Eroja tapahtumasuunnittelun ja koordinoinnin välillä

Tapahtumateollisuudessa on useita löyhästi määriteltyjä termejä. Eli sanat voidaan tulkita eri tavoin. Sana "tapahtuma" itsessään voisi merkitä jotain syntymäpäiväjuhlista hyötyä konsertti. Eri termien käyttö voi johtaa sekaannukseen ja väärinkäsityksiin, erityisesti työnimikkeiden ympärillä. Yksi suurimmista hämmennysalueista on tapahtumasuunnittelijoiden ja tapahtumakoordinaattoreiden ympärillä.

Tapahtumasuunnittelijat vs. tapahtumien koordinaattorit

Teollisuuden ulkopuolelle monet ihmiset eivät ymmärrä eroa tapahtumasuunnittelijan ja tapahtumakoordinaattorin välillä. Yleensä suunnittelija tekee kriittiset päätökset siitä, mitä, milloin, kuka ja miten. Tapahtuman koordinaattori puolestaan ​​on vastuussa siitä, että kaikki yksityiskohdat toteutetaan ja että kukin myyjä näyttää ajoissa ja toimii asianmukaisesti.

Tapahtumasuunnittelijan velvollisuudet

Tapahtumasuunnittelija työskentelee suoraan asiakkaan kanssa asiakkaan vision, tarpeiden ja budjetin määrittämiseksi. Esimerkiksi jos se on häät, tapahtumasuunnittelija voi keskustella parin suunnitellusta sävystä, muodollisuustasosta ja vieraslistan koosta.

Tällöin tapahtumasuunnittelija suunnittelee tapahtuman, jolla voittaisi asiakas. Hän valitsee paikasta, viihdetyypistä ja työskentelee asiakkaan kanssa valikon määrittämiseksi. Ne keskittyvät suurikokoisiin kohteisiin, jotka tekevät tapahtumasta mieleenpainuvan.

Tapahtumasuunnittumisesta tulee vuosien kokemus. Suunnittelijalla on suuri vastuu sen varmistamisessa, että asiakas on tyytyväinen ja suunnitella tapahtuman, joka sopii asiakkaan tarpeisiin ja odotuksiin.

Ennen tulosta suunnittelija, usein vuosien työskentely tapahtumakoordinaattorina on usein tarpeen. Se on tärkeä askel uralla tapahtumissa.

Tapahtumien koordinaattorin vastuut

Tapahtuman koordinaattori ei osallistu itse tapahtuman suunnitteluun. Sen sijaan he ovat vastuussa yksittäisten komponenttien hallinnasta, jotta tapahtuma sujuisi hyvin.

Kun suunnittelija on määrittänyt tapahtuman vision, koordinaattori auttaa suunnittelijoita tekemään siitä todellisuuden. He voivat tarkastella myyjiä, järjestää toimituspäivät ja käsitellä logistisia tehtäviä.

Suurilla organisaatioilla voi olla kaksi koordinaattoria jokaiselle suunnittelijalle, kun taas pienillä toimilla voi olla vain yksi koordinaattori, joka palvelee kaikkien päätöksentekijöiden tarpeita. Kummassakin tapauksessa koordinaattorin sijainnin valvonta on yleensä suoraa. Nyt se ei tarkoita, että tapahtumien koordinaattorit pääsevät helposti. Useimmilla on vaikea tehtävä järjestää kaikki paikan päällä vain muutama tunti ennen tapahtuman alkamista. Tämä on tietysti silloin, kun useimmat ongelmat esiintyvät, minkä vuoksi hyvä koordinaattori on keskittynyt, organisoitu ja kekseliäs.

Tämä on hyvä asema niille, jotka haluavat aloittaa uran tapahtumasuunnittelussa. Koordinaattorina toimiminen antaa sinulle vahvan pohjan siirtää tapahtumasuunnittelijalle myöhemmin urasi aikana. Vahva koordinaattori on painoltaan kullan arvoinen mihin tahansa suunnittelijaan, ja työpaikan turvallisuus (jos olet hyvä työpaikka) on käytännössä taattu.

Hyökkäämässä uraan tapahtumien koordinoinnissa voi olla hyödyllistä hankkia harjoittelu tai vapaaehtoistyö voittoa tavoittelematta auttaakseen heitä suunnittelemaan varainhankintaan liittyviä tapahtumiaan. Saat käytännön kokemusta koordinoidaksesi todellista tapahtumaa ja rakentaessasi ammatillista verkostoasi samaan aikaan.