Tapahtumien ja kokouksen suunnittelijoiden odotetaan osallistuvan tai kirjoittavan virallisia kutsukirjeitä ja materiaaleja kokouksiin, kannustaviin matkoihin ja muihin järjestelmiinsä. Sen ei tarvitse tuntua ylivoimaiseksi tehtäväksi, mutta on tärkeää noudattaa tiettyjä toimenpiteitä noudattaen asianmukaista kutsutuntotarjontaa ja välttää puuttuvat tärkeät yksityiskohdat vieraille.
Näin voit:
-
Luo tapahtuma-aihe. Ennen virallisten kutsujen ja materiaalien kirjoittamista suunnittelijoiden on varmistettava, että heillä on houkutteleva teema ohjelmalle. Seuraavat kysymykset auttavat aivoriihiusprosessin käynnistämisessä: Onko kyseessä koulutustilaisuus, seminaari tai kannustinretki? Missä sitä pidetään? Mikä on ainutlaatuinen kyseisestä kohteesta tai paikkakunnasta? Mikä on tapahtuman karkea aikataulu? Mitkä ovat ohjelman tavoitteita? Miksi osallistuja haluaa osallistua? Nämä kysymykset auttavat luomaan suuren tapahtumateeman.
-
Luo sähköinen kutsu. Useita virallisia kutsukirjeitä ja materiaaleja merkittäville tapahtumille on nyt siirretty verkko-rekisteröintijärjestelmille, koska RSVP-prosessissa on otettava tärkeät tapahtumalogistiikka: nimien kirjoittaminen, yhteystiedot, ruokavalion vaatimukset, kuljetustarpeet, ohjelman yksityiskohdat, toiminnan tiedot ja paljon muuta. Huomaa: Vähemmän monimutkaiset tapahtumat voivat käyttää yksittäistä verkkosivua tai graafista kuvatiedostoa, joka lähetetään sähköpostitse tapahtumatietojen ja RSVP-yhteyksien välittämiseksi.
-
Luo painettu kutsu. Ohjelman tai tapahtuman luonteesta riippuen kutsutuntotarjonta saattaa viitata siihen, että kirjoitat virallisia kutsukirjeitä ja muistiinpanoja, jotta vieraat tietävät, että todella arvot heidän läsnäolostaan. Tämä eroaa tapahtumamateriaaleista; sen sijaan harkitse yksinkertaista kutsukorttia, joka antaa asiakkaalle arvokasta tietoa, kuten isäntän ja hänen nimensä, tapahtuman teeman, päivämäärät ja / tai aikat ja RSVP-yhteyden.
-
Muodollisten tapahtumien kutsut. Osana elektronista kutsua sinun on esitettävä korkeatasoiset tiedot ohjelmasta ja tapahtumasta. Esimerkiksi jos kyseessä on kannustava matka tai monipäiväinen konferenssi, haluat sisällyttää seuraaviin kohteisiin: määränpää, päähotellin / konferenssitapahtuman, pääaiheen, kaiuttimet (mukaan lukien bios), aikataulut, toiminnot, logistiikka ja yksityiskohdat rekisteröinnistä. Kutsuviesteillä ja materiaaleilla on oltava vierailijalle syy osallistua, ja siihen on aina sisällyttävä toimintapyyntö.
-
Kutsu-etiketti alkaa kohteen / paikan esittelyn avulla. Kun kirjoitat virallisia kutsukirjeitä ja materiaaleja, on aina turvallisinta olettaa, että kukaan ei ole ollut paikkaan, jossa olet hosting-ohjelma.Tämä tarkoittaa, että kirjoitat lyhyen katsauksen kohteeseen ja / tai hotelliin / laitokseen / paikkaan, jossa ohjelmaa pidetään. Jos suunnittelet monipäiväistä tapahtumaa, pidä tiedot mahdollisimman korkeana, mutta varmista, että asiakkaalla on tarpeeksi tietoa siitä, että asiakkaalla on ainutlaatuisia näkemyksiä paikasta ja miksi heidän pitäisi investoida siellä sinne.
-
Kutsu-etiketti vaatii tapahtumien aikataulun. Jos suunnittelet monipäiväistä tapahtumaa, kuten kannustinohjelmaa, kutsumateriaaleihin tulisi sisällyttää niin paljon yksityiskohtia kuin mahdollista, jotta vieraat voivat suunnitella aikansa sopivasti. Se tarkoittaa, että kutsun tulee määrittää saapumismenetelmät ja -ajat, jolloin heidän odotetaan osallistuvan, aikoja yritysten kokouksiin ja toimintaan (ja toimintojen valintoihin), tietoa aterioista ja lähtötiedoista.
-
Kutsu-etiketti vaatii toimintojen kuvauksia. Kun kirjoitat virallisia kutsukirjeitä ja materiaaleja, anna yleiskuvan eri toiminnoista, jotta vieraat voisivat paremmin määrittää, mikä vastaa heidän etujaan. Onko golf-ohjelmasi 1/2 päivä vai koko päivän tapahtuma? Mikä on kyseisten jokisuikien "luokka" kellua? Mikä on korkeus, jossa olet tapahtuman ylläpitämä, ja kuinka korkealle se maastopyöräily ohjelma vie sinut? Mikä on ajan pituus maalausluokalle ja mitä he oppivat?
-
Kutsu-etiketti vaatii tietoa kokouslogistiikasta. Jälleen olettaen, että olet järjestämässä monipäivän ohjelmaa, vieraille on annettava tietoja seuraavista kohteista:
- Lennon varaukset
- Tapahtuman rekisteröinti
- Huone varaukset
- Lentokenttäkuljetukset > Pukukoodi
- Sää
- Sisäänkirjautumismenetelmät
- Hyvitetyt kohteet
- Isännän yhteyshenkilöt
- Kehitä lopullinen tapahtumaohjelma.
-
Tämä näyttää erilaiselta kuin alkuperäiset kutsumateriaalit, mutta se tulee toimittaa kutsuville vieraille saapumisen yhteydessä tai juuri ennen osallistumista tapahtumaan. Sen tulisi sisältää tunti tunnilta (on hyvä yhdistää tuntia) yleiskatsaus siitä, mitä on määrätty milloin ja missä. Jos sinulla on samanaikaisesti useita opetuskokonaisuuksia, on hyödyllistä hahmotella näitä ryhmiä ryhmiin niin, että osallistujat tietävät, mitä aiheita aikataulutetaan milloin ja missä. Luo tapahtuman tervetuliaiskirje.
-
Monet suunnittelijat kamppailevat siitä, mitä tietoja heille pitäisi tai ei pitäisi sisällyttää tervetulotoiveisiin. Paras neuvo on pitää tervetulotoivotus yksinkertaisena ja antaa asiakkaiden tietää, että he ovat tervetulleita ja arvostettuja. Kutsu-etiketti viittaa siihen, että tapahtuman virallinen isäntä allekirjoittaa kirjeen. Yksi huomaamattomista tapahtumakutsuista on lähtöennuselma. Osana tervetuliaiskirje ja saapumislahjoja on tärkeää kiinnittää yksityiskohtia siitä, miten vieraat lähtevät.
Luo valikkokortteja.
-
Olitpa suunnittelemassa aamiaista, lounasta tai päivällistä, vieraat arvostavat aina valikkokortteja, jotka kuvaavat valikkokohtaa jokaisen aterian yhteydessä. Se antaa heille jotain puhetta, kun he keräävät toistensa pöytään ja antavat odotushenkilökunnalle mahdollisuuden nopeasti saada valikkovaihtoehtoja vieraille, mikä auttaa pitämään aikataulun radalla. Huomautus: Jos aiot aterian aikana erityisen hämmästyksen, kuten teemaleivin jälkiruokasta johonkin ainutlaatuiseen viihdettä, on hyödyllistä pitää nämä kohteet pois valikkokortista, jotta erityisvaikutus paranisi. Luo arvostusta lahjapakkauskortit.
-
Riippumatta siitä, onko se saapumis lahja tai tyynyn lahja, jokaisen arvostuslahjan pitäisi olla lahjapakkauskortti. Se on tilaisuus vahvistaa "kiitos" viestejä ja tehdä vierailustasi tuntuu erityisen erikoiselta. On hyödyllistä sisällyttää sanat ja viestit, jotka heijastavat tapahtuman itse teemaa. Luo yksittäisiä lähtöilmoituksia.
-
Lähtöhetkellä ilmoittakaa vieroittajat, jotka muistuttavat heitä, kun he lähtevät, mukaan lukien lennon numero ja lähtöaika. Se tarjoaa mahdollisuuden korjata viime hetken virheet, joita ei ole huomioitu logistiikan aikataulun aikana.
Vinkkejä:
Varmista, että sinulla on loistava graafinen suunnittelija ja online-rekisteröintiprosessi. Haasteena on edelleen se, että olemassa monia erilaisia online-tapahtumien rekisteröintijärjestelmiä, mutta ne vaativat paljon räätälöintiä tai kolmansien osapuolten järjestelmien käyttöä pidetään yhä houkuttelevana kullakin kutsukohtaisesti. Siksi monet suunnittelijat luottavat yhä kotimaisiin työkaluihinsa ja resursseihinsä.
- Löydä itsellesi suuri paperitavarakauppa. Vaikka organisaatiot siirtyvät yhä enemmän sähköisten viestintätapojen käyttöön, se ei vieläkään korvaa painettujen kutsujen ja tapahtumamateriaalien vaikutusta. Etsi paperitarvikkeita, jotka täydentävät tapahtumateemaa, ja muokkaavat paperityyppien ja koon tyyliä lisäämällä kiinnostusta ja draamaa. Vieraasi huomaan vaivaa.
- Luo malli ja kopioi siitä. Suunnittelijoiden tulee luoda mallikirjoituskirjeitä ja -materiaaleja ja päivittää uusia tapahtumia aiempien ohjelmien ja tapahtumien malleista. Tietenkin uusia paperitarvikkeita, grafiikkaa, tekstiä jne. Olisi valittava ja käytettävä, joten tietyn määrän mukautuksia tarvitaan joka kerta.