Liiketoiminta Voimakas ääniviestin tervehdys etiketti

Jos yrityksesi käyttää osastopuhelua vastaavia puheluja varten, haluat tallentaa äänimerkin salasanan. Tämäntyyppinen vastaajan tervehdys on hieman erilainen kuin henkilökohtainen vastaajan tervehdys, joka liittyy henkilön ääniviestikenttään. Jos puhelinjärjestelmä esimerkiksi sallii puhelimen laajennusten ryhmän yhdistämisen yhdessä kaikkien yleisten kirjanpitopuhelujen ylläpitämiseksi, kaikki laskentayksikön laajennukset voidaan yhdistää kirjanpitolaitoksen yleisen laajennuksen piiriin.

Kun automaattinen palveluntarjoaja siirtää puhelun tähän laajennukseen, seuraava käytettävissä oleva laajennus vastaanottaa puhelun. Jos kaikki kirjanpitolaitoksen laajennukset ovat varattuja tai ei ole käytettävissä, puhelu siirtyy osaston vastaajapalveluun.

Voicemailin tervehdysasetukset

Yrityksesi puhelinjärjestelmästä riippuen voi olla erilaisia ​​vaihtoehtoja ääniviestin tervehdyksen tyypille, jonka voit kirjoittaa. Näihin kuuluvat:

• Yleinen vastaajaviesti tervehdys
  Yleinen ääniviestitilaa käytetään oletussähköpostiviestinä, jos mikään muu tervehdystyyppi ei ole asetettu.
• Sisäinen ääniviestin tervehdys
  Tätä kutsutaan tervehtimään henkilöitä, jotka soittavat osastasi omasta yrityksestäsi (toisin sanoen toisesta laajennuksesta). Yleensä tämä koskee vain hyvin suuria yrityksiä.
• Ulkoinen ääniviesti tervehdys
  Tämä tervehdys toistetaan ihmisille, jotka soittavat yrityksesi ulkopuolelta. Puhelinjärjestelmän automaattinen palveluntarjoaja voi toistaa yleisen yrityksen tervehdyksen, jonka kaikki ulkoiset soittajat kuulevat. Jos yrityksesi nimi on mainittu tässä tervehdyksessä, sinun ei tarvitse sanoa sitä uudelleen osastosi tervehdyksissä.

• Väliaikaiset tai "Off of Office" -puhepostitervehdys
  Tilapäisen tai toimiston ääniviestin tervehdys asetetaan, kun koko osasto ei ole käytettävissä tietyn ajanjakson ajan. Esimerkiksi yksikön henkilökunta on vain 8: 00-05: 00 tai pakollinen osaston kokous, joka poistaa kaikki henkilöt vastaamasta puhelimeen. Useimmat ääniviestijärjestelmät mahdollistavat vanhentumispäivän ja -ajan asettamisen, joten sinun ei tarvitse muistaa ottaa sitä pois päältä, kun osastosi palaa normaaleihin toimintoihin.
• Puhelimessa (varattu) Viestitervehdys
  Tätä tervehdystä käytetään ilmoittamaan soittajille, että osasto on käytettävissä, mutta kukaan ei voi ottaa puheluaan heti, koska kaikki osasto-osaston laajennukset ovat varattu muiden soittajien kanssa.

Hyvän laitoksen elementit Voicemail Greeting

• Osaston nimi
• Lausunto, että et voi soittaa juuri nyt
• Kutsu jättää viestin
• Kun he voivat odottaa paluupuhelua
• ovat käytettävissä (esim." Verkkosivun osoite, jos se voi antaa mielekkäitä tietoja
• Enintään 20 - 25 sekuntia (peukalosääntö)
• Älä aloita" Sinun puhelusi on meille erittäin tärkeä … tervehdys. Tämä lause on liikaa, ja yleensä se on "sammuttaa" soittajille.
• Vältä liian paljon tietoa ja liian pitkä tervehdys.
• Näyte Good Department Voicemail Terveisiä

Olet saavuttanut kirjanpitolaitoksen. Kaikki edustajat ovat kiireisiä huoltamaan muita soittajia. Sen sijaan että tuhlaamme arvokasta aikaa pidossa, haluamme palauttaa puhelusi kahden tunnin kuluessa. Jos haluat palata edelliseen valikkoon, paina tähtiä nyt. Muussa tapauksessa anna meille yksityiskohtainen viesti nimesi ja numeroidesi kanssa. Kun olet tallentanut viestisi, voit painaa punta-näppäintä lisää vaihtoehtoja. Kiitos soitosta.

Olet saavuttanut Operations Tech, Inc: n myyntiosaston. Kaikki myyntiedustajat ovat kiireisiä palvelemassa muita asiakkaita, mutta haluamme palauttaa puhelusi mahdollisimman pian. Saat nykyiset hintatiedot tai voit tarkistaa tilauksesi tilan käymällä verkossa. Muussa tapauksessa lähetä meille viesti, jossa on nimesi ja numerosi äänimerkin jälkeen. Jos haluat palata edelliseen valikkoon, paina nyt tähtipainiketta.

• Olet saavuttanut Operations Tech, Inc: n kirjanpitolaitoksen. Osasto on suljettu. Normaalit toimintaamme ovat maanantaista perjantaihin klo 8.00-17.00. Olemme suljettuna lauantaisin ja sunnuntaisin. Voit palata edelliseen valikkoon milloin tahansa painamalla tähtinäppäintä. Muussa tapauksessa lähetä meille viesti, jossa on nimi ja numero, ja palaamme puhelun, kun toimisto avataan uudelleen. Voit lopettaa viestin poistumisen tai paina lippa-näppäintä lisävaihtoehdoista. Kiitos soitosta.

Huono ääniviesti Terveisiä

Olet saavuttanut myyntiosaston. Anna meille viesti.

• Hei. Olet saavuttanut XYZ: n kirjanpitolaitoksen. com. Kaikki tilintarkastajat osallistuvat parhaillaan pakolliseen osastokokoukseen, eikä kukaan ole käytettävissä soittamaan. Puhelumme on meille erittäin tärkeä ja haluamme palauttaa puhelusi heti kun palaamme. Kuitenkin se on vuoden loppua ja soitokokonaisuutemme on hyvin pitkä. Jos soitat maksun myöhässä olevalta tililtä, ​​muista kertoa meille viestissämme, jotta voimme soittaa sinulle heti. Muussa tapauksessa odota ääntä ja anna meille yksityiskohtainen luottamuksellinen viesti.
• Osasto suljetaan. Jätä viesti sävyn jälkeen.