5 Vinkkejä projektikokouksiin, jotka jättävät kaikki tuntemiset saavutettu

Kokoukset voivat olla hyvin osuma-tai-miss. Ne voivat olla erinomainen tapa tarkistaa kollegoiden kanssa, asettaa tavoitteita, hahmottaa tehtäväluettelot ja saada asiat päätökseen, mutta ne voivat myös olla valtava ajanhukkaa, jos niitä ei tehdä kunnolla.

Älä tuhlaa aikaa tai kollegasi aikaa järjetöntä tai tehotonta kokousta, joka vie vain tilaa päivässä. Seuraa näitä viittä vinkkiä suurille projektikokouksille, jotka jättävät kaikki tunne suoritetuksi.

1. Määritä tarkoitus

Ennen kuin edes ilmoita kokouksestasi, sinun on ensin selvitettävä, miksi haluat kokouksen ensin. Älä pidä säännöllisiä tapaamisia vain heitä varten. Jokaisella kokouksella pitäisi olla selkeä tarkoitus, ja tämä tavoite on päätettävä etukäteen.

Esimerkiksi kokouksenne tarkoituksena voi olla jakaa monimutkaisia ​​tai tärkeitä tietoja tiimisi jäsenten kanssa nopeasti ja tehokkaasti, pohtia mahdollisia vaihtoehtoja nykyisille tai tuleville hankkeille, tehdä yhteinen päätöksenteko joukkueeksi tai tarkistaa nopeasti, kuinka kaikki tekevät ja mitä kaikkien on tehtävä seuraavaksi.

Kun kokoukset alkavat selkeällä ja määritellyllä tarkoituksella, ne eivät loppujen lopuksi pääty paljon nopeammin, mutta saat paljon enemmän työtä.

2. Luo ja jakaa esityslista etukäteen

Kun tiedät, millainen kokouksesi on, on tärkeää, että annat kaikkien osalliseksi tiedoksi.

Paras tapa tehdä tämä on luoda ja jakaa esityslista etukäteen. Näin voit kerätä tärkeitä tietoja ja kysymyksiä ajoissa, ja jokainen voi tulla valmis keskustelemaan ja käsittelemään asiaa käsillä.

Lue 10 vinkkejä hyvälle asialistalle ja saat ilmaisen mallin täältä.

3. Anna kaikille mahdollisuus käydä keskustelua

Jotta aikaa säästyy ja jokainen palaa töihin, voi olla houkuttelevaa, että yksi henkilö esittää kokouksen, kun kaikki muut kuuntelevat.

Vastusta tästä vaatimuksesta. Sen sijaan anna jokaiselle mahdollisuus puhua haluamasta tai tarvitsevasta. Näin varmistetaan, että kaikki huolenaiheet ja vastalauseet käsitellään, ja se voi jopa antaa sinulle lisäideoita, joita et olisi pitänyt aiemmin harkita.

4. Kirjoita nopeasti minuutit

Jos kokoukseen liittyy päätöksenteko tai viimeksi kuluu yli viisi minuuttia, sinun on varmistettava, että joku projektijoukkueella kestää minuutteja. Projektikoordinaattori voisi tehdä tämän. Paitsi, että nämä minuutit auttavat ihmisiä, jotka ovat saattaneet jättää kokouksen kiinni, mutta ne toimivat myös tärkeänä muistutuksena tehdyistä päätöksistä ja toimenpiteistä, jotka on päätetty niille, jotka olivat siellä. Tee ne mahdollisimman pian.

Muistot voivat olla hankalia. Älä anna itsellesi tai kollegallesi tilaisuutta eri mieltä päätöksistä tai suunnitelmista.Jos kokouksen aihe on tarpeeksi tärkeä kokouksen pitämiseksi, on tärkeää saada kirjallisesti.

5. Peruuta jos ei tarvita

Ajoitetun kokouksen peruuttaminen voi jättää työtovereitasi helpottuneena tai pahentuneita - kaikki siinä, miten lähestyt. Esimerkiksi jos kollegasi ovat taakse töissä ja nauttivat ylimääräisen tunnin päivässä, kokouksen peruuttaminen voi olla valtava helpotus.

Jos he jättävät muita tärkeitä sitoumuksia, jotka johtuvat suunnitellusta kokouksesta ja peruttu, älä ole yllättynyt, jos heitä pahentaa.

Älä tunne velvollisuutta järjestää kokousta vain siksi, että suunnittelet sitä. Jos kokous ei ole enää tarpeen, tiedot voidaan saada muulla tavalla tai jos hätätilanne tulee näkyviin, sinun on peruutettava. Varmista, että peruutat niin pitkälle etukäteen kuin voitte, ja että pidät ihmiset ajan tasalla siitä, mitä tapahtuu ja miksi. Näin jokainen voi käyttää aikansa mahdollisimman tehokkaasti ja tehokkaasti.

Ammattimainen projektipäällikkö on sinun tehtäväsi varmistaa, että kaikki tehtävät toteutetaan mahdollisimman tehokkaasti ja tehokkaasti - myös kokouksiin. Käytä näitä viittä vinkkejä, ja kokouksesi ovat hyödyksi, ei jätteeksi.