Tehostaa tapahtumasuunnittelua hallintaohjelmiston kanssa

Yhä useammat tapahtumasuunnittelijat käyttävät tapahtumien hallintaohjelmistoja. Saatat ihmetellä, mitä buzz on kyse ja onko se järkevää sinun tapahtumasuunnitteluyritykselle. Joten let's leikata sekava auttaa sinua päättämään, jos tapahtumien hallinta-ohjelmisto voi toimia sinulle.

Tarvitsetko tapahtumien hallintaohjelmiston?

Ei, sinun ei tarvitse tarvita tapahtumien hallintaohjelmistoa menestyksekkään tapahtumasuunnittelutoiminnan suorittamiseen.

Jos olet ollut menestyksekäs tapahtumasuunnittelija tähän hetkeen asti käyttämättä yhtä, olet jo tiennyt vastauksen tähän kysymykseen. Voiko se helpottaa elämääsi ja tapahtumasi enemmän onnistuu? Ehkä. Kaikki riippuu sinun erityistarpeistasi ja tapahtumien hallintaohjelmistosta.

Tapahtumien hallintaohjelmiston ominaisuudet

Tapahtumien hallintaohjelmisto on olemassa lähes kaikentyyppisissä tapahtumasuunnittelussa, mukaan lukien yleissopimukset, voittoa tavoittelemattomat tapahtumat ja näyttelyt. Ja on olemassa hyvin pitkä luettelo työkaluista, joiden avulla järjestetään ja hallitaan tapahtumasuunnitteluprosessia. Ominaisuuksiin kuuluvat projektinhallinta, tiedostojen jakaminen, automaattinen rekisteröinti, sopimusten seuranta ja ehdotukset sekä useiden tapahtumien hallinta. Myös lipunmyyntiin, huonelohkojen hallintaan ja sosiaaliseen edistämiseen tarkoitetut välineet ovat muutamia.

Tällaisella laaja-alueella on tärkeää tehdä vähän tutkimusta ja tutkia, mitä jokainen paketti tarjoaa.

Mikä lopputulos on, mikä on tapahtumien hallintaohjelmisto, joka ei sisällä tehokkaita työkaluja? Ratkaisutyökalut toimivat vain, jos ne tarjoavat ratkaisuja ongelmiin, jotka sinun on ratkaistava. Mikä tuo minut seuraavaan kohtaan.

Tee lista

Tarkastele tapahtumasuunnittelutoimiasi. Mitkä tehtävät suoritat säännöllisesti osana suunnitteluprosessia?

Tee luettelo näistä kohteista, ja huomaa, että ne ovat jo automatisoituja. Kun luettelo on valmis, erotkaa ne tehtävät, jotka ovat haastavin, aikaa vieviä tai kalliimpia. Nämä ovat sinun ensisijaisia ​​tavoitteitasi - sinun on löydettävä tapahtumien hallintaohjelmisto, joka tarjoaa ratkaisuja näihin ongelmiin. On houkuttelevaa vetää sisään yhden tapahtumanhallintaohjelmiston glamouria tai toisen ominaisuuden pitkä luettelo. Mutta kelloja ja pillejä on hyödytön, jos he eivät ole auttaneet sinua tapahtumasuunnittelun alalla.

Maksimoi mitä sinulla on jo

Mitä tekniikkaa sinulla on jo käytössä? Optimoi sen kyvyt? Jäsenhallintaohjelmistoihin ja yhteystietojärjestelmiin on usein tapahtumasuunnittelutoimintoja, joiden avulla voit automatisoida rekisteröinnin, verkkomaksamisen ja saada vahvistusilmoituksia. Ennen kuin otat kokonaan uuteen järjestelmään, ota käyttöön luettelo olemassa olevasta järjestelmästäsi saatavista ominaisuuksista.

Käynnistä ostokset

Nyt kun sinulla on luettelo etsimäsi tapahtumasuunnittelutyökaluista, on aika tehdä ostoksia. Tutustu mahdollisuuksiin, jotka ovat siellä, käyttämällä suodatettuja hakuja löytääksesi tapahtumasuunnitteluohjelmiston luettelon mukaisilla työkaluilla. Aloita ne, jotka voidaan jo sisällyttää nykyiseen teknologiaympäristöön.

Sitten anna heille koeajo. Jotkut ohjelmistot ovat ilmaisia ​​loputtomiin; toiset tarjoavat ilmaisia ​​kokeilujaksoja. Hyödynnä tätä tilaisuutta kokeilla eri ohjelmia, jotta näet, sopivatko ne sopivaksi etsimäänsi.

Kysy noin

Keskustele muiden tapahtumasuunnittelijoiden kanssa ja selvitä, millaisia ​​tapahtumasuunnittelumenetelmiä he käyttävät ja miksi. Joku muu kokemus tuotteen tai palvelun kanssa on korvaamatonta. Se voi säästää aikaa ja rahaa. Parasta on kuitenkin, että niiden suositus tapahtumien hallintaohjelmille, joka todella toimii heille, voi säästää vielä enemmän aikaa ja rahaa pitkällä aikavälillä. Ei ole "yhtä kokoa sopii kaikkiin", kun kyseessä on tapahtumanhallintaohjelma; se on yksilöllinen valinta yrityksen tarpeiden ja henkilökohtaisten mieltymyksiesi mukaan.