Henkilöstötiedostot Yleiskatsaus ja esimerkkitiedostopolitiikka

Henkilötiedosto on työnantajan tallennettu dokumentti koko työsuhteen historiasta ja asemasta yksittäisen työntekijän kanssa. Työnantaja ylläpitää tätä työasiakirjaa henkilötiedostossa kolmesta syystä.

• Työnantaja haluaa saada tarkkoja tietoja kätevästi ja järjestää, kun tarvitset tietoja mistä tahansa syystä. Muutokset hätäkeskuksissa, työntekijöiden osoitteet, suorituskyvyn arvioinnin seuranta, kurinpitosäännökset, työntekijöiden tunnustaminen ja työhakemusmateriaalit ovat esimerkkejä siitä, millaisia ​​tietoja työnantaja haluaa päästä nopeasti.

• Työnantajan on säilytettävä dokumentaatio henkilöstöasioista, kuten työntekijöiden valinnasta, suorituksesta, työhistoriasta, korvausperusteista ja sisäisistä edistämisohjelmista vain muutamia.
  ETEY: n väite, oikeusjuttu tai jopa tarve perustella työntekijän korotuksen tai ylentämisen puutteen vuoksi edellyttää, että työnantaja on kerännyt ja säilyttänyt tämäntyyppiset työntekijöiden asiakirjat.
• Jotkut työntekijöiden tietueet ovat pakollisia liittovaltion tai valtion hallitusten työnantajien pitää. Työntekijöiden tietojen organisointi henkilötiedostossa on järkevää pääsyä ja lainmukaisuutta sekä valmiutta.

Henkilöstötiedostot

Työnantaja ylläpitää yleensä useita henkilötiedostoja yritystoimintaan, työntekijöiden luottamuksellisuuteen, lääketieteelliseen yksityisyyteen ja lainsäädännön noudattamiseen. En tiedä mitään lakia, joka kertoo, kuinka monta tiedostoa työnantajan on pidettävä yllä.

On kuitenkin olemassa monia lakeja, joilla on henkilöstöä koskevia luottamuksellisia henkilöstökäytäntöjä, jotka ohjaavat henkilötiedostojen sisältöä ja joilla on pääsy kyseisiin tietoihin.

Nämä ovat henkilötiedostoja, joita useimmat Yhdysvalloissa toimivat työnantajat pitävät yllä. (Maailmanlaajuiset lait ja käytännöt voivat poiketa.)

• Henkilöstötiedosto: Tämä on tärkein työntekijätiedosto, joka sisältää työsuhteen historian.
• Palkkaustiedosto: Haluat säilyttää erillisen tiedoston kaikista palkanmaksukysymyksistä, jotka koskevat palkkaa ja etuja.
• Työntekijän lääketieteellinen tiedosto: Sairausvakuutuksen siirrettävyyden ja vastuullisuuden laki vuodelta 1996 (HIPAA) edellyttää, että työnantajat suojelevat työntekijöiden lääketieteellisiä tietoja luottamuksellisina.
• I-9 työntekijän lomakkeet: Sinun on säilytettävä erillinen tiedosto kaikille työntekijöille (ei työntekijää kohti) I-9 lomakkeelle, koska et halua, että hallituksen työntekijät, joilla on valtuudet tarkistaa nämä lomakkeet olosuhteista, tarkastelemalla tärkeimpiä, luottamuksellisia työntekijätiedostoja.

Työntekijän käyttöoikeus henkilöstötiedostoihin

Työntekijöillä on oikeus tutustua henkilöstönsä henkilöstötiedostoihin henkilöstöhallinnon ohjauksessa ja valvonnassa.Työntekijöiden henkilötiedostojen katsotaan olevan työnantajan omaisuutta, jolla on velvollisuus ylläpitää ja suojata niitä.

Esimerkki henkilöstötiedostopolitiikasta

Seuraavassa on esimerkki henkilötiedostopolitiikasta käytettäväksi yrityksessäsi. Siinä käsitellään eri suositeltuja tiedostoja ja kenellä on oltava pääsy jokaiseen tiedostoon.

Esimerkkipolitiikka

Yhtiö ylläpitää jokaiselle työntekijälle kolme työntekijätiedostoa.

A henkilötiedosto ylläpidetään jokaiselle työntekijälle (yrityksesi nimi). Nämä henkilötiedostot sisältävät luottamuksellisia asiakirjoja ja niitä hallinnoi ja ylläpitää henkilöstöhallinnon henkilöstö.

Tämän tiedoston käyttö on rajoitettu HR-henkilökunnalle ja oletetaan, että jokaisen työntekijän ylläpitäjä säilyttää omaa tiedostoaan työntekijöiden työsuoritukseen liittyvien asiakirjojen kanssa.

Henkilötiedostoon kuuluvat tyypilliset asiakirjat käsittävät työllisyyshakemuksen, perhehenkilökunnan hätäkeskustelumallin, dokumentoidun kurinpidollisen toimintihistorian, jatkamisen, työntekijöiden käsikirjan ja työnantajan allekirjoittajat, nykyiset henkilökohtaiset tiedot ja työpaikkailmoitukset.

Kaikki henkilöstötiedostot eivät sisällä samoja asiakirjoja, mutta jokaisella henkilötiedostolla on joitain asiakirjoja, jotka ovat samat.

Palkkaustiedostoja ylläpidetään myös; palkkatiedostot sisältävät historian työntekijän työpaikoista, osastoista, korvausten muutoksista ja niin edelleen. Palkallistiedostoon pääsy rajoitetaan asianmukaiseen kirjanpitoon ja HR-henkilöstöön.

Yhtä työntekijän lääketieteellistä tiedostoa ylläpidetään. Lääketieteellisen tiedoston sisältö ei ole saatavilla kenellekään muulle kuin henkilöstöedustajalle ja työntekijälle, jonka rekisterit säilytetään tiedostossa. Yrityksesi nimi), lääketieteelliset tiedostot saavat korkeimman turvallisen säilytysasteen ja luottamuksellisuuden.

Työntekijä voi tarkastella henkilötiedostoaan ottamalla yhteyttä henkilöstöhenkilöstöön normaalin työajan kuluessa. Työntekijä ei saa muuttaa tai poistaa asiakirjoja henkilötiedostostaan, jota on tarkasteltava HR-henkilöstön läsnä ollessa.

Tunnetaan myös työntekijätiedostoja, työntekijärekistereitä, henkilöstötiedostoja, dokumentaatiota

Vastuuvapauslauseke - Huomaa:

Susan Heathfield tekee kaikkensa tarjoamaan täsmällistä, järkevää, eettistä henkilöstöhallintoa, työnantajaa , ja työpaikan neuvoja sekä tällä verkkosivustolla että linkitetyllä verkkosivustolla, mutta hän ei ole asianajaja ja sivuston sisältö, vaikka se on arvovaltainen, ei ole taattu oikeellisuuden ja laillisuuden takaamiseksi eikä sitä pidä tulkita oikeudelliseksi neuvonantajaksi .

Sivustolla on maailmanlaajuinen yleisö ja työlainsäädäntö ja -säädökset vaihtelevat valtiosta toiseen ja maittain, joten sivusto ei voi olla kaikkien työpaikkojen lopullinen. Jos olet epävarma, pyydä aina oikeusapua tai valtion, liittovaltion tai kansainvälisten valtiollisten resurssien apua varmistaaksesi, että oikeat tulkintasi ja päätöstesi ovat oikeita. Tämän sivuston tiedot ovat vain ohjeita, ideoita ja apua.