Mitä työnantajat eivät pidä henkilöstötiedostoissa

Työnantajat eivät saa koskaan asettaa tiettyjä kohteita yleisiin henkilöstötietoihinne. Henkilökuntatiedostojen ja -tietojesi sisältö on yleensä saatavilla henkilöstöhallinnon henkilöstölle, työntekijälle ja työntekijän johtajalle ja ohjaajalle joissakin yrityksissä.

Toisissa on pääsy henkilöstöhenkilöstöön ja työntekijät voivat pyytää pääsyä tietueisiinsa. Asianajajat voivat myös pyytää oikeudenkäyntejä ja Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) valituksia koskevan henkilöstörekisterin sisältöä.

Entinen työntekijä voi myös pyytää kopion henkilöstörekisteristä.

Kaikkien näiden potentiaalisten käyttötarkoitusten ja potentiaalisten katsojien henkilöstörekistereissä työnantajan on huolehdittava siitä, että hän ylläpitää puolueettomia, tosiasiallisia asiakirjoja työntekijän työhistoriasta henkilötietojesi perusteella. Käytä näin ollen näitä yleisiä ohjeita asiakirjoihin, jotka säilytetään organisaation henkilöstörekistereissä.

Työntekijöiden henkilöstötiedoston yleiset ohjeet

• Henkilöstörekisteriin liittyvien tietojen on oltava tosiasioita. Ohjaajan tai henkilöstöhallinnon lausunnot; satunnainen seteleitä; juoru; perusteettomat huhut; kysymyksiä, raportteja tai tattletaalisia väitteitä muilta työntekijöiltä, ​​joita ei ole tutkittu; väitteitä, joita ei harjoiteta, tutkittu ja tehty; ja kaikki muut ei-tosiasialliset tiedot, kommentit tai muistiinpanot olisi jätettävä työntekijän henkilötiedostoon.
  Yksi huonoimmista esimerkkeistä hyökkäävästä kommentista, jonka HR-päällikkö löysi haastatelluista henkilöstörekistereistä, oli palkkausjohtajan haastattelulomake. Yksi totesi: "Mahdollisesti liian lihava päästä ylös ja alas portaita tarpeen mukaan. "Kuvittele työntekijä, asianajaja ja jopa tulevat työntekijät ja ohjaajat, jotka lukevat tällaisia ​​kommentteja.
  Toisessa yrityksessä päällikkö löysi perusteettomia toteamuksia, joiden mukaan johtajat ja muut olivat sijoittautuneet työntekijän tiedostoihin, kuten "Maryn vihainen, koska hän ei saanut korotusta. " Katso ongelma?

• Henkilöstörekisteriä on harkittava huolellisesti asianmukaisiin tiedostoihinsa. Määritä yrityksen henkilökuntatietojärjestelmän pöytäkirja, joka perustuu valtion ja liittovaltion lakien, työlainsäädännön, kuten vuoden 1996 sairausvakuutuksen siirrettävyyden ja vastuullisuuden lain (HIPAA), sekä työnantajan parhaisiin käytäntöihin.
  Sitten kiinni protokollasta. Et halua löytää satunnaislääkärin tekosyitä henkilötiedostoon, kun he kuuluvat lääketieteelliseen tiedostoon. Haluatko myös perustella ja perustella työntekijän edistämistä palkkalistoilla?
  Et myöskään halua ottaa rekisteriä palkkauspäätöksestä, joka sisältää taustatarkastuksia tai muistiinpanoja henkilöstötiedostojen entisten työnantajien kanssa käydyistä keskusteluista.
• Ohjaajat, johtajat ja muut työntekijät, jotka asettavat asiakirjat henkilöstökirjastoon, on koulutettava kirjoittamaan asiakirjat asianmukaisesti. Työntekijän toteamus siitä, että työntekijä oli täydellinen deadbeat ei voita henkilöstöä kirjaa palkintoja, mutta opettamattomien esimiesten tiedetään kirjoittavan vastaavia lausuntoja.
  Parempi vielä, rajoita pääsy tiedostoihin henkilöstölle, joka vastaa rekistereistä ja tietää, mitä pitäisi ja ei pitäisi sijoittaa henkilötiedostoon.
• Balance henkilöstörekisteriin tallennetut tiedot sisältäen työntekijän työhistorian myönteiset ja negatiiviset näkökohdat. Liian usein henkilöstörekistereissä painotetaan jokaista negatiivista tapahtumaa ja jätetään huomiotta positiiviset komponentit.
• Tunnista esimiehen henkilökohtaiset muistiinpanot hänen raportoivasta henkilöstöstä ja virallisen yrityksen henkilöstörekisterin erot. Esimiehen huomautukset, joita käytetään suorituskyvyn parantamiseen, hankkeiden seurantaan ja tavoitteiden loppuunsaattamiseen, ja oikeudenmukaisen määrittäminen esim. Nousuista ja suorituskyvyn kehittämissuunnitelmista kuuluvat esimiehen yksityiseen tiedostoon, ei yhtiön virallinen henkilöstörekisteriin.
  Tunnista myös tarve kouluttaa ohjaajia ohjeiden laatimiseen ja asiakirjojen säilyttämiseen hallintatiedostoissaan. Sama kriteeri tosiasioissa, ei mielipiteitä ja erityisiä esimerkkejä, ei kuulemista, koskee yksityisiä muistiinpanoja.
  Esimiehen yksityiset muistiinpanot voidaan pyytää oikeusjutulta, joten varovaisuutta suositellaan myös yksityisten muistiinpanojen yhteydessä. Ei ole suositeltavaa valvojien käytäntöä, joka pitää kirjaa virallisessa henkilöstötiedostossa olevista tiedostomuodoista.
• Antamisasiakirjojen ja haastattelujen esittäminen on hieman epäselvää. Paras tapa on säilyttää erillinen tiedosto kullekin täyttämäsi paikalle, joka sisältää kaikki asiakirjat, jotka liittyvät kyseisen tehtävän täyttämiseen työn lähettämisestä vertailutarkistuksiin. Tässä tiedostossa on hakijoiden jatko, kattavuuskirjeet ja hakemukset, paitsi että siirrät palkatun työntekijän hakemuksen työntekijän henkilötiedostoon.
  Tässä tiedostossa on viralliset tarkistuslistoja ja lomakkeita, jotka pyrkivät puolueettomaan esitykseen potentiaalisen työntekijän pätevyydestä ja tukevat päätöstäne palkata pätevin ehdokas. Vuokrasuunnittelijan antamat mielipiteet ja muistiinpanot, jotka otettiin palkkaamisen aikana, eivät kuulu tähän tiedostoon. Henkilöstö voi kerätä nämä setelit säilyttääkseen täydelliset asiakirjat työsuhdepäätöksestä, mutta ne eivät kuulu henkilöstörekisteriin.
• Työntekijöiden päätökset , kuten edistäminen, siirto sivusuuntaiseen mahdollisuuteen ja palkankorotukset, kuuluvat henkilöstörekisteriin. Valvojan tai HR: n mielipiteet työntekijästä eivät. Työntekijän henkilötiedostoon kuuluu myös viralliset kurinpitotoimet, kuten kirjallinen varoitus.

