Mitä tietää ennen tapahtumavalikon valitsemista

Kun on kyse vieraiden nauttimisesta tapahtumasta, ruoka ja juoma ovat yhtä tärkeitä tapahtumalle kuin itse tapahtuman tarkoitus. Koska tapahtumasuunnittelija, olet todennäköisesti vastuussa työskentelystä catering-ammattilaisen suunnittelemaan ruokaa oikealle alas valintasi kunkin ryhmän valikosta.

Tapahtumavalikon suunnittelu

Olitpa sitten töissä yksityisen tarjoajan tai catering-johtajan kanssa tapahtumapaikassa, on aina hyödyllistä pohtia useita tekijöitä ennen valikon rakentamista.

Ensimmäinen asia, johon on syytä muistaa, on, että ne ovat lähes 100% joustavia. Ja vaikka suurin osa ravintoloista antaa sinulle mahdollisuuden vahvistaa valikon ja päätän noin kolme viikkoa ennen tapahtumaa, suosittelen aina vahvistamaan valikon paljon aikaisemmin suunnitteluprosessissa. Tässä on mitä sinun tarvitsee tietää ennen kuin aloitat.

Aamiainen, lounas ja päivällinen valikot

Valikossa on oltava useita valmiiksi pakattuja ateriavaihtoehtoja ja à la carte -valikoimia, jotka on kehittänyt johtajan kokki tai tarjoilija. Päivän eri aterioiden lähestymistapa - aamiainen, lounas ja illallinen - ovat yleensä ainutlaatuisia. Harkitse seuraavia asioita:

• Aamiainen: Aamiaisen yhteydessä pakatut valikot ovat yleensä kustannustehokkaampia ja helpompi valita, mukaanlukien mannermainen vaihtoehto, kuuma buffetti ja aamiainen. Jos tarjoat aamiaisen ennen virallisen ohjelman alkua, muista valita vaihtoehto, joka sopii parhaiten tapahtumasi aikatauluun.

• Lounas: Useimmat tarjoilijat tarjoavat useita lounasbuffet -vaihtoehtoja, "työleivän" valintoja (kuten à la carte -leipiä ja sopivia sivuja) ja jopa boxed-lounaita. Jälleen paras aterityypin valinta riippuu täysin ohjelmasi aikataulusta, joten harkitse, kuinka paljon vieraiden on syytä syödä.
• Illallinen: Sinulla on aina valikoima pakattuja illallisbuffetteja tai päällystettyjä illallisia, ja molemmat voivat tarjota valinnan kolmesta viiteen kurssiin. Tässä löydät esineitä, jotka heijastavat johtajan kokin henkilökohtaisia ​​mieltymyksiä, ja on myös yleensä aika antaa ruoan loistaa.

Ruoat ja vastaanotto valikot

Ruoan suunnittelussa tapahtumalla suunnittelu ei ole aina rajoitettu kolmeen neliöruokaan. Itse asiassa monet monipäivän konferenssit vaativat catering-suunnittelua aamiaisen, lounaan ja illallisen lisäksi, ehkä ajoitetun tauon tai aamiaisen ja cocktail-vastaanoton aikana. Executive kokki tai tarjoilija voi esitellä sinulle useita valmiiksi pakattuja ateriavaihtoehtoja sekä à la carte -valintoja:

• Rikkoutumiset: Jos budjetillasi on varaa, teemareitit ovat aina mielenkiintoisempia kuin tavalliset juomat ja välipalat.
• Vastaanotot: Useimmat tarjoilijat tarjoavat à la carte -vaihtoehtoja ohjatuille jäähdytetyille ja kuumeille sekä isännöidylle baarin vastaanottopaketille (veloitetaan tunneittain henkilöä kohden tai kulutukseen). He voivat myös tarjota kylmää ja kuumaa juoma-asemaa sekä jälkiruoka-asemia.

Big Dinner Kysymys: Buffet tai Plated?

Riippumatta siitä, mitä ateria on kyseessä, olen havainnut lukuisia tilanteita, kun tapahtuman järjestäjä on pyytänyt väärää muotoa aterian tarjoamiseksi.

Seuraavien aikakysymysten on oltava hyvä opas määrittämään, miten parhaiten ateria voi palvella:

• Plated: Plated aterioita vaativat vähintään 1. 5 tuntia, ellei 2 tuntia, palvella ja puhdista huone. Lahennettua ateriapalvelua käytetään yleisimmin päivälliseen ja rentoihin ylimmän johdon kokouksiin.
• Buffet: Yritä sallia enintään 1 tunnin esityslistan ajankohta buffetaterian yhteydessä. Buffetit ovat loistava muoto aamiaiselle ja lounaalle.
• Hyväksytyt kohteet: Vaikka hieno vaihtoehto hors d'oeuvres, ohimennen palvelua käytetään tyypillisesti vain vastaanoton aikana.

Erikoistarpeet

Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä valikkosuunnitteluperiaatteissa otetaan huomioon erityiset ruokavalion tarpeet.

• Ruoka-aineallergiat
• Uskonnolliset vaatimukset
• Muut ruokavalion rajoitukset

Ainoastaan tapa tietää tällaisista erityistarpeista on kysyä, ja ainoa tapa suunnitella heitä on keskustella heistä catering catering mahdollisimman pian.

Juhlatilaisuuden tilaus

Juhlatilaisuuden tilaus on muodollinen kirjoitus, joka kertoo kaikki ruokailutarpeesi osatekijät, kun olet käynyt läpi kaikki edellä mainitut näkökohdat ja suunnitteluvaiheet. Se edellyttää allekirjoitusta (tapahtumasuunnittelijana), joten tarkista tämä asiakirja tarkasti, koska sekä sinä että palveluntarjoaja viittaavat siihen myöhemmin. Se sisältää seuraavat päätökset, pyynnöt ja vaatimukset:

• Ruoka ja juoma
• Huoneiston asetukset
• Audiovisuaalinen
• Viihde ja sisustus
• Palkkiot

Tapahtuma Ruoka ja juoma

Kun rakennat ravintolibudjettisi, varoa seuraavat maksut:

• Catering minimit: Useimmat ateriat edellyttävät vähimmäispäämää ja peritä per henkilö.
• Työhinta: Tapahtuman määrittämiseen sovelletaan vähimmäismaksua. kuitenkin usein neuvoteltavissa ja luopua, jos tapahtuma täyttää vähimmäismaksut.
• Kokkipalkkio: Charged, jos tapahtuma käyttää veistosasemaa.
• Baarimaksu: Charged, jos tapahtuma vaatii baaripalveluita.
• Huoneenvuokra: Usein neuvoteltavissa ja luopua, jos tapahtuma täyttää vähimmäismaksut.
• Palvelumaksu ja liikevaihtovero: Ennakoida 20% tai prosenttiosuus tunnistettavana palvelumaksuna ja paikallisverona.