Vuoden palkkasumma Työnantajien verotukselliset tehtävät

Kysymys: Mitä vuoden lopussa palkkahallinnon tehtäviä täytyy hoitaa?

Verosuunnittelun lisäksi joulukuussa on myös aika täyttää vuoden lopun palkkahallintotehtävät ja valmistautua uuteen palkkasummaan. Seuraavassa on muutamia muistutuksia, jotka auttavat sinua sulkemaan tämän vuoden palkkasummasi ja valmistautumaan ensi vuoden palkkasummille.

Työntekijän W-4 lomake - Työntekijän ennakonpidätyslisenssi

Työntekijät voivat täyttää W-4 lomakkeet milloin tahansa, ja kalenterivuoden lopussa on hyvä aika muistuttaa heitä tarkistamaan W-4: tä varmistaakseen, että tiedot ovat tarkkoja ja he haluavat pidättää liittovaltion tuloverot ovat tarkkoja.

Jos valtio vaatii tuloveroa, työntekijän tulee myös tarkistaa valtion tuloveron ennakonpidätysmuoto muutoksista ja ennakonpidätyksistä. Vain muistutus siitä, että työntekijät voivat vaihtaa W-4-lomakkeitaan niin usein kuin he haluavat koko vuoden, vain yhden kerran tietyn palkkatyön osalta.

Muun kuin työntekijän W-9 lomake - Veronmaksajien tunnistusnumero ja sertifikaattipyyntö

W-9 lomake, joka on samanlainen kuin W-2-lomake, mutta se ei ole työntekijöille. W-9-lomaketta käytetään henkilön osoitteen ja verotunnisteen tarkistamiseen. Verotunnus on tärkeämpi tieto, koska IRS käyttää tätä vastaamaan 1099: tä, jotka työnantajat ovat jättäneet verovelvolliset 1099: een mennessä.

Tilaa W-2 lomakkeet ja 1099-MISC lomakkeet

Jos lähetät omat W-2 lomakkeet (vuoden lopun verotuksen yhteenveto työntekijöille) ja 1099-MISC lomakkeet (vuoden lopussa veroselvitys itsenäisille urakoitsijoille), nyt on aika tilata lomakkeita tälle verovuodelle.

Jos sinulla on palkkalistointipalvelu, tarkista, että heillä on tarvittavat tiedot näiden lomakkeiden valmistelemiseksi tammikuussa. Muista, että W-2 lomakkeet ja 1099-MISC-lomakkeet on toimitettava henkilöille ennen tammikuun loppua.

Voit

saada W-2 lomakkeita toimistotarvikkeiden myymälöistä tai IRS: stä. Et voi käyttää W-2-lomaketta, jonka lataat Internetistä, koska kopion A punainen väri on erikoinen eikä sitä voi kopioida. Sinun on käytettävä virallista lomaketta.

Lue lisää W-2s ja 1099s

Varmista työntekijöiden nimet ja sosiaaliturvatunnukset

Ennen kuin valmistat W-2 lomakkeita, tarkista sosiaaliturvalaitoksen työntekijöiden nimet ja sosiaaliturvatunnukset ottelu ja ovat tarkkoja. Katso lisätietoja SSA: n Business Services Online -osiosta.

Vahvista muiden kuin työntekijöiden tiedot ennen 1099-MISC-lomakkeiden lähettämistä.

Ennen kuin lähetät ei-työntekijälle, kuten sopimuspuolelle tai yritykselle, jonka olet maksanut, sinun on vahvistettava kyseisen henkilön verotunniste. Kuten edellä on mainittu, sinun on lähetettävä W-9-lomake saadaksesi osoitteen ja verotunnisteen numeron.

Muut vuoden lopun palkkasummaiset verotulot

Varmista, että

• työntekijän palkat kirjataan oikeaan vuoteen. Konkreettisen vastaanoton laskentakäsitteen käyttäminen päivämääränä, jona henkilöllä on rajoittamaton pääsy rahastoihin, on se, mikä on tärkeätä. Joten, maksa palkat oikeaan vuoteen käyttämällä palkanmaksupäivää. Jos maksat työntekijän palkkoja viime viikolla joulukuussa, mutta palkkatodistus on päivätty tammikuussa, tulot laskevat tammikuusta. Poikkeus on, jos jostain syystä ennustat palkasta joulukuussa palkatuille työntekijöille heidän palkkojensa vuoksi tammikuusta. Lue lisää aikataulusta työntekijän palkkasummista vuoden lopussa sekä muita vuoden lopun tuloja ja kulujen ajoitus kysymyksiä. Määritä, kuinka voit käsitellä
• työntekijämaksuja, joita ei ole kertynyt pitkään. Sinun on tehtävä vilpittömiä pyrkimyksiä löytää työntekijä (käytä hyväksyttyjä kirjaimia, jotta voit osoittaa, että kirje ei ollut saatavilla). Jos et löydä työntekijää, sinun on vaadittava valtion lakia kääntämästä maksamattomia palkkatuloja valtion tulo-osastolle. He jatkavat työtä etsimään yksilöä. Sinun on myös otettava huomioon kirjanpitojärjestelmän maksamaton palkkahallinnon palkkasumma. Tapa, jolla sitä käsitellään, riippuu todennäköisyydestä, että työntekijä suorittaa käteisvarat. Määritä työntekijöiden W-2s
• verotettavat määrät tietyille etuuksille, mukaan lukien prosenttiosuudet omistajien ja työntekijöiden henkilöautojen ja matkapuhelinten henkilökohtaisesta käytöstä ja työnantajan maksettavista koulutuskuluista, jotka voivat olla veronalaisia. Tarkista verotuksen neuvonantajasi näiden etujen raportointivaatimuksista.