Projektisuunnitelman rooli ja tarkoitus

Hankkeita esiintyy muodollisesti organisaatiossa hankesopimuksen perusteella. Se on asiakirja, joka antaa luvan työhön ja nimeää projektinjohtajan. Se antaa projektipäällikkönä tehtäväksi tehdä siinä kuvattu työ.

Projektistrategian tärkein tehtävä on määrittää täsmälleen, mitä projekti saavuttaa. Katsotaanpa, mitä tässä olennaisessa projektiasiakirjassa on.

Mitä tulee projektikirjaan?

Hankekirjaston ensimmäisessä osassa täsmennetään projektin nimi, sponsorin ja projektipäällikön nimi sekä päivämäärä, jona asiakirja on laadittu.

Sitten pääset asiakirjan lihaan.

Hankekirjan perusosat ovat seuraavat.

Projektin tarkoitus: Tämä selittää miksi projekti halutaan. Voit viitata yritystoimintaan tai hankkeen toteuttamiseen tai yksinkertaisesti selvittää, miksi on tärkeää tehdä tämä työ.

Hankkeen kuvaus: Selitä tässä osiossa, mitä projekti aikoo saavuttaa. Sinun tulisi sisältää tiedot kohteista, jotka aiotaan rakentaa tai palveluita, jotka aiotaan toimittaa.

Talousarvio: Tällöin sinulla ei ehkä ole kaikkia projektitietoihin liittyviä yksityiskohtia, joten et voi laatia täydellistä ja yksityiskohtaista projektibudjettia yhdessä. Huomioi kaikki budjetin rajoitukset tai odottamasi korkea alkuerä.

Riskit: Kaikilla hankkeilla on riskejä. Tämä hankekirjaston osa on projekti-riskilokin varhaisin versio. Ilmoita mahdollisista riskeistä, joita tiedät tässä vaiheessa, jotta johtoryhmä voi nähdä, mikä voisi vaikuttaa projektin eteenpäin.

Virstanpylväät: Jos tiedät korkeatasoiset välitavoitteet, liitä ne projektikirjaan tässä osiossa. Voit siirtää ne Gantt-kaaviosi myöhemmin, kun kootaan yksityiskohtaisempi suunnitelma. Tällä hetkellä etsit vain pudotuspäiviä tai mitä sopimuksissa on määritelty.

Projektin tavoitteet: Tämä on todella tärkeä osa, mutta sitä voi olla vaikea koota. Yrität vastata kysymykseen: "Kuinka tiedämme, milloin olemme valmiit? "Kirjoita mitä odotat projektin toimittavan ja miten tiedät, onko sinulla siellä. Esimerkiksi projektissa kaikkien osastojen aikataulutusjärjestelmän käyttöönottoa, tavoite voisi olla seuraava: "Kaikki joukkueet käyttävät tuntilomakkeen järjestelmää vuoden loppuun mennessä. "Merkitse myös, kuka vastaa siitä, että olette saavuttaneet tämän tavoitteen. Tämä välttää ongelmia projektin lopussa, jossa yhtäkkiä kukaan ei ole valmis allekirjoittamaan työtä kokonaan.

Project Manager Authority Levels: Ellei se ole todella selkeä ja dokumentoitu jossakin muualla, on syytä sisällyttää peruskirjaan osa siitä, mitä voit tehdä ilman, että saisit lisää kirjautumista joltakulta vanhemmalta.Tämä liittyy yleensä siihen, mitä talousarvion ja aikataulun mukaisia ​​suvaitsevaisuuksia on asetettu, ja ne ilmaistaan ​​näin: "Projektin haltijalla on 10 prosentin suvaitsevaisuus talousarviossa ja 5 prosentin suvaitsevaisuus aikataulussa. Hankkeen rahoittajan on allekirjoitettava poikkeamat, jotka ylittävät hyväksytyt rajat. "Voit laajentaa tätä osaa täsmentämällä, mitä projektipäälliköllä on, mikäli sellainen on, hankkeen henkilöstön palkkaamisesta ja ampumisesta.

Hankesuosituksen hyväksyminen

Hankekirjan viimeinen osa on hyväksyntäosasto. Projektipäällikkö ja hankesuoja (tai työn aloittaja, jos pitkäaikaista sponsoria ei ole vielä nimetty) olisi allekirjoitettava ja päivitettävä asiakirja. Tänään se todennäköisesti tapahtuu sähköpostilla, joten säilytä kopio sähköpostiluutoksestasi projektitiedostoissasi, jos haluat palauttaa sen takaisin.