Sidosryhmien hallintasuunnitelma projektinhallinnassa

Projektinhallinnassa sidosryhmien hallintasuunnitelma on muodollinen asiakirja, jossa kuvataan, miten sidosryhmät osallistuvat hankkeeseen. Sidosryhmä on henkilö tai ryhmä, jolla on hankkeen kiinnostus. Kun ajatellaan, milloin ja miten sidosryhmät osallistuvat, projektiryhmä voi maksimoida sidosryhmien myönteisen vaikutuksen hankkeeseen.

Mitkä ovat sidosryhmiä?

Sidosryhmät voivat olla organisaation sisäisiä ja ulkoisia.

Esimerkkejä sisäisistä sidosryhmistä ovat johtajat ja liiketoimintayksiköt, kuten kirjanpito ja tietotekniikka. Liiketoimintayksiköillä on tyypillisesti edustajia projektiryhmässä. Ulkopuoliset sidosryhmät voivat olla sidosryhmiä, yrityksiä ja kansalaisjärjestöjä. On harvinaista, että ulkopuoliset sidosryhmät ovat edustettuina projektiryhmässä. Sääntelyviranomaisille, jotka sääntelevät, ne ovat tavallisesti tärkein sidosryhmä kaikkien hankkeiden osalta. Jos projektiryhmä tunnistaa sidosryhmän, kyseinen sidosryhmä olisi harkittava sidosryhmien hallintasuunnitelmassa.

On hankalaa, että projektiryhmä koostuu kaikkien sidosryhmien edustajista. Monissa tapauksissa se on mahdotonta. Projektiryhmä tarvitsee kuitenkin osallistujien panosta ja osallistujien osallistumista hankkeen onnistumiseen. Esimerkiksi hallitus haluaa täysin uudistaa ja nykyaikaistaa yleisimmin käytetyn ohjelmistonsa.

Lähes jokainen organisaatiossa käyttää ohjelmaa jollain tavalla. Jokainen käyttäjä ei voi olla suoraan edustettuna projektiryhmässä, joten tiimi kehittää tapoja kerätä sidosryhmien panosta ja päättää keinoista tiedottaa sidosryhmille hankkeen asemasta. Nämä panostus- ja viestintästrategioiden keräämismenetelmät on dokumentoitu sidosryhmien hallintasuunnitelmassa.

Eri eri sidosryhmien hallintasuunnitelman ja viestintäsuunnitelman

Projektin sidosryhmien hallintasuunnitelman ja viestintäsuunnitelman välillä voi olla huomattava määrä verenvuotoa. Niiden toiminnot ovat hyvin samankaltaisia. Sidosryhmien hallintasuunnitelma on laajempi, koska se helpottaa hankkeen panosta ja tuottaa tuotoksia. Sidosryhmien hallintasuunnitelma on kapeampi, koska siinä käsitellään vain niitä, joilla on omat etunsa, kun taas viestintäsuunnitelmassa voi olla laajemmat yleisöt.

Sidosryhmien hallintasuunnitelma kehittyy projektin aikana

Sidosryhmien hallintasuunnitelmaa ylläpitää yleensä projektipäällikkö. Projektin etenemisen myötä projektipäällikkö arvioi sidosryhmien hallintasuunnitelmaa ja palauttaa sen säännöllisesti projektiryhmään päivittämään päivitykset. Hanke voi näyttää hyvin erilaiselta aikajanan puolivälissä kuin suunnitteluvaiheessa, joten on tärkeää varmistaa, että hankkeen ohjeelliset asiakirjat muuttuvat, jos olosuhteet edellyttävät.

Esimerkki sidosryhmien hallintasuunnitelman toimivuudesta

Tässä on esimerkki siitä, miten sidosryhmien hallintasuunnitelma voi muuttua projektin aikana. Valtion virasto aloittaa sääntelyprosessin. Projektin sponsori ja projektipäällikkö laativat alusta lähtien sidosryhmien luettelon, jossa heidät otetaan mukaan sidosryhmien hallintasuunnitelmaan.

Yksi projektiryhmän ensimmäisistä tehtävistä on selvittää suunnitelma. Muutaman kuukauden kuluttua projektiryhmän jäsen tunnistaa sidosryhmän, jota kukaan ei ajatellut hankkeen alussa. Projektinjohtaja lisää uuden sidosryhmän suunnitelmaan ja kutsuu projektiryhmäkokouksen keskustelemaan siitä, miten uuden sidosryhmän tulisi osallistua. Kun johtaja päättää, mitä tehdä, projektipäällikkö ilmoittaa projektin sponsori.

Sidosryhmien hallintasuunnitelma on selvästikin elävä asiakirja. Projektin muuttuessa sidosryhmien hallintasuunnitelma voi muuttua paremmin palvelemaan hankkeen tarpeita. Nopealla sidosryhmien hallintasuunnitelmalla projektiryhmä voi asianmukaisesti kerätä sidosryhmien panosta ja palautetta sekä tiedottaa sidosryhmille.