Neuvotteluprosessin suunnitteluohjeiden valmistelu

Konferenssin suunnittelussa tarvitaan taitoharjoittelua, joka sisältää uskomatonta organisaatiotaitoja, kykyä monitasoiseen toimintaan, energiaan, luovuuteen, liiketoimintaosaamiseen, ihmissuhteisiin ja yksityiskohtiin. Se edellyttää myös kattavaa konferenssien suunnittelua koskevaa ohjetta, joka ei vain pidä sinua aikataulussa, vaan antaa paljon tarvittavia takeita siitä, että et ole unohtanut jotain tiellä.

Konferenssisuunnittelu poikkeaa muista tapahtumasuunnittelusta ja sisältää muita vaiheita.

Konferenssit ovat yleensä laajamittaisia ​​tapahtumia, jotka tyypillisesti kestävät vuosittain tai enemmän suunnitellakseen. Tehtäväluetteloosi voi kuulua paikan valitseminen, hotellihuoneiden varaus, verkko-ilmoitusten tekeminen, kaiuttimien turvaaminen, hotellihuoneiden järjestäminen, näyttelyhallin järjestäminen, kokousaikataulut, ruoan ja juoman käsittely ja paljon muuta. Hyvän järjestäytyneen neuvottelukäsikirjan valmistelu, joka kartoittaa vaiheet, on välttämätön kaikille onnistuneelle konferenssisuunnittelijalle.

Seuraavat vaiheet auttavat sinua laatimaan konferenssin suunnitteluohjeen, joka toimii suunniteltaessa konferenssin suunnittelua varten. Muokkaa ja muokkaa opasteesi suunnitellun tapahtuman perusteella ja pidä se lähellä. Valmis ja käytetty oikein, siitä tulee pian arvokkain konferenssisuunnittelutyökalu.

Aloita perusasiat

Konferenssin suunnittelun oppaan ensimmäinen osa sisältää konferenssin perusteet:

Tapahtumapaikka (jos tiedossa)

• Tapahtuman tarkoitus
• Sisällytä kaikki muut tunnetut elementit, kuten vaihtoehtoiset päivämäärät tai osallistujien määrä.
• Mikä on suunnitelma?

Ennen kuin aloitat konferenssin eri elementtien suunnittelun, sinun on selvitettävä, mitä nämä eri elementit ovat ja missä ne sopivat tapahtuman yleiseen järjestelyyn.

Ota siis kynä ja tyyny tai istu alas tietokoneen eteen ja aloita kirjoittaa kaiken, mitä tulee mieleen. Älä ole huolissasi siitä, että luetat asioita tärkeysjärjestyksessä tai missä tahansa kronologisessa järjestyksessä. Se tulee myöhemmin. Juuri nyt, sinun tulee lähinnä valmistaa teidän to-do-listaasi hyvin pitkä, mutta yksinkertainen versio, joka hajoaa erilaisiin erillisiin komponentteihin, joita käsitellään yksilöllisesti suunnitteluprosessin aikana.

Tapahtumapaikka

Hotellivalikoima

Kokoustila

• Hotellihuoneisto
• Kokousnäyttelytilat ja -varat
• Avajaiset
• Puhuja / näytteilleasettajan rekisteröinti
• Osallistujan rekisteröinti
• Matkajärjestelyt
• Osallistujat
• Tapahtumakokonaisuus
• Ruoka ja juoma
• Audiovisuaalinen
• Paikan päällä oleva henkilöstö
• tämän luettelon laatiminen niin, ettet unohda mitään ja mene eteenpäin ja lisää mitään, mikä ilmestyy myöhemmin.Älä ole ylpeitä monista vastuullisuustilanteista; Tässä on tarkoitus ajatella kaikkea nyt, jotta voit suunnitella ja hallita kaikkia kohteita tehokkaasti.
• Valitse paikka
• Kun olet määrittänyt konferenssin pitämisen ja ymmärryksen tapahtuman yleisestä laajuudesta, seuraava vaihe on valita tapahtumapaikka.

Konferenssin koosta riippuen voit ehkä valita yhden paikan kaikille konferenssin tarpeisiin, näyttelysalista kokoushuoneisiin, bankettitiloihin ja hotellihuoneisiin. Jos konferenssi on liian suuri sijoitettavaksi yhteen paikkaan, etsiä hotelli- tai catering-sivustojen lähellä oleva paikka, jotta konferenssin osanottajien ei tarvitse matkustaa liian kauas sukkulaan yhdestä kokoustapahtumasta toiseen.

Ajattele osallistujien rekisteröintiä

Miten osallistujat rekisteröidään tämän konferenssin? Miten he saavat rekisteröintivahvistuksen? Miten nimetunnisteet muodostetaan ja jaetaan konferenssissa? Konferenssin suunnittelun oppaassa on vastauksia kaikkiin näihin kysymyksiin, ja ne tulisi päivittää, kun konferenssin rekisteröinti on käynnissä.

Jos tapahtuman odotetaan piirtävän suuria väkijoukkoja, online-konferenssin rekisteröintijärjestelmä on tapa lähteä.

Järjestelmä pystyy käsittelemään maksuja, seuraamaan rekisteröintejä ja järjestämään muita asiaankuuluvia tietoja sekä auttamaan raporttien laatimisessa.

Näytteilleasettajat ja konferenssitilat

Näyttelytilat ovat yhteisiä piirteitä konferensseissa, jolloin sponsoreille ja myyjille on tilaisuus vuokrata tilaa tuotteidensa ja palveluidensa edistämiseksi. Tämä on myös mahdollisuus konferenssin isännälle tuoda tuloja, jos näyttelyominaisuus on tehokkaasti edistänyt ja hyvin vastaan. Kokouksen koosta riippuen näytteilleasettajien ja näyttelytilojen hallinta vaatii lisäaikaa ja resursseja, joten suunnitella sen mukaisesti.

Kuten edellä on todettu, online-konferenssin rekisteröintijärjestelmät ovat paras tapa seurata rekisteröintejä, joten jos odotat suurta määrää näytteilleasettajia, harkitse sitten näytteilleasettajan rekisteröintiä osallistujan rekisteröintijärjestelmään. Näytteilleasettajat tarvitsevat myös seuraavaa:

Näytteilleasettajat

Kartanäyttelyhalli, johon on merkitty stand-numerot

Näytteilleasettamiskäsikirjat on asennettu ja kaatunut

• Näyttelytilan sopimukset
• Luettelo paikan päällä toimittajat, jotka avustavat näyttelyiden vuokrausta ja palveluita
• Konferenssin suunnittelijana olet vastuussa vuokrauksen turvaamisesta näyttelyhallin sisältämien materiaalien turvallisuuden varmistamiseksi.
• Suunnittele konferenssitiedot
• Joitakin suurempia vastuuta, kuten konferenssitapahtumien valintaa ja osallistujien rekisteröintiä, voit siirtää painopisteesi konferenssin tietojen suunnitteluun. Kuten minkä tahansa luonnollisen tapahtuman suunnittelussa, organisaatio on ensiarvoisen tärkeää, samoin huomiota yksityiskohtiin.

Nyt on aika vetää pois pitkä listapesä tehtäviä, jotka koottiin yhdessä konferenssin suunnitteluprosessin alussa.Katso luetteloa ja tee muutoksia tai lisäyksiä tarpeen mukaan uusimpien tehtävien ja vastuiden huomioon ottamiseksi. Seuraavaksi laita nämä kohteet kronologisessa järjestyksessä alkaen kohteista, jotka voidaan tai täytyy suorittaa kauas etukäteen. Esimerkiksi:

Varaa hotellihuoneen huone

Varata näyttelytilaa

Tutkimus online-konferenssin rekisteröintijärjestelmät

• Suunnittele konferenssin markkinointisuunnitelma
• Aloita alusta ja mene sinne. Jokaista yksityiskohtia, joihin on pyrittävä, on seurattava, jotta sopimukset allekirjoitetaan ja vastaanotetaan. Kun konferenssin päivämäärä lähestyy, toimintoihin kuuluvat lyhytaikaiset tehtävät, kuten:
• Valitse värimaailma ja sisustus
• Tee kukkajärjestelyt

Valitse valikko

• Järjestä lentokenttäkuljetukseksi puhujille tai VIP-käyttäjille > Harkitse konferenssin suunnitteluoppaasi go-to-käsikirjaksi kaikesta, joka sisältyy konferenssin suunnitteluun riippumatta siitä, kuinka pieni. Tämä opas tulee nopeasti korvaamattomaksi työkaluksi, joka paitsi pitää sinut järjestettynä ja aikataulussa, mutta rauhoittaa hermoja suurena päivämääränä lähestyttäessä ja kysyt, oletko unohtanut jotain.