Mitä projektin päällikkö tuntee työn tekemisestä

Projektinjohtaja on yhä tärkeämpi rooli nykyisessä aloitteellisessa ryhmätyöskentelyssä. Loppujen lopuksi hankkeet ovat kaikkialla organisaatiossamme.

Määritelmän mukaan hanke on kaikki tehtävä, jota teemme kerran; se on väliaikainen ja ainutlaatuinen. Kehitämme uusia tuotteita projekteissa. Sovellamme uusia ohjelmia, kuten yritysyritysresurssien suunnittelua tai asiakkuudenhallintaohjelmistoamme projektiryhmien kautta.

Myös innovaatiotoiminnan ja strategian kehittäminen ja toteuttaminen tapahtuu hankkeiden muodossa.

Projektipäällikön rooli organisaatiomme omissa tehtävissä on välttämätöntä yrityksemme selviytymiselle ja menestykselle. Ne helpottavat ja koordinoivat ja auttavat tekemään työtä, ja he tekevät sen soveltamalla sekä tieteen että taiteen.

Kokenut projektipäälliköt osaavat auttaa ryhmiä tekemään monimutkaisia ​​ideoita - tuotteen spesifikaatioita tai asiakkaiden vaatimuksia ja hajottamaan ideat alaspäin sulaviksi paloiksi. Ne koordinoivat työn voimavaroja ja virtaa; he hallitsevat ja raportoivat budjetista ja tärkeämpää, he johtavat ja ohjaavat tiimin jäseniään kovien päätösten ja haasteellisten ongelmien avulla.

Paras projektipäällikkö on korvaamaton tuottavuusresurssi, ja oppitunnit ja taidot, joita he kehittävät, ovat helposti sovellettavissa meihin kaikkiin "ei tarpeeksi työvuoroina päivässä" työelämässä.

Yhdeksän tuottavuuden oppituntaa projektinhallinnasta:

1. Suunnitteluaika maksaa osinkoja. Meidän nopeatempoisessa maailmassamme meillä on voimakas taipumus kiirehtiin aloitteisiin ilman aikaa selventää ja suunnitella. Projektinjohtajasi ymmärtää, että ennalta suunniteltu aika maksaa joukkue takaisin säästämällä aikaa vähentämällä jätettä ja muokkaamalla sitä tulevaisuudessa.

Projektinhallinnassa olevissa MBA-kursseissani opiskelijat toistavat tämän asian uudestaan ​​ja kertovat uudesta näkökulmastaan ​​hyödyistä, jotka tarjoavat runsaasti ennakoivaa aikaa selkeyttämistä ja suunnittelua. Kuten olen oppinut isältäni jo kauan sitten kotitalousparannushankkeissa, "mitatkaa kaksi kertaa, leikkaa kerran. ”

2. Selkeä peruskirja on korvaamaton. Projektinhallinnan peruskirja on tehokkaasti uuden aloitteen syntymäilmoitus. Siinä kuvataan hankkeen tarkoitus ja keskeiset ajoitusparametrit. Siinä yksilöidään keskeiset roolit, kuten: asiakas, projektipäällikkö, projektin sponsori ja ydinryhmien jäsenet. Perustamissopimuksen laajennetut versiot voivat sisältää luettelon tärkeimmistä sidosryhmistä ja hankkeen lisävaatimuksista. Asiakirja on jaettu koko organisaatiolle ja varmistetaan, että jokainen ymmärtää tämän aloitteen ja mukana olevien henkilöiden merkityksen.Se minimoi halkeilun ja sekaannuksen ja luo pohjan laajalle yhteistyölle.

Voit hyväksyä peruskirjan käsitteen mihin tahansa tiimisi toimintaan keinona tiedottaa kaikille ja valtuuttaa vastuullisia tiimin jäseniä. Pidä se yksinkertaisena ja laadi lyhyt ilmoitus, jossa hahmotellaan aloite.

Selitä tarkoitus, tunnista tärkeimmät osallistujat ja pyydä kaikkien tukea. Tiimisi arvostavat tiedon jakamista.

3. Tunne, kuka on koskettanut teidän aloitteenne ja ota mukaan heidät! Kokenut projektipäälliköt ymmärtävät, kuinka tärkeää on tunnistaa ja osallistua kaikkiin aloitteisiin vaikuttavien osapuolten (sidosryhmien) kanssa. Tuntematon sidosryhmä on todennäköisesti yhteistyökykyinen yksilö. Jotta tunnistat sidosryhmät, luo kuva tai kartta, jossa hahmotellaan kaikki projektisi vaikutukset tai osallistuvat siihen. Tämä sisältää resursseja tarjoavat johtajat, osastot, jotka joutuvat muuttamaan prosesseja aloitteellisuutensa ja tietenkin asiakkaidesi takia. Asianmukainen, oikea-aikainen ja johdonmukainen sidosryhmien osallistuminen vähentää sekaannusta, parantaa yhteistyötä ja nopeuttaa ongelmanratkaisua.

Hanki projektipäälliköiden oppitunnit sidosryhmien hallinnointiin omien ohjelmien ja toimintojen avulla. Piirrä kaavio yksilöistä, joihin aloite koskettaa, ja tapaa heidät saadakseen tukea ja panosta. Varmista, että ne pysyvät asianmukaisesti mukana tiedonsiirtosilmukassa alla olevan 9 kohdan mukaisesti.

4. Joukkueet tuottavat nopeammin valmennusta. Projektinjohtajat osaavat muodostaa tuottavia työryhmiä väliaikaisille ja ainutlaatuisille aloitteille, usein sellaisten henkilöiden kanssa, jotka eivät ole koskaan työskennelleet yhdessä. He ymmärtävät ryhmän kokoonpanon haasteet ja siirtävät heidät muodostamisvaiheesta suoritusvaiheeseen, ja he kouluttavat tiimejä näiden haasteiden kautta. He korostavat erityisesti sitä, että jokainen ymmärtää heidän tehtävänsä ja kehittää standardeja keskustelulle, keskustelulle ja päätöksenteolle. Ne tarjoavat runsaasti palautetta tiimin jäsenille ja ne edistävät vastuullisuutta edistävää kulttuuria.

Olitpa johtava funktio tai kokoonnut työryhmä uuden aloitteen ratkaisemiseksi, älä ota huomioon, että tiimisi tulee tuottavasti nopeasti, koska olet antanut peruskirjan ja valtuutettu heitä saamaan työtä. Todellisuudessa ryhmät muodostavat nopeamman ja oppivat suorittamaan, kun heitä ohjataan ja valmentaa.

5. Riskien arviointi ei koskaan pysähdy. Parhaat projektipäälliköt ymmärtävät, että kaikki heidän työnsä liittyvät riskien hallintaan. He ovat hankalissa kaikissa projektin vaiheissa työskennellessään ryhmänsä kanssa tunnistamaan mahdolliset riskit ja kehittämään strategioita riskien lieventämiseksi tai välttämiseksi.

Sisällytä riskien tunnistus- ja riskinarviointitekniikat omaan työhösi. Varmista, että tunnistat henkilöt, jotka ovat vastuussa riskien tunnistamisesta ja kehittävät eniten huolenaiheita. Voit työskennellä myynnissä, asiakastukeen tai toimintaan, riskien suunnitteluun ja aktiiviseen riskienhallintaan säästää päänsärkyä, aikaa ja rahaa.

6. Yksi lähestymistapa tai työkalu ei sovi kaikkiin. Kätevistä käytännöistä kriittiselle polulle tai kriittisen ketjun projektinhallintatekniikoille oikea lähestymistapa riippuu monista tekijöistä, kuten: hankkeen luonteesta; tiimin jäsenien kokemus ja koulutus erilaisista lähestymistavoista sekä pääsy resursseihin. Suuret projektipäälliköt valitsevat lähestymistavan, jonka he uskovat parhaan kartan tilanteeseen ja ympäristöön.

Johtajina olemme usein jumissa reitteissämme lähestymällä tiimimme työtä. Todellisuudessa on olemassa useita polkuja jokaisen ongelman ratkaisemiseen. Prosesseja voidaan virtaviivaistaa, uusia lähestymistapoja tai uusia tekniikoita voidaan hyväksyä. Olkaa joustavia ja kannustamaan tiimisi jäseniä tunnistamaan erilaisia ​​lähestymistapoja työhönsä ja ongelmanratkaisuun. Antakaa heille itsenäinen lähestymistapa, jonka he uskovat parhaiten sopivaksi.

7. Muutos tapahtuu, mutta kaaoksen välttäminen on välttämätöntä. Jokainen kokenut projektipäällikkö ymmärtää, että muutos on väistämätöntä tietyn hankkeen aikana. Sen sijaan, että vastustettaisiin muutoksesta, he kehittävät prosesseja ja työkaluja arvioitaessa, päättäessään ja kommunikoivat aikaisempien suunnitelmien muutokset.

Hallitsematon muutos aikaisempiin suunnitelmiin rohkaisee kaaosta ja sekaannusta. Hyväksy projektipäällikön käytännöt ja luo ja jakaa muutoksenhallintaprosessi, jonka avulla ihmiset voivat ehdottaa ideoita, saada hyväksyntää ja ilmoittaa muutoksista.

8. Johtajuus on projektin joukkueen suorituskyvyn eronmuodostaja. Vahvimmat projektipäälliköt käyttävät useita hatut, ja johtajan rooli on kenties kaikkein tärkein. He ymmärtävät, että he ovat vastuussa selkeästä näkemyksestä, suunnasta ja muodostamaan ja muotoilemaan ympäristöä, jota joukkue tarvitsee onnistua. Ne varmistavat, että suorituskykyä ja vastuuvelvollisuutta koskevat selkeät arvot määritetään ja pannaan täytäntöön ja ne käyttävät valmennustaitoja jatkuvan oppimisen ja parantamisen ohjaamiseksi.

Se on helppo päästä loputtomiin tehtäviin, jotka ovat edessäsi ja tiimillään. Muista, että tiimisi tarvitsee sinua johtamaan, älä tee työtä heille. Varmista, että lähestyt joka päivä tilaisuuden tukea, opastaa ja valmentaa.

9. Kommunikoi vain oikealla äänenvoimakkuudella ja taajuudella . Aloituksen tilaa koskevan tiedon välittämiseksi tehokkaat projektipäälliköt ymmärtävät tarpeen räätälöidä keskeisten sidosryhmien tarpeisiin. Toimitusjohtaja ei halua laatujohtajan vaatimaa yksityiskohtien tasoa. Kaukaiset sidosryhmät eivät tarvitse päivittäisiä päivityksiä.

Tee työtä arvioidaksesi yleisön todelliset tarpeet tiedon yksityiskohdista ja taajuudesta sekä räätälöidä päivitykset vastaavasti. Tulet luomaan hyväntahtoisuuden ja minimoimaan aikaa, jonka aikana tuotetaan raportteja ja päivityksiä, joita kukaan ei lue tai tarvitsee.

Bottom line for Now:

On enemmän kuin muutama hieno oppitunti tuottavuudesta, johtamisesta ja johtamisesta oppia suurilta projektipäälliköiltä. Käytä opetuksia viisaasti ja parannat henkilökohtaista ja tiimisi tuottavuutta ja suorituskykyäsi.