Perusprojektinhallinta 101

Onnistuneen projektipäällikön on hallittava samanaikaisesti hankkeen neljä perusosaa: laajuus, resurssit, aika ja raha. Nämä elementit liittyvät toisiinsa ja niitä on hallinnoitava yhdessä, mikäli hanke ja projektinhallinta ovat onnistuneita.

1. Laajuus: Hankkeen koko, tavoitteet, vaatimukset
2. Resurssit: Ihmiset, laitteet, materiaali
3. Aika: Tehtävien kesto, riippuvuudet, Kustannukset, vastuut, voitto
4. Tärkein elementti: Soveltamisala

Projektin laajuus on määritelmä siitä, mitä hankkeen on tarkoitus saavuttaa ja talousarvion (ajan ja rahan), joka on luotu näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. On ehdottoman tärkeää, että mikä tahansa muutos hankkeen laajuuteen vaikuttaa budjettiin, aikaan ja / tai resursseihin. Jos hankkeen laajuus on rakentaa rakennus, johon kuuluu kolme widgetiä, joiden budjetti on 100 000 dollaria, projektipäällikön odotetaan tekevän sen. Kuitenkin, jos soveltamisalaa muutetaan neljän vektorin rakennukseksi, hankkeen vetäjän on hankittava ajan, rahan ja resurssien asianmukainen muutos.

Resurssit

Resurssien ymmärtämiseen ja hallintaan on kolme osa-aluetta:

Ihmiset

Laitteet

1. Materiaali
2. Menestyvällä projektinjohtajalla on hallittava tehokkaasti projekti, mukaan lukien projektiryhmän jäsenet, toimittajat ja alihankkijat. Sinun on varmistettava, että työntekijöillesi on tarvittavat taidot ja työkalut työn suorittamiseen, ja sinun on jatkuvasti seurattava, onko sinulla tarpeeksi ihmisiä, jotka ovat valmiita hankkeen päättymiseen määräajan kuluessa.

Sinun tehtäväsi on varmistaa, että jokainen ymmärtää tehtävänsä ja projektin määräajat.

Kun hallitset suoraan työntekijöitä, kunkin työntekijäryhmän vanhempi jäsen raportoi sinulle. Työntekijöillä voi olla myös linjanjohtaja, joka tarjoaa teknistä suuntaa. Matriisien hallintatilanteessa, kuten projektiryhmä, tehtävänne on tarjota projektisuunta linjajohtajille.

Työntekijöiden alihankintasopimusten hallinnointi tarkoittaa yleensä alihankkijoiden työntekijöiden johtamista, jotka puolestaan ​​hallitsevat näitä työntekijöitä.

Projektinjohtajan on usein hankittava laitteita ja materiaaleja ja hallittava niiden käyttöä, joten tiimi toimii tehokkaasti. Olet vastuussa siitä, että tarvittavat laitteet ja materiaalit ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan.

Aika

On kolme elementtiä onnistuneelle ajanhallinnalle:

Tehtävät

Aikataulu

1. Kriittinen polku
2. Rakenna projektin aikataulu luet- telemalla järjestyksessä kaikki tehtävät, jotka on suoritettava - jotkut on tehtävä peräkkäin, toiset voivat olla päällekkäisiä tai tehdä rinnakkain. Määritä kesto kullekin tehtäväksi. Määritä tarvittavat resurssit. Määritä edeltäjät (mitä tehtäviä on tehtävä ennen) ja seuraajia (tehtäviä, jotka eivät voi alkaa vasta sen jälkeen) jokaisen tehtävän.
3. Projektinhallintaohjelmisto voi yksinkertaistaa hankkeen aikataulun luomisen ja hallinnan tehtävää.

Joillakin tehtävillä on vähän joustavuutta vaadittavassa aloitus- ja lopetuspäivänä. Sitä kutsutaan floatiksi. Muilla tehtävillä ei ole joustavuutta, nolla float. Rivin läpi kaikki tehtävät, joissa on nolla float, kutsutaan kriittiseksi poluksi. Kaikki tällä reitillä tehtävät tehtävät, ja ne voivat olla useita, rinnakkaisia ​​reittejä on saatava päätökseen ajoissa, jos hanke on valmis ajoissa.

Projektipäällikön avaimenhallintatehtävä on hallita kriittistä polkua.

Rahaa

Varojen hallinnoinnissa on kolme näkökulmaa:

Kustannukset

Vastuut

1. Voitto
2. Jokainen tehtävä on kustannus, olipa kyseessä tietokoneohjelmoijan tai betonin kuutiohinnan ostohinta. Hankkeen budjetin valmistelemiseksi kukin näistä kustannuksista arvioidaan ja sen jälkeen saavutetaan. Jotkut näistä arvioista ovat tarkempia kuin muut. Näin ollen hankkeen talousarvioon olisi sisällytettävä ennakoimattomuus. Se on rahaa, joka on varattu talousarvioon "vain siinä tapauksessa", että tosiasialliset kustannukset ovat erilainen kuin arvio.
3. Voitto on rahaa, jonka yritys haluaa tehdä tehtävästä. Se asetetaan kustannusten päälle.

Joten projektibudjetti koostuu arvioiduista kustannuksista sekä mahdollisista varoista ja mahdollisista voitoista.

Projektinjohtajan tehtävänä on pitää todelliset kustannukset arvioidun hinnan alapuolella tai sen alapuolella ja maksimoida voittoa, jonka yritys ansaitsee projektissa.

Taide ja tiede

Onnistunut projektinhallinta on taidetta ja tiedettä, joka harjoittaa käytäntöä. Edellä esitetyt ideat voivat antaa sinulle perustiedot projektinhallinnasta, mutta pitävät sitä vain alussa. Jos työsi tai urapolkusi sisältää projektinhallintaa, ja haluat parantaa taitojasi, keskustele onnistuneista projektipäälliköistä, lue ja käytä. Projektinhallinta voi olla erittäin palkitseva ura.