Vaatimukset Paycheck-rekisterin pitämisestä työntekijöille

Palkkahallinnon ja muun työntekijän asiakirjojen pitämisestä vastaa työministeriön palkka- ja työtuntien osasto ja oikeudenmukainen työlainsäädäntö. Työnantajien on seurattava korvauksia ja lomaa, ja sisäinen tulovirasto vaatii myös, että pidät palkkalistoja kaikista nykyisistä työntekijöistä vähintään kuuden vuoden ajan työn päättymisen jälkeen.

Mitä Paycheck-tietueita työnantajan on pidettävä yllä?

Sinun tavallisesti pitää useimmat lain edellyttämät tietueet vain liiketoiminnan aikana, joten noudattaminen ei saisi olla paljon ylimääräisiä askeleita tai töitä.

Tarkastele ennätyksiä, jotka sinun on jo varmistettava, että noudatat IRS- ja FLSA-vaatimuksia.

Tietueita voidaan säilyttää missä tahansa muodossa, myös sähköisesti. Kaikkiin ei-vapautettuihin työntekijöihin ja vähimmäispalkkavaatimuksiin kuuluvat:

• Henkilötiedot, mukaan lukien työntekijän nimi, kotiosoite, ammatti, sukupuoli ja syntymäaika, jos hän on alle 19-vuotias
• Tunti ja päivä, jolloin työviikko alkaa
• Työtunnit yhteensä jokainen työpäivä ja jokainen työviikko
• Päivittäiset tai viikoittaiset suoratulot
• Säännöllinen tuntipalkka viikossa, kun ylityötä tehdään
• Työvuoron ylityöpalkka
• Maksetut palkat yhteensä > Päivä, jona maksu ja palkkaus katetaan.

Vapaa-aikaiset työntekijät on maksettava vähintään vähimmäispalkasta ja saat ylityötunteja yli 40 viikossa työskenteleville. Työntekijä voi olla vapautettu, jos hänelle maksetaan palkkaa vähintään 455 dollaria viikossa ja hän suorittaa tiettyjä työtehtäviä, tyypillisesti hallinnollisia, toimeenpanovirastoja tai johtoa.

Suoraa palkkaa on se, joka ansaitsee ensimmäisen 40 tunnin aikana työviikon aikana.

Vapautettujen työntekijöiden edellyttämät rekisterit poikkeavat poikkeuksetta vapautetuista työntekijöistä, ja kotitaloustyöntekijöille, palkattomille palkkausjärjestelyille työskenteleville työntekijöille, asukkaille, joille on annettava majoitus tai muita tiloja, sekä henkilöille, jotka saavat korjaavia toimenpiteitä koulutus.

Jos joku työntekijäsi kuuluu näihin luokkiin, ota yhteyttä asianajajaan.

Lomakkeet, jotka sinun on pidettävä

Sinun on säilytettävä palkkakirjojen lisäksi muutamia muita asiakirjoja jokaiselle työntekijälle.

Allekirjoitettu kopio W-4-lomakkeesta, josta ilmenee liittovaltion lähdevero. Tätä lomaketta voi muuttaa monta kertaa, joten pidä yllä viimeistä lomaketta yllä.

• Kopio kaikesta lomakkeesta, jolle työntekijä on hyväksynyt palkan vähennykset, mukaan lukien etuudet ja erityiset lahjoitukset, kuten United Way tai muut hyväntekeväisyysjärjestöt.
• Kopio työntekijän alkuperäisestä hakulomakkeesta ja mahdollisista asiakirjoista, kuten jatkokirjaus tai transkriptiot.
• Kirjaa palkkatasojen muutoksista, mukaan lukien ylennykset tai alennukset, sekä syyt näihin toimiin.
• Mikä on paras tapa pitää Paycheck-tietueet?

Paycheckin rekistereitä, mukaan lukien kaikki työtunnit, kaikki palkkatason muutokset ja palkanmaksut, olisi säilytettävä erillisessä tiedostossa.

Sinun on myös pidettävä kirjaa kaikista työntekijän palkan ja etuuksien muutoksista, mukaan lukien työntekijöiden suostumukset. Sinulla on oltava kirjallinen suostumus asiakirja-aineistosta työntekijän palkan vähentämisestä lukuun ottamatta FICA-veroja ja -korjauksia.

Susan Heathfield, henkilöstöasiantuntija, on yksityiskohtaisempaa tietoa siitä, mitä työntekijän henkilötiedostossa pitää säilyttää.

Kuka saa katsella työntekijärekisteriä?

Useimmat yritykset pitävät työntekijärekisteriä rajoitetulla alueella ja sallivat pääsyn vain henkilöille, jotka saattavat joutua näkemään tietueet heidän työpaikkansa tai asemansa vuoksi. Työntekijätietueita ei saa koskaan poistaa rekisteristä. Jos sinulla on enemmän kuin muutama työntekijä, voit halutessasi luoda henkilötiedostojen käyttöoikeuspolitiikan, jotta työntekijät tietäisivät, miten he voivat vastata pyyntöihin.

Työntekijöille olisi annettava mahdollisuus nähdä omat tietueensa. Haluat ehkä jäädä huoneeseen työntekijälle, kun hän katselee omaa tietuettaan.

• Määritä, mitkä yrityksen työntekijät voivat nähdä työntekijärekisterin. Pääsyn on yleensä rajoitettu henkilöstöosaston henkilöstöön ja tiettyyn tasoon johtavien johtajien ja johtajien käyttöön.
• Useita liittovaltion ja valtion tilintarkastajia voidaan käyttää henkilöstörekistereihin tilintarkastuksen tarkoituksiin. Voit pyytää optiota ennen kuin sallitaan tilintarkastajan pääsy työntekijärekisteriin.
• Oikeuslaitoksen työntekijöitä voi saada tietyissä erityistapauksissa. Ylin tason virkamies tai yhtiön asianajaja tarkistavat asianajajan pyynnön ennen kuin sallitaan tietueiden katselu.