaisu tulevaisuuteen, mutta jos suunnitteluprosessi ei suju tasaisesti kirjallisesti sovittujen palveluiden kannalta, on tärkeää tarkistaa, onko hanke sopii hyvin suunnittelijan kanssa.

Vaikka on järkevää olla kärsivällinen ja työskennellä logistiikan ja mahdollisten väärinkäsitysten avulla matkan varrella, jos et saa palveluja, jotka haluavat, niin sinun pitäisi olla valmis tekemään vakavia keskusteluja. Jos haluat, ole valmis käynnistämään huonon suunnittelijan ja varmuuskopio-vaihtoehdon aina.