Erityisiä esimerkkejä asiakirjoista, jotka eivät saa olla henkilöstörekistereissä

Seuraavia tietoja ei saa sijoittaa henkilöstörekisteriin.Asiakirjat voivat vaatia erillistä tiedostoa, ne voidaan luokitella valvonta- tai hallinnointitietoiksi tai työnantaja ei saa pitää niitä lainkaan.

• Kaikki lääketieteelliset tiedot kuuluu lääketieteelliseen tiedostoon.
• Palkkasumma kuuluu palkanlaskentatiedostoon.
• Henkilökohtaisten henkilötietokantojen sisältämiä henkilötietoja tai työntekijän suojattuja luokituksia , kuten ikä, rotu, sukupuoli, kansallinen alkuperä, vammaisuus, siviilisääty, uskonnolliset vakaumukset jne.
• Valvontatiedot työntekijän työskentelyn hallitsemiseksi, tavoitteiden asettamiseksi, annetuille palautteille ja niin edelleen tulisi jättää yksityiseen, valvojan tai esimiehen omistamaan kansioon.
• Tutkimusmateriaali mukaan lukien työntekijän valitus, todistajien haastattelut, työntekijöiden haastattelu, havainnot, asianajajan suositukset ja ratkaisu sekä jatkotoimet, joilla varmistetaan kostotoiminnan turvaaminen, pitäisi asua henkilötietojärjestelmään erillään olevasta tutkintatiedostosta.
• Tiedosto työntekijän I-9 lomakkeet I-9-tiedostossa tai -paikallasi, pois työntekijöiden henkilöstörekisteristä.
• Tee taustatarkastuksia, mukaan lukien rikostutkimus, luottoraportit jne. Ja huumeiden testauksen tulokset erillisessä tiedostossa , että valvojat, johtajat ja työntekijä eivät pääse käsiksi. SHRM suosittelee joko tätä erillistä tiedostoa tai suosittelee, että nämä tiedot voidaan myös tallentaa työntekijän lääketieteelliseen tiedostoon.
• Työntekijän Equal Opportunity -rekisteriä , kuten itseidentifikaatiomuotoja ja hallituksen raportteja, ei pidä säilyttää henkilökohtaisessa tiedostossa eikä minne tahansa ohjaajalla on pääsy.

Jos noudatat näitä ohjeita, organisaatiosi tallentaa tehokkaasti tosiasioihin perustuvaa, tukevaa työhistoriaa ja henkilöstörekisteriä sopivissa paikoissa.

Vastuuvapauslauseke: Huomaa, että antamat tiedot, vaikka ne ovat arvovaltaisia, eivät ole taattuja oikeellisuuden ja laillisuuden kannalta. Sivustoa lukee maailmanlaajuinen yleisö ja työlainsäädäntö ja -asetukset vaihtelevat valtiosta toiseen ja maasta toiseen. Pyydä oikeusapua tai valtion, liittovaltion tai kansainvälisten valtiollisten resurssien apua varmistaaksesi, että oikeudellinen tulkintanne ja päätöksesi ovat oikeita sijaintisi kannalta. Nämä tiedot ovat ohjeita, ideoita ja apua. -