Projektin viiden vaiheen ymmärtäminen

Vaikka jotkut projektimenetelmät kuten agile lähestymistavat pakata tai toistaa seuraavia vaiheita nopeammissa, iteratiivisissa sykleissä, kunkin vaiheen työ on näkyvissä ja erotettavissa jokaisessa projektissa.

Viralliset projektit Seuraa viittä vaiheprosessia seuraa

1. Aloitus: projektiryhmän muodostuminen, projektin rahtaus ja kick-off.
2. Suunnittelu: hankkeen laajuuden viimeistely, yksityiskohtaisen työn erittely, riskin arviointi, resurssivaatimusten tunnistaminen, aikataulun viimeisteleminen ja varsinaisen työn valmistelu.

1. Suoritus: suoritetaan projektin määrittelyn ja laajuuden edellyttämä todellinen työ.
2. Monitor and Control: todellisten resurssien ja budjettien hallinta, raportointi ja valvonta toteutusvaiheen aikana.
3. Projektin sulkeminen: hankkeen toteuttaminen, arvioitu oppitunti, projektiryhmän keskeyttäminen.

Perinteinen projektivirta

Projektin koosta riippumatta portaiden välinen liike on sama. Hanke aloitetaan tai käynnistetään peruskirjan avulla, joka yksilöi projektin johtajan ja kuvaa hankkeen merkitystä.

Kun hanke on aloitettu, se siirtyy suunnitteluvaiheeseen. Tässä ydin ja työryhmät tunnistavat tarvittavan työn, jotta hankkeen laajuus voidaan saavuttaa ja kehittää arvioita ja arviointeja aikaa, kustannuksia, resursseja ja riskejä varten.

Suunnitteluvaiheen jälkeen työ alkaa ja tapahtuu määrätyssä järjestyksessä, joka on välttämätöntä siirtyä edeltävästä tai edeltävästä toiminnasta seuraajaksi.

Projektin riippuvuudet ovat tärkeässä asemassa tässä vaiheessa.

Projektin johtaja ja tiimin jäsenet valvovat, raportoivat ja ohjaavat kokonaisohjelmaa painottaen kriittisiä polkuaktiviteetteja. Tämä työ jatkuu, kunnes toteutusvaihe on valmis ja hanke toimitetaan asiakkaalle.

Viimeinen vaihe, hankkeen lähelle, on toimituksen kääriminen, arvioitu oppitunti ja projektiryhmän keskeyttäminen niin, että jäsenet voivat siirtyä seuraavaan aloitteeseensa.

Käteviin tai iteratiivisiin kehitystyyppisiin projekteihin suunnitellaan ja toteutetaan lyhyitä spurteja tai sprintteja, joiden vaiheet toistuvat, kunnes hanke on valmis asiakkaan tyytyväisyyteen.

Yksityiskohtainen selitys jokaiselle vaiheelle

Aloitus: Vankka projekti-aloittaminen ei ainoastaan ​​sijoita projektia menestykseen, vaan se myös luo perustan kaikille tuleville vaiheille. Aloittamisen aikana saat projektiryhmän jäsenet, kerro heille projektin kokonaistavoitteista ja kysy asiakkaalta tai projektin omistajalta mahdollisimman monta kysymystä, jotta voit suunnitella projektin tehokkaasti.On myös hyvä aika rakentaa joukkueen innostusta hankkeesta ja kerätä viime hetken yksityiskohtia, jotka voivat vaikuttaa projektisuunnitteluun. Lisätapahtumia ovat:

• Sidosryhmien analyysi
• Toimeenpanovastaava
• Peruskirjan asiakirjan kehittäminen ja viestintä
• Muodollinen alkumisistunto

Suunnittelu : Kun olet aloittanut projektin ja kerännyt kaikki tarvittavat tiedot, aloitat projektin suunnittelun. Suunnitteluvaihe riippuu projektin koosta, siitä, kuinka paljon tietoja sinun on järjestettävä ja kuinka suuri joukkueesi on.

Suunnitelman lopputuloksesta tulee olla selkeä hankesuunnitelma tai aikataulu, josta kaikki noudattavat annettuja tehtäviä. Hanke-suunnitteluohjelma, kuten Microsoft Project tai Basecamp, on erittäin hyödyllinen projektin suunnittelussa. Jos sinulla ei ole pääsyä näistä ohjelmista, tee yleinen haku verkossa ilmaiseksi hankesuunnitteluohjelmistoon. Vaikka projektin suunnitteluohjelma on hyödyllinen, se ei aina ole välttämätöntä. Excelin ja Wordin avulla suunnitelman laatiminen ja viestintä tiimille ovat yhtä tehokkaat. Erityisiä tehtäviä suunnitteluvaiheessa ovat:

• Eri sidosryhmien viestintäsuunnitelman laatiminen
• Yksityiskohtaisen työnjaon rakenne.
• Kriittisen polun tunnistaminen.
• Piirtämällä resursseja projektisuunnitelmaan ja hienosäätämään työn jaksottamista projektin riippuvuuksiin ja resurssirajoituksiin perustuen.
• Yksityiskohtaisen aikataulun laatiminen.
• Riskien arviointi ja riskien priorisointi- ja lieventämissuunnitelman kehittäminen.

Suoritus: Nyt kun sinulla on vankka projekti, joukkue voi aloittaa projektin suorittamisen määrätyille tehtävilleen. Se on vaihe, jossa kaikki todella aloittavat työn tekemisen. Haluat virallisesti aloittaa toteutusvaiheen henkilökohtaisissa kokouksissa varmistaakseen, että kaikilla on se, mitä he tarvitsevat aloittaakseen projektin osan toteuttamisen. Joukkueen aloittaminen oikealla tiellä on olennainen osa hankkeen menestystä, joten selkeästi laatii aikataulun ja viestintäsuunnitelman.

Näyttö ja hallinta: Projektin ollessa toteutusvaiheessa aloitat seurannan ja valvonnan sen varmistamiseksi, että se liikkuu suunnitellulla tavalla. Projektissa voi seurata ja hallita erilaisia ​​tapoja. Ajoittaiset sisäänkäynnit tiiminjohtajien kanssa, järjestetyt päivittäiset "stand-upit" tai muodolliset viikkotilaustilaisuudet ovat tehokkaita. Näistä kokouksista tai viestintäkanavista tulevat tiedot ilmoittavat palauteilmoitukselle ja viime kädessä kaikki suunnitelmat ja muutokset, jotka ovat välttämättömiä projektille. Muita tärkeitä toimia tässä vaiheessa ovat:

• Sitoutuminen ennalta laadittuun viestintäsuunnitelmaan varmistaa sidosryhmien tietoisuus hankkeen tilasta.

• Työryhmien ja työtehtävien seuranta kriittisellä tiellä.

• Tunnistamalla mahdollisuuksia parantaa aikataulutietojen suorittamista nopeuttamalla tai suorittamalla toimintaa samanaikaisesti tai tarvittaessa kaatamalla ohjelmat lisäämällä resursseja.

• Todellisten tai suunniteltujen kustannusten seuranta.

• Joissakin tapauksissa seuranta, laskeminen ja raportointi hankesuunnitelman ansainnut arvosta.

• Vaaratilanteiden seuranta ja lieventäminen sekä riskisuunnitelman tarkistaminen tarpeen mukaan.

Hankkeen sulkeminen: Kun kaikki hankkeen yksityiskohdat ja tehtävät ovat täydelliset ja asiakkaan tai projektin omistajan hyväksymät, voit lopettaa projektisi. Hankkeen sulkeminen on yhtä tärkeää kuin sen käynnistäminen, suunnittelu ja toteutus. Haluat dokumentoida kaikki hankkeen tiedot ja organisoida ne niin hyvin, jotta voit tarvittaessa palata siihen. On myös hyvä hetki pitää post mortem projekti, joten kaikki tiimin jäsenet voivat pohtia, mikä meni oikein tai väärin projektin aikana. Se olisi dokumentoitava niin, että tulos voidaan jakaa muiden projektijäsenten kanssa ja tallentaa projektihistorian kansioon. Lopuksi on tärkeää virallisesti lykätä projektitiimiä, antaa palautetta ja suorituskyvyn arviointeja, kuten yrityksesi käytäntö on osoittanut.

-

Päivitetty Art Petty