Oppia, miten yritykset ulkoistaa

Ulkoistaminen voidaan määritellä "ulkopuolisten resurssien strategiseksi käyttämiseksi sisäisen henkilöstön ja resurssien perinteisesti käsittelemien toimintojen suorittamiseen." Ulkoistaminen on strategia, jonka avulla organisaatio solmi merkittävät tehtävät erikoistuneeseen ja tehokkaaseen palveluun

Miksi yritykset ulkoistetaan?

• Joitakin yleisimpiä syitä ovat:
• Toimintakustannusten pienentäminen ja hallinta
• Yhtiön toiminnan keskittämisen parantaminen
• Saavuttaminen maailmanluokan toimintoihin
• Sisäisten resurssien vapauttaminen muuhun tarkoitukseen
• Järkevän toiminnan tehostaminen tai lisääminen

Ulkoisten resurssien käytön maksimointi

Riskien jakaminen kumppanin kanssa

Mutta nämä syyt ar ei riitä onnistuneen ulkoistamisohjelman toteuttamiseen. Itse asiassa yritysten on varmistettava, että ne pitävät kaikkia komponentteja ja pystyvät täyttämään menestyksekäs ulkoistamisen vaatimukset.

Menestyksekäs ulkoistaminen

Varhaisimmilla päivillä kustannusten tai henkilöstön vähennys oli yleisin syy ulkoistaa. Nykyään kuljettajat ovat usein strategisempia ja keskittyvät tekemään lisäarvoa lisääviä toimintoja omassa organisaatiossaan, jossa organisaatio voi hyödyntää parhaiten omia ydinosaamisiaan.

• Selkeys yrityksen tavoitteista ja tavoitteista
• Strateginen visio ja suunnitelma
• Toimittajan valinta
• Suhteiden hallinta
• Oikein rakenteelliset alihankinta- ja toimitussopimukset
• Avoin viestintä vaikuttaa sidosryhmien kanssa
• Ylimmän johdon tuki ja osallistuminen
• Huolellinen henkilöstöasiat

Lyhytaikaiset taloudelliset perustelut

Hyppäämme hieman syvemmälle kahteen näistä vaatimuksista : avoin viestintä ja johtava ja ylimmän johdon tuki.

Avoin viestintä

Avoin kommunikaatio ja johtamistuki ovat erityisen tärkeitä menestyksekkäälle ulkoistamisprosessille. Lisätutkimuksen tulisi olla avoin kaikille avoimelle henkilökunnalle avoinna oleva palvelutasosopimus (SLA).

Ulkoistamisjärjestelyn tuloksesta riippumatta muutoksen hallinta on ohjelman menestyksen kannalta keskeinen. Sidosryhmävaatimusten arviointi on prosessin ensimmäinen osa, ja avointen viestintäkanavien käyttäminen tänä aikana on elintärkeää. Kaikkien asianosaisten tulisi osallistua prosessiin.

Executive Support
Strategisten tavoitteiden, kuten ulkoistamisaloitteiden, on oltava yrityksen ylhäältä alaspäin.Ylimmän johdon on määriteltävä ulkoistamisaloitteen tavoitteet ja tavoitteet ja ilmoitettava, miten prosessi hyödyttää organisaatiota.

Nykypäivän johtajat odottavat eteenpäin ja tunnustavat, että vastuu yrityksen ulkoistamisaloitteiden onnistumisesta ei pysähdy, kun muste on kuivunut sopimuksesta, mutta valitettavasti näin ei aina ole tapahtunut.

Miten välttää ulkoistamisen epäonnistuminen suhteellisuudenhallinnassa

Epävarmuuden ja epäluotettavuuden yhdistäminen kriittisiin yksityiskohtiin on luonut nykytilanteen, jossa Gartner Groupin mukaan 25 prosenttia ulkoistamissopimuksista neuvotellaan uudelleen tai peruutetaan kolme vuotta. Suhteiden jatkuva hallinta on tärkeää. Ylimmän johdon on pysyttävä mukana sopimuksen täytäntöönpanon aikana.

Ei pitäisi olla selkeästi määriteltyä eskaloitumismenettelyä, mutta ylimmän johdon on kokoontuttava sopivin väliajoin keskustellakseen ulkoistamissuhteesta. Lisäksi olisi pidettävä kokouksia operatiivisella tasolla, jotta ulkoistamissopimusta voidaan käytännössä harjoittaa, tunnistaa ja ratkaista kaikki havaitut ongelmat sekä sopia muutoksista, joilla varmistetaan jatkuva tyytyväisyys.