Lomakkeen W-9 pyytäminen erillisiltä urakoitsijoilta

Et voi täyttää ja antaa lomakkeita 1099-MISC toimittajille tai itsenäisille urakoitsijoille, ellei ensin hankita lomaketta W-9 kustakin niistä. Sinun on tiedettävä jokaisen myyjän tai urakoitsijan nimi, osoite ja veronmaksajien tunnistenumero, joka vaatii 1099-MISC: n.

Kuka saa antaa lomakkeita 1099-C?

Internal Revenue Service -lomakkeen ohjeet lomakkeelle 1099-MISC selittävät erilaiset tilanteet, jotka edellyttävät yritystä myöntämään lomakkeita 1099-MISC.

Sinun on täytettävä, tallennettava ja annettava tämä lomake kaikille myyjille tai urakoitsijoille - ei työntekijöille - joille olet maksanut vuodessa 600 dollaria tai enemmän.

Työntekijä on kuka tahansa, jonka työtä sinä tai yrityksesi hallitset. Jos maksat jonkun vastaamaan puhelimeesi, hän todennäköisesti on työntekijä, koska asetat tuntikuntasi ja sanelemaan, mitä hänen pitäisi tehdä, kun hän on kellossa. Työntekijät eivät tarvitse 1099-MISC-lomaketta.

Jos maksat jonkun puhdistamaan toimistosi, kun et ole avoinna liiketoiminnalle ja hän saapuu ja tekee niin joskus harkintavaltaansa, hän todennäköisesti on itsenäinen urakoitsija ja hän vaatii lomakkeen 1099- MISC. Sisäinen tulovirasto selittää hienompaa pistettä tunnistaa itsenäiset urakoitsijat vs. työntekijät.

Poikkeukset toimeksisaajalle / myyjälle

Sinun ei tarvitse antaa 1099-MISC-lomakkeita C- ja S-yrityksille tai yhteisöille, joilta ostat tuotteita, kuten myydyt tuotteet myöhemmin.

Maksut, jotka suoritetaan sopimuskumppaneille ja myyjille pankkikortilla, luottokortilla tai PayPalin kaltaisilla kolmansilla osapuolilla, ovat myös verovapaita - IRS käyttää eri tapaa seurata näitä liiketoimia.

Milloin kysytään täytetty lomake W-9?

On hyvä käytäntö pyytää, että itsenäinen urakoitsija toimittaa täytetyn W9-lomakkeen heti kun yritys tietää, että hänen on annettava hänelle 1099.

Mutta joskus annamme näiden pyyntöjen liukua tammikuulle asti, tarkastelemme kirjanpidon tietoja ja ymmärrä, ettemme ole päässeet siihen.

Jos sinun on annettava 1099-MISC ja sinulla ei ole täytettyä W-9-lomaketta, sano jotain: "Hei, lähetän 1099-MISC: nne tammikuun loppuun mennessä ja Ymmärsin, että sinulla ei ole W-9: ta. Voisitko täyttää yhden ja lähettää sen minulle? " Tällöin urakoitsija tietää, että W-9-lomakkeen tietoja käytetään erityisen verotusasiakirjan luomiseen.

Kannusta ihmisiä lähettämään sinulle täytetyt W-9-lomakkeet turvallisella tavalla. Valmis W-9 sisältää arkaluonteisia tietoja, kuten henkilön sosiaaliturvatunnusta. Nämä tiedot olisi pidettävä mahdollisimman yksityisinä ja turvallisina minimoidakseen riskin, että tiedot joutuvat vääriin käsiin. Suoritetun lomakkeen W-9 lähettäminen epävarmana tiedostoliitteenä sähköpostitse ei ole suositeltavaa.Pyydä sitä vastaanottamaan sähköpostilla, käsin tai salasanalla suojatulla tiedostoliitteellä sähköpostiviestiin.

HUOMAUTUS: Verolakeja muutetaan määräajoin, ja yllä olevat tiedot eivät ehkä vastaa viimeisimpiä muutoksia. Ota yhteyttä verotoimistoon ajankohtaisimmista neuvoista. Tämän artikkelin sisältämiä tietoja ei ole tarkoitettu veroneuvontaan eikä korvaavat veroneuvojia.

Lue lisää:

• Lisätietoja lomakkeesta W-9
• Lataa tyhjä lomake W-9 IRS: stä (pdf)
• Lataa lomakkeen W-9 kyselylomakkeet IRS (pdf)
• Form 1099-MISC -lomakkeen valmistelu vuodelle 2013