5 Tapahtumaa Suunnittelun taidot, jotka tarvitset menestykseen

Jos suunnittelet uraa tapahtumasuunnittelijana, oli kyseessä tapahtumasuunnittelutoimisto, tapahtumasuunnitteluasema organisaatiossa tai oman tapahtumasuunnittelun aloittaminen, se on älykäs varmista, että tapahtumasuunnittelutyö sopii hyvin. Tapahtumasuunnittelun ja työn vaativuuden lisäksi on yhtä tärkeää varmistaa, että sinulla on tapahtumasuunnittelutaidot, joita tarvitset menestykseen.

Menestyneimmistä tapahtumasuunnittelijoista on työkalupakki, jolla on vaikuttava osaaminen. Niistä näistä on tärkein 5 tapahtumasuunnittelutaitoa, joita tavoitat säännöllisesti ja ne, jotka voivat tehdä tai rikkoa menestystäsi.

5 Tapahtumasuunnittelutaitoa tarvitset

1. Hyvin järjestetty

Tapahtumasuunnittelussa menestys on yksityiskohtia. Ja monet heistä ovat! Monien tehtävien, useiden toimittajien ja jatkuvasti muuttuvien tehtävien seuranta kerrallaan - samalla kun pidät asiakkaasi onnellisina - voi olla haastavaa joillekin ja muille pelottavia. Hyvin järjestäytynyt on menestyksekäs tapahtumasuunnittelu. Niille, jotka tekevät ja hallitsevat listoja pitääkseen omaa elämäänsä sujuvasti, järjestäytyminen voi tulla luonnollisesti. Muille, jotka kamppailevat muistaa määräaikoja tai poimia kuivapesu, järjestäminen voi vaatia lisää työtä.

Tapahtumasuunnittelijat voivat hallita yhtä tapahtumaa kerrallaan tai olla samanaikaisesti useiden tapahtumien suunnitteluvaiheessa.

Jotkut tapahtumat, kuten vuosittaiset konferenssit, kestävät yli vuoden suunnittelun, joten tapahtumasuunnittelijoiden on pysyttävä järjestäytyneinä pitkän matkan ajan.

Tapahtumasuunnittelijoiden organisatoriset työkalut ovat runsaasti ohjelmistoista, joka seuraa lomakkeiden ja laskentataulukoiden rekisteröintiä lomakkeisiin. Tapahtumasuunnitelma, joka on räätälöity kullekin tapahtumalle, on yksi arvokkaimmista tapahtumasuunnittelutyökaluista luonnollisesta organisaatiokyvystä riippumatta.

Joten selvitä organisaatiosi järjestelmä, joka toimii sinulle, koska tämä on yksi tärkeimmistä tapahtumasuunnittelutaidoista, joita sinulla voi olla.

2. Huumorintajuinen

Mitä kaikkia tapahtumia on yhteistä? Ihmiset! Kuka sinä vuorovaikutit ja työskentelet tapahtumien suunnittelussa? Ihmiset! Onnistuneita tapahtumasuunnittelijoita ovat miellyttävä, hauska, hyvät keskustelijat ja erinomaiset kuuntelijat. Tapahtumasuunnittelu on hyvin sosiaalinen ammatti siinä mielessä, että lopputulos - itse tapahtuma - on tai suuri tai pieni joukko ihmisiä. Ymmärrä ihmisiä ja nauti puhumasta heistä ovat osa työtä. Tämä ei tarkoita sitä, että tapahtumasuunnittelijana vietät suurimman osan päivästäsi asiakkaiden lounaissa ja cocktaileja sosiaalisissa tapahtumissa. Ei lainkaan. Tapahtumasuunnittelu on kovaa työtä ja paljon sitä käytetään kirjoituspöydällä puhelimella tai tietokoneella.

• Neuvottelut hotellien kanssa
• Keskustelu ruokalistalla olevien ruokalistojen kanssa
• Kokous toimittajien kanssa
• Esitystapahtumien vieminen mahdolliselle asiakkaalle
• Verkottuminen milloin tahansa ja missä tahansa
• Ohjaavan tapahtuman henkilökunta
• Tapahtuman työskentely ja vuorovaikutus vieraiden ja työntekijöiden kanssa

Päivittäisessä elämässä useimmat meistä muistavat miellyttäviä ja hyödyllisiä ihmisiä, vuorovaikutus voi tehdä kokemuksesta, joka on paljon nautittavaa molemmille osapuolille.

Tietäen, miten liittyä erilaisiin persoonallisuuksiin, miten muodostaa yhteys johonkin, jonka kanssa haluat harjoittaa liiketoimintaa ja joka on myönteinen vaikutelma, on avain menestykseen, joten pidä tätä yhtä näistä olennaisista tapahtumasuunnittelutaidoista. Kukaan ei halua työskennellä tai auttaa sellaista, jota on vaikea puhua, vaikeasti ymmärrettävä tai epäkohtelias ja epäilemättä millään tavalla.

3. Erinomainen kommunikaattori (joka sisältää kuuntelua!)

Erinomaiset viestintätaidot ovat välttämättömiä monissa ammateissa. Tapahtumasuunnittelussa miscommunication voi aiheuttaa lukuisia ongelmia sekä tapahtumasuunnittelijalle että asiakkaalle, ja yksinkertaisella väärinkäsityksellä voi olla katastrofaalisia tuloksia. Ajatusten ja ideoiden tehokas kommunikointi on erittäin käytännöllistä taitoa, jota käyte- tään päivittäin kaikkiin kokemustasojen tapahtumasuunnittelijoihin.

Seuraavassa on muutamia esimerkkejä siitä, miten näitä tapahtumasuunnittelutaitoja käytetään tapahtumien suunnittelussa:

Kirjallinen viestintä:

• kirjoitusilmoitusten tekeminen mahdolliselle asiakkaalle
• materiaalien luominen yrityksesi
• asiakkaiden ja myyjien
• laatiminen kiitos huomautuksista vieras puhujille ja VIP

sanallinen viestintä:

• kykyä selittää tapahtuman laajuus ja tarkoitus
• tehokkaasti kommunikoida ideasi ohjaajalle, asiakkaalle tai myyjälle < ymmärtävät ja käsittelevät toimitettuja tietoja, kuten asiakkaan huolenaiheita tai palveluntarjoajien kysymyksiä
• taitavasti neuvottelevat hotellimaksuja, sopimusten yksityiskohtia tai palveluntarjoajista
• 4. Creative

Onnistuneilla tapahtumasuunnittelijoilla on ideoita. Paljon niitä. Ja tämän luovuuden avulla kyky muuttaa käsitys konkreettiseksi. He voivat ottaa vision ja tuoda elämään. Kehitettäessä ainutlaatuista teemaa puolueelle, jonka avulla saavutetaan edullinen sisustusratkaisu, joka täyttää pienen budjetin, luovuus on välttämätöntä tapahtuman suunnittelussa.

Luovuus tulee myös esiin, kun kohdataan väistämättömiä ongelmia, jotka syntyvät jopa kaikkein ahkerammin, ammattimaisesti suunnitellussa tapahtumassa. Tässä skenaariossa luovuus muuttuu ongelmanratkaisun muodossa. Osaaminen ajattelemaan luovasti ratkaisujen kehittämiseksi voi vaikuttaa myönteisesti tapahtuman onnistumiseen.

5. Multitasker

Tapahtumasuunnitteluprosessin eri vaiheissa hallitaan lukuisia tehtäviä. Voit neuvotella hotellisopimuksesta, tavata asiakkaan kanssa keskustellakseen mahdollisista vieraskielisistä, varaamalla ruokapalveluja, haastattelemalla vuokraajia ja tutustumalla viihdevaihtoehtoihin.Ja tämä on vain yhden tapahtuman. Lisää useita tapahtumia suunnitteluvaiheessa kaikki kerralla, ja tulos on jongleerausta. Onnistuneiden tapahtumasuunnittelijoiden on tiedettävä, kuinka tehokkaasti monitoimiset ja pitämään tapahtuman monta osaa samanaikaisesti ilman, että mitään näistä tehtävistä putoaa tieltä.

Menestys tarkoittaa kykyä priorisoida ja keskittyä jokaiseen tehtävään siinä ensisijaisessa järjestyksessä, eikä häiritse muita asioita, jotka tarvitsevat tai joutuvat ylivoimaiseksi monista asioista, jotka tarvitsevat huomionne. Tyytymättömät, keskittyneet ja joustavat ovat onnistuneen monitoimijan ominaisuuksia.