Miten 80/20 sääntö voi auttaa tuottavuuden parantamiseen

Vuonna 1906 italialainen taloustieteilijä Vilfredo Pareto loi matemaattisen kaavan kuvaamaan maan varallisuuden epätasaista jakautumista. Pareto havaitsi, että 20 prosenttia ihmisistä omisti 80 prosenttia varallisuudesta. 1940-luvun lopulla, laatu guru, tohtori Joseph M. Juran, antoi 80/20 säännön Paretolle, kutsumalla sitä pareton periaateeksi. Pareton periaate tai Pareton laki on hyödyllinen työkalu, joka auttaa sinua asettamaan etusijalle ja hallitsemaan työtä elämässäsi.

Tässä artikkelissa on yleiskatsaus sääntöstä ja esimerkkeistä siitä, miten se voi auttaa sinua parantamaan henkilökohtaista ja ammatillista tuottavuutta ja tehokkuutta.

Mitä se tarkoittaa

80/20-sääntö tarkoittaa, että kaikissa tilanteissa 20 prosenttia tuloista tai toiminnoista vastaa 80 prosentista tuloksista tai tuloksista. Pareton tapauksessa se merkitsi, että 20 prosenttia ihmisistä omisti 80 prosenttia vauraudesta. Juranin alkuvaiheessa 80/20 säännön soveltamista laatustutkimuksiin hän tunnisti 20 prosenttia virheistä, jotka aiheuttivat 80 prosenttia ongelmista. Projektinjohtajat tietävät, että 20 prosenttia työstä (ensimmäiset 10 prosenttia ja viimeiset 10 prosenttia) kuluttavat 80 prosenttia ajasta ja resursseista.

Muita esimerkkejä, joita olet havainnut:

• 80% tuloksistamme syntyy 20% asiakkaistamme.
• 80% valituksista tulee 20% asiakkaistamme.
• 80% laatuongelmista tapahtuu 20% tuotteistamme.

Tai:

• 20% avustajista antaa 80% rahoituksesta.
• 20% työntekijöistämme vastaa 80% sairauspäivästä.
• 20% ideoistani tuottaa 80% liikenteestä blogissani.

On olemassa lähes rajoittamaton määrä esimerkkejä, joita pyrimme soveltamaan 80/20 sääntöä henkilökohtaiseen ja työelämäänmme. Useimmiten viitataan Pareton sääntöön soveltamatta tarkkaa matemaattista analyysiä tilanteeseen.

Yleistämme tästä 80/20 metrisestä, mutta vaikka tämä hento matematiikka, suhde on epätavallisen yleinen maailmassamme.

7 Alueet 80/20 sääntö voi auttaa tuottavuutta:

1. Jos tarkastelet kohteita "Tehtävä" -luettelossasi, mahdollisuudet ovat vain muutamia niistä, jotka liittyvät tärkeisiin asioihin. Vaikka voimme olla tyytyväisiä ylittämään lukuisat pienemmät ongelmat pois tehtäväluettelomme, 80/20-sääntö viittaa siihen, että meidän pitäisi keskittyä niihin muutamiin suurempia kohteita, jotka tuottavat merkittävimmät tulokset. Luettelo ei välttämättä kasva paljon lyhyemmäksi, mutta käytät tehokkaasti priorisointia.
2. Arvioidessaan riskejä tulevalle hankkeelle ei kaikilla riskeillä ole yhtä suuri merkitys. Valitse parhaat riskit, jotka aiheuttavat suurimman mahdollisen vahingon mahdollisuuden (esiintymisen todennäköisyyden vuoksi) ja kohdista tarkkailu- ja riskienhallintatoimet näihin kohteisiin.Älä jätä huomiotta muita, mutta jakaa keskittymä suhteessa.
3. Myynnin edustajana on vaikea ymmärtää asiakkaidesi 20 prosentin ominaisuuksia, jotka muodostavat suurimman osan tuloista ja sijoittaa etsintäajanne samanlaisten asiakkaiden tunnistamiseen ja täyttämiseen.
4. Arvioi säännöllisesti 80 prosenttia asiakkaista, jotka tuottavat noin 20 prosenttia yrityksestänne ja tunnistavat mahdollisuudet poistaa ne asiakkaille, jotka tuottavat parempia tuloksia . Jotkut johtajat ja yritykset aktivoivat aktiivisesti asiakkaidensa luetteloita muutaman vuoden välein, tehokkaasti purkamalla alhaalta ylös suoritettavia asiakkaita.
5. Jos työskentelet asiakaspalvelussa tai puhelinpalvelukeskuksessa, etsi 80/20 jakelu, jossa 80 prosenttia asiakkaasi soittamista tai tukitoimista johtuu joko 20 prosenttia tarjouksista tai 20 prosenttia asiakkaasi kokonaismäärästä. Kaikkien puhelujen tuottamisessa tarjottavissa tarjouksissa on syytä analysoida syy-analyysin laatua tai dokumentointikysymyksiä ja ryhtyä korjaaviin toimenpiteisiin. Suuren puhelun aikana volyymin käyttäjät pyrkivät ymmärtämään puhelun syyn ja tarjoamaan vaihtoehtoisia vastausmenetelmiä.
6. Yrittäjien, solistien ja riippumattomien ammattilaisten on arvioitava työmääränsä ja arvioitava, käytetäänkö suurimman osan ajastaan ​​pienimuotoista toimintaa , mukaan lukien hallinnolliset työt, jotka ovat helposti ja edullisesti ulkoistettuja.
7. Arvioidaksesi tavoitteesi tavoitteiden saavuttamista puoliväliin mennessä keskittyy muutamiin tavoitteisiin tai toimintoihin, jotka ovat tärkeimpiä kehityksesi tai menestystesi kannalta. Tehtäväluettelon tapaan kaikki tehtävät ja tavoitteet eivät ole yhtä suuret.

Käytännön rajoitukset 80/20 sääntöön:

Kuten olemme selvittäneet, 80/20 säännössä on monia sovelluksia työstämme ja henkilökohtaisesta elämästämme. On kuitenkin mahdolli- suuksia käyttää tätä työkalua väärin ja tehdä kriittisiä virheitä.

• Sinun ei pitäisi keskittyä vain 20 prosenttiin tiimisi huippuosaajista 80 prosentin kustannuksella. Olet vastuussa kasvavien esiintyjien määrän lisäämisestä sekä arvioidaksesi ja potentiaalisesti poistamalla ne, jotka ovat johdonmukaisesti heikkoja esiintyjiä.
• 80/20-sääntö voi viitata siihen, että hajauttamisen tasoa pyritään vähentämään investoinneilla. Sinun kokonaissijoitussisältösi ja mukautuksesi on kiinnitettävä tarkkaan, jos vain 20 prosenttia investoinneistasi ajaa 80 prosenttia tuloksista .
• Vaikka projektissa 20 prosenttia suunnitteluun ja toteutukseen suunnitellusta ajasta saattoi tuottaa suurimman osan tuloksista tai edistyksestä, sinulla ei ole varaa jättää aloitteen yksityiskohtia.

Bottom Line:

Pareton periaate tai 80/20 sääntö on hyödyllinen rakenne analysoimalla pyrkimyksiämme ja tuloksia. Se on korvaamatonta, kun sitä käytetään tehtävän tai tavoitteiden luetteloihin, ja se tarjoaa hyödyllisen analyyttisen kehyksen monille ongelmatilanteille. Käytä sitä vapaasti, mutta älä hyväksy sitä absoluuttisena tai olet todennäköisesti väärin.

-

Päivitetty Art Petty