Miten kirjoittaa pyynnöt RFP: t ja RFQ: t

Nyt kun olet analysoinut liiketoiminnan vaatimukset ja suorittanut myyjän haun, olet valmis aloittamaan myyjän valintaprosessin lihan ja perunan. Hyvin kirjoitettu Ehdotuspyyntö (RFP) tai Tarjouspyyntö (RFQ) on avain valitsemaan paras myyjä yrityksellesi parhaalla mahdollisella tavalla. RFP: n tai RFQ: n kirjoittaminen ei ole vaikeaa, jos ymmärrät asiakirjan tavoitteet ja toiminnot.

Ehdotus tai Tarjouspyyntö Hakemuspyyntö

RFP palveluita tai monimutkaisia ​​tuotteita, joissa laatu, palvelu tai suunniteltu lopputuote eroavat jokaisesta toimittajasta, joka vastaa.

Tarjouspyyntö

RFQ käytetään hyödykkeisiin, yksinkertaisiin palveluihin tai yksinkertaisiin / yksinkertaisiin osiin, joilla on vain vähän tai ei lainkaan tilaa tuotteiden tai palveluiden erilaistumiselle vastausten välillä myyjät. Neuvottelupisteisiin voi sisältyä toimitusjaksoja, pakkausvaihtoehtoja jne. RFP: n tai RFQ: n tavoitteet

Hanki yksityiskohtaiset ehdot kunkin myyjän vastauksen arvioimiseksi siten, että yrityksesi etu on saavutettu kaikilla rintamilla > Hyödynnä toimittajien valintaprosessin kilpailukykyä neuvottelemaan parhaasta mahdollisesta kaupasta

• Varmista, että yrityksen kaikkien sidosryhmien edut täyttyvät ja saavutettu yhteisymmärrys
• Siirtää yrityksesi hallitsemaan koko toimittajan valintamenettelyä ja asettaa valintasäännöt eteen
• Käynnistää kumppanin ja myyjän välisen kumppanuuden rakentamisen heti alusta alkaen

Ehdotuspyynnön tai tarjouspyyntöasiakirjan osiot

• RFP: n tai RFQ: n tulee sisältää seuraavat osiot. Muista, että jokainen asiakirja on erilainen riippuen etsimäsi yrityksen ja tuotteen tyypistä.

Räätälöidä kaikki osiot yksilöllisiin tarpeisiisi.

Lähetyksen tiedot

Määräajat, yrityksen postitusosoitteet, yhteyshenkilöt kysymyksiin ja selvennyksiin

1. 
   Johdanto ja yhteenveto
   Kirjoita tämä osio viimeisen koko asiakirjan loppuun. Tätä käytetään tarjoamaan mahdollisille toimittajille lyhyt yleiskuva yrityksestäsi sekä tuotteen tai palvelun vaatimuksia.
2. 
   Yritysten yleiskuvaus ja tausta
   Anna lyhyt katsaus yritykseesi, tuotteisiisi ja markkinasektoriisi, jota palvelisit. Tämä auttaa tulevia myyjiä ymmärtämään, mitä yritystarvikkeita yrität täyttää myyjän valintaprosessilla. Tarjoa myös tärkeitä taustatietoja, jotka hyödyttävät toimittajaa vastatessaan.
3. 
   Yksityiskohtaiset tiedot
   Tämän pitäisi olla asiakirjan pisin osa.RFP: n osalta se sisältää
4. laadullisia
   toimenpiteitä ja vaatimuksia, jotka ohjaavat myyjän valinnan päätöstä. Tarjouspyyntöä varten tässä osassa tulisi olla määrällisiä toimenpiteitä, joita etsit toimittajan vastauksessa. Esimerkkitekijä sisältää: Tuotteen piirustukset Tekniset toleranssit
   • Palvelun tasot
   • Virstanpylväät
   • Toimitukset ja aikataulut
   • Tekniset tai liiketoiminnalliset vaatimukset
   • Ohjelmiston toiminnallisuus < Oletukset ja rajoitukset
   • Kaikkien oletusten ja / tai rajoitusten, jotka mahdollisten toimittajien on saatava tietoon, on lueteltava tässä. Jos et ole valmis ja etukäteen myyjällä avaa oven uudelleenneuvottelulle myöhemmin, ja se johtaa mahdollisuuteen kaventaa suhdettasi myyjän kanssa. Mahdollisia aiheita ovat matkakulut, päivitys- / muutostuskulut, lisenssioikeudet jne.
   • Ehdot

Sopimusehdot on lueteltava, jotta myyjä voi tehdä oikeudenmukaisen ja rehellisen vastauksen . Näihin voivat kuulua rahoitusvaihtoehdot, sopimusten pituus, uusimisvaihtoehdot, takuut, toimitussakot, palvelutasot jne.

1. 
   Valintaperusteet
   Viimeisessä osassa on oltava yleiskatsaus valintakriteereihin, joita käytät tee päätös. Jotkut yritykset pitävät näitä tietoja täysin luottamuksina. kun taas muut yritykset uskovat, että tämä auttaa mahdollisia toimittajia keskittymään yrityksen tärkeisiin asioihin.
2. Jakaa RFP / RFQ valittuihin toimittajiin
   Lopuksi koota kansilehti ja lähetä kaksi kopiota RFP: stä tai RFQ: stä jokaiselle hakuprosessin valitsemiin myyjiin. Varmista, että mukana on tarvittavat yhteystiedot, jotta apua tarvitseville myyjille voidaan tarjota.
   Seuraava vaihe: Ehdotusarviointi ja toimittajan valinta