Miksi tarvitset tapahtumasuunnittelulistan

Olitpa sitten alkamassa tapahtumasuunnittelussa tai kokenut tapahtumasuunnittelija, sinulla on mahdollisuus tutustua tapahtumasuunnittelulistaan ​​tai ainakin kuulla sen viittaavan tapahtumasuunnittelun aikana tai teollisuuden kokoontuminen. Siitä on syy. Tapahtumasuunnittelulistaus on suunnittelijain paras ystävä, korvaamaton työkalu tapahtumien onnistuneeseen hallintaan.

Huomaa: tapahtumasuunnittelulistaus tunnetaan myös työaikataulusta tai kriittisestä polusta.

Tapahtumasuunnittelu koskee suunnittelua. Jopa luovin tapahtuma-idea heiluttaa, jos sitä ei ole suunniteltu ja toteutettu. Tässä on tapahtuman tarkistuslista. Se on oppaasi pysyä järjestäytyneenä ja aikataulun mukaan tai etukäteen, kun pelaat lukemattomia vastuuta ja valinnaisia ​​yksityiskohtia onnistuneen tapahtuman suunnittelussa. Ja se on erityisen hyödyllinen useiden tapahtumien hallintaan. Pienen tehtävän unohtaminen tai yhden aikataulun takia jättäminen voi johtaa dominoefektiin: muut tapahtumasi näennäisesti liittymättömät näkökohdat voivat alkaa hajota erilleen yksi kerrallaan.

Joten älä luota muistiin, tahmeisiin muistiinpanoihin tai salakuunteluihin, jotta tapahtumasi suunnittelu liikkuu sujuvasti. Opi koota tehokas tapahtumasuunnittelulistaus ja se tulee pian uusi paras ystäväsi.

Ennen kuin aloitat

Aloita poistamalla aikataulusta aikaa keskittyä suunnittelemaan tapahtumaan.

Seuraavaksi, kirjoita mieli. Vakavasti. Ei katsella puhelinta tai vastata sähköpostiin. Sinun täytyy kuvitella tämän tapahtuman alusta loppuun ilman keskeytystä tai häiriötä, jotta voit tehokkaasti suunnitella kaikki tehtävät, jotka on suoritettava.

Valmistaudu

Ajattele suunniteltua tapahtumaa ja kirjoita kaikki vahvistetut tiedot: asiakkaan nimi ja yhteystiedot, tapahtuman päivämäärä, sijainti, osallistujamäärä jne.

Poista kalenteri ja kirjoita kalenterin tapahtumispäivämäärä lihavoituna. Kerää muita asiaankuuluvia materiaaleja - valokuvia tapahtumapaikasta, luettelo osallistujista, jotka ovat osa tätä tapahtumaa.

Siirry taaksepäin

Tapahtumien suunnittelun tarkistuslistan kirjoittaminen alkaa toimia taaksepäin.

Vieraat kokevat tapahtuman yhden päivän tai monipäivän keräämiseksi, kun kaikki tapahtuu kerralla. Kuten live-esiintyminen, joka näkyy lavalla ja toteutetaan kauniisti. Tapahtumasuunnittelijat katsovat tapahtumia sarjana pienempiä tapahtumia, jotka sopivat yhteen palapelin palojen kanssa, jotka huipentuvat lopulliseen tapahtumaan. Joten suunnittelijoina alamme alussa. Mikä on useita viikkoja tai kuukausia ennen varsinaista tapahtumaa.

Aloita alussa

Kun päätät, mistä aloittaisit kirjallisesti tapahtumasuunnittelulistan, ajattele, että luotaisi vankka perustus tapahtumalle.Ennen kuin valitset värimalleja ja tilaa kukkia, sinun on ratkaistava perusasiat. Allekirjoittaessasi sopimuksia neuvotteluihin huoneen lohkosta, kaikki on kirjoitettava tarkistuslistallesi riippumatta siitä, kuinka suuri tai pieni. Avain on ensin huolehtia kaikista tehtävistä, jotka voidaan suorittaa etukäteen, jotta aikataulussa olisi enemmän aikaa niille tehtäväluokille, jotka tapahtuvat lähemmäksi tapahtuman päivämäärää.

Joitakin esimerkkejä kohteista, jotka on sisällytettävä tapahtumasuunnittelijan tarkistuslistalle:

• Tilaa sopimukset (asiakkaan, toimipaikan, toimittajien jne. Kanssa).
• Vahvista päivämäärä ja kellonaika paikkaan
• Vuokraus viihde (bändi, puhuja jne.)
• Suojattu hotellilohko
• Postikutsut
• Valitse valikko
• vieraat
• Kävele sivuston kautta
• Vahvista huoneiden asetukset
• Salli lisäaika

Lisää jokaiseen tapahtumien tarkistuslistan kohteeseen lisäaikaa. Jos kutsujen lähettämistä todella lähetetään 15. maaliskuuta, kirjoita kohde listalle, jotta kutsut lähetetään postitse 8. maaliskuuta, viikkoa aiemmin. Tämä antaa sinulle jonkin verran ylimääräistä aikaa, jos jotain menen epäonnistumaan kutsujen kanssa tai jos olet myöhässä aikataulusta toisesta syystä.

Sisällytä muistutuksia tarkistuslistaan ​​

Ei ole tarpeellista kirjoittaa tarkistuslistaan ​​"allekirjoita sopimusta ravintoloitsijan kanssa" ja tarkasta sitten ruutu, kun se on valmis.

Sinun on varmistettava, että toimittaja on saanut kopion sopimuksesta ja hän on palauttanut allekirjoitetun kopion sinulle. Jokaisen suuren kohteen, joka lisätään tarkistuslistalle, sisältää muistutuksen. Esimerkiksi "Seuraa palveluntarjoajan kanssa uudelleen: sopimus. "Lisää toinen, myöhempi muistutus, joka lukee" Vastaanotettu allekirjoitettu sopimus palveluntarjoajalta ". Ei ole harvinaista käsitellä tehtävää ja katsoa, ​​että se on tehty, kun se todellisuudessa on vain valmis puolellasi